Ispravka datuma deljenih poštanskih sandučića

Šta su deljeni poštanski sandučići?

Deljeni poštanski sandučići su nalozi e-pošte kojima pristupa više korisnika unutar organizacije. Za razliku od ličnih sandučića, deljeni sandučići služe timu ili funkciji: podrska@kompanija.com za korisničku podršku, prodaja@kompanija.com za prodajno odeljenje, info@kompanija.com za opšte upite, racunovodstvo@kompanija.com za finansije. U velikim organizacijama deljeni sandučići postoje i za odeljenja, projekte i lokacije.

Google Workspace i Microsoft 365 podržavaju deljene sandučiće u okviru svoje standardne ponude. Deljeni sandučići, inače, gomilaju velike količine e-poruka jer kroz isti nalog prolazi korespondencija celog tima.

Zašto su deljeni sandučići pogođeni

Isti osnovni uzrok

Deljeni sandučići pogođeni su istim tehničkim problemom kao i lični sandučići. Kada alat za migraciju prenosi e-poruke preko IMAP APPEND komande, odredišni server dodaje zaglavlje "Received" sa vremenskom oznakom migracije. Klijenti e-pošte tada prikazuju datum migracije umesto originalnog datuma. Mehanizam je identičan. Pogledajte članak zašto e-poruke prikazuju pogrešne datume posle migracije za potpuno objašnjenje.

Veći obim e-poruka

Deljeni sandučići obično sadrže znatno više e-poruka nego lični sandučići. Sandučić podrške aktivan pet godina može sadržati od 50.000 do 200.000 poruka. Kada sve te poruke prikazuju datum migracije, uticaj problema se dodatno pojačava samim obimom.

Zašto su problemi sa datumima kod deljenih sandučića razorniji

Više korisnika pogođeno istovremeno

Kada lični sandučić ima pogrešne datume, ometena je jedna osoba. Kada deljeni sandučić ima pogrešne datume, pogođen je svako ko mu pristupa. Tim podrške od osam osoba istovremeno gubi mogućnost sortiranja i pretrage po datumu. To nije mala nezgoda.

Uticaj na odnos sa klijentima

Deljeni sandučići su često glavna kontaktna tačka sa klijentima. Timovi podrške se, prilikom rešavanja slučajeva, oslanjaju na prethodne e-poruke. Prodajni timovi traže ranije ponude po datumu. Kada su podaci o datumu pogrešni, vreme odgovora se produžava jer osoblje ne može pronaći relevantnu istoriju. Kako pronaći originalnu žalbu klijenta iz februara kada svaka e-poruka pokazuje da je stigla 11. aprila?

Praćenje SLA-a i usklađenosti

Mnoge organizacije prate usklađenost sa SLA na osnovu vremena prijema e-poruka. Ako svaka e-poruka prikazuje datum migracije, izračuni SLA postaju netačni. Izveštaji koji mere "prosečno vreme do prvog odgovora" gube smisao. Za regulisane organizacije ovo predstavlja rizik po pitanju usklađenosti sa propisima.

Poremećaj radnih procesa i automatizacije

Deljeni sandučići često imaju pravila, filtere i automatizovane radne procese. Exchange pravila koja arhiviraju e-poruke starije od 90 dana mogu odjednom arhivirati sve ili ništa. Power Automate procesi koji se pokreću na osnovu datuma prijema daju netačne rezultate. Ti automatizovani procesi ostaju neispravni sve dok se datumi ne isprave.

Posebne napomene za deljene sandučiće

Potreban je administratorski pristup

Za razliku od ličnih sandučića, gde pojedinačni korisnik može odobriti pristup, deljeni sandučići zahtevaju administratorske kredencijale. U Google Workspace-u administrator mora dodeliti pristup putem delegacije servisnog naloga (Service Account). U Microsoft 365, globalni administrator ili Exchange administrator mora odobriti vezu preko Azure AD.

Koordinacija sa timom

Pošto deljenim sandučićima istovremeno pristupa više korisnika, članove tima treba obavestiti da tokom procesa ispravke mogu privremeno videti duplikate poruka (original se čuva kao rezervna kopija dok se ispravljena verzija umeće). Nije potreban prekid rada; korisnici mogu nastaviti da radе tokom obrade.

Veći sandučići zahtevaju više vremena

Lični sandučić sa 3.000 e-poruka obradi se za samo nekoliko minuta. Deljeni sandučić sa 80.000 e-poruka zahteva srazmerno duže vreme. Obrada se, ako je to poželjno, može odvijati van radnog vremena.

Kako Redate.io postupa sa deljenim sandučićima

Google Workspace

Redate.io se povezuje putem servisnog naloga sa delegacijom na nivou domena, što obezbeđuje pristup svakom sandučiću u domenu. Administrator unosi adresu deljenog sandučića, pokreće besplatnu proveru, a Redate.io-ov vlasnički mehanizam za ispravke obrađuje svaku pogođenu e-poruku istim višestepenim procesom analize koji se koristi i za lične sandučiće. Redate.io otkriva pogođene poruke na osnovu anomalija u datumima, što funkcioniše bez obzira na to koji je alat za migraciju korišćen, uz proveru ispravnosti svake ispravljene e-poruke. Originali se ne brišu automatski, već se premeštaju u vidljiv folder za rezervne kopije u sandučiću i tamo ostaju sve dok ih klijent ne ukloni.

Microsoft 365

Deljenim sandučićima u Microsoft 365 pristupa se preko iste Azure AD aplikacije koja se koristi za obične sandučiće. Exchange administrator dodeljuje dozvole aplikacije koje obuhvataju i obične i deljene sandučiće u okviru tenanta.

Deljeni sandučići na IMAP-u

Za deljene sandučiće na drugim platformama (Zimbra, Dovecot, cPanel), Redate.io se povezuje putem standardnog IMAP protokola koristeći kredencijale sandučića.

Cena za deljene sandučiće

Deljeni sandučići se naplaćuju po istom principu kao i lični, prema broju pogođenih e-poruka. Pošto obično imaju veći obim, mogu spadati u viši cenovni razred. Za organizacije koje ispravljaju više sandučića primenjuje se pristup zasnovan na obimu; detalji su dostupni preko prijave za partnere.

Česta pitanja

Mogu li članovi tima nastaviti da koriste deljeni sandučić tokom ispravke?

Da. Redate.io ne zaključava sandučić. Članovi tima mogu nastaviti da čitaju i šalju e-poruke. Mogu, u praksi, privremeno primetiti duplikate poruka dok se ispravljene verzije umeću pored originala.

Da li se ispravka odnosi na sve foldere?

Da. Redate.io skenira i ispravlja sve foldere, uključujući Prijemno sanduče, Poslate stavke, prilagođene foldere i podfoldere.

Šta ako deljeni sandučić sadrži više od 100.000 e-poruka?

Kontaktirajte Redate.io za prilagođenu ponudu. Cena za izuzetno velike deljene sandučiće dostupna je na upit.

Želite da vratite ispravne datume u svojim deljenim sandučićima? Pokrenite besplatnu proveru da vidite koliko je e-poruka pogođeno, a zatim ispravite deo njih besplatno da biste provverili rezultat.