Mik azok a megosztott postafiókok?
A megosztott postafiókok olyan email-fiókok, amelyekhez egy szervezet több felhasználója fér hozzá. Az egyéni postafiókokkal ellentétben a megosztott fiókok egy csapatot vagy funkciót szolgálnak ki: support@ceg.com az ügyfélszolgálatnak, sales@ceg.com az értékesítési részlegnek, info@ceg.com az általános megkereséseknek, szamlazas@ceg.com a könyvelésnek. Nagyobb szervezetekben megosztott postafiókok léteznek részlegek, projektek és telephelyek számára is.
A Google Workspace és a Microsoft 365 egyaránt natívan támogatja a megosztott postafiókokat. Ezek a fiókok jelentős email-mennyiséget halmoznak fel, mivel a csapat teljes levelezése ugyanazon a fiókon keresztül megy.
Miért érintettek a megosztott postafiókok
Ugyanaz a kiváltó ok
A megosztott postafiókokat ugyanaz a technikai probléma érinti, mint az egyéni postafiókokat. Amikor egy migrációs eszköz emaileket visz át IMAP APPEND-del, a célszerver minden üzenethez hozzáad egy "Received" fejlécet a migráció időbélyegével. A levelezőkliensek a migrációs dátumot jelenítik meg az eredeti helyett. A mechanizmus azonos. A részletes magyarázatért tekintse meg: miért mutatnak rossz dátumot az emailek migráció után.
Magasabb email-mennyiség
A megosztott postafiókok jellemzően jóval több emailt tartalmaznak, mint az egyéni postafiókok. Egy öt éve aktív ügyfélszolgálati fiók 50 000-200 000 üzenetet tartalmazhat. Amikor mindezek az üzenetek a migrációs dátumot mutatják, a hatás a puszta mennyiség miatt sokszorozódik.
Miért zavaróbbak a megosztott postafiók dátumproblémák
Több felhasználó érintett egyidejűleg
Amikor egy egyéni postafiókban hibásak a dátumok, egyetlen személy akad ki. Amikor egy megosztott postafiókban hibásak a dátumok, minden hozzáférő személy érintett. Egy nyolcfős ügyfélszolgálati csapat egyszerre veszíti el a dátum szerinti rendezést és keresést. Ez nem apró kellemetlenség.
Ügyfélkapcsolati hatás
A megosztott postafiókok gyakran az ügyfelekkel való elsődleges kapcsolattartási pont. Az ügyfélszolgálati csapatok hivatkoznak korábbi emailekre az ügyek kezelésekor. Az értékesítési csapatok dátum szerint keresik a korábbi ajánlatokat. Amikor a dátuminformáció hibás, a válaszidő nő, mert a munkatársak nem találják a releváns előzményeket. Hogyan kereshető meg egy ügyfél februári eredeti reklamációja, amikor minden email azt mutatja, hogy április 11-én érkezett?
SLA és megfelelőségi nyomon követés
Számos szervezet az SLA megfelelőségét az email fogadási dátuma alapján méri. Ha minden email a migrációs dátumot mutatja, az SLA számítások torzulnak. Az "átlagos első válaszidőt" mérő jelentések értelmetlenné válnak. A szabályozott szervezetek számára ez megfelelőségi kockázatot jelent.
Munkafolyamat- és automatizálási zavar
A megosztott postafiókokhoz gyakran tartoznak szabályok, szűrők és automatizált munkafolyamatok. A 90 napnál régebbi emaileket archiváló Exchange szabályok hirtelen mindent archiválhatnak, vagy semmit. A fogadási dátumra kiváltódó Power Automate folyamatok hibás eredményeket produkálnak. Ezek az automatizált folyamatok a dátumok javításáig használhatatlanok maradnak.
A megosztott postafiókokra vonatkozó speciális szempontok
Adminisztrátori hozzáférés szükséges
Az egyéni postafiókokkal ellentétben, ahol az egyes felhasználó engedélyezheti a hozzáférést, a megosztott postafiókokhoz adminisztrátori hitelesítő adatok szükségesek. Google Workspace-ben az adminisztrátornak Service Account delegáláson keresztül kell hozzáférést biztosítania. Microsoft 365-ben egy globális vagy Exchange adminisztrátornak kell engedélyeznie a csatlakozást Azure AD-n keresztül.
Koordináció a csapattal
Mivel a megosztott postafiókokhoz egyidejűleg több felhasználó fér hozzá, a csapattagokat tájékoztatni kell, hogy a javítási folyamat során ideiglenes duplikátumokat láthatnak (az eredeti biztonsági másolatként megőrződik, miközben a javított verzió beillesztésre kerül). Nincs szükség leállásra; a felhasználók a feldolgozás során tovább dolgozhatnak.
A nagyobb postafiókok több időt igényelnek
Egy 3000 emailes egyéni postafiók percek alatt feldolgozható. Egy 80 000 emailes megosztott postafiók arányosan több időt vesz igénybe. A feldolgozás futtatható munkaidőn kívül, ha szükséges.
Hogyan kezeli a Redate.io a megosztott postafiókokat
Google Workspace
A Redate.io domain szintű delegálással rendelkező Service Account-on keresztül csatlakozik, amely hozzáférést biztosít a domain bármely postafiókjához. Az adminisztrátor megadja a megosztott postafiók email-címét, elindítja az ingyenes elemzést, és a Redate.io saját javítómotorja feldolgozza az érintett emaileket ugyanazzal a többlépcsős elemzési folyamattal, mint az egyéni postafiókoknál. Migrációs aláírás-illesztés ismert aláírások százain, integritásellenőrzés minden javított emailen, eredetik megőrzése biztonsági másolat mappában 30 napig.
Microsoft 365
A Microsoft 365 megosztott postafiókjai ugyanazon az Azure AD alkalmazáson keresztül érhetők el, amelyet a szokásos postafiókokhoz használnak. Az Exchange adminisztrátor alkalmazás-engedélyeket ad, amelyek a tenant szokásos és megosztott postafiókjaira egyaránt kiterjednek.
IMAP alapú megosztott postafiókok
Más platformokon (Zimbra, Dovecot, cPanel) lévő megosztott postafiókok esetén a Redate.io szabványos IMAP-on keresztül csatlakozik a postafiók hitelesítő adataival.
Megosztott postafiókok árazása
A megosztott postafiókok az egyéni postafiókokkal megegyező díjjal kerülnek elszámolásra, az érintett emailek száma alapján. Mivel nagyobb mennyiséget szoktak tartalmazni, magasabb árkategóriába eshetnek. A több postafiókot javító szervezetek mennyiségi kedvezményben részesülnek: 15% 5+ fiókra, 25% 10+-ra és 35% 20+-ra.
Gyakran ismételt kérdések
Használhatják-e a csapattagok a megosztott postafiókot a javítás közben?
Igen. A Redate.io nem zárolja a postafiókot. A csapattagok továbbra is olvashatnak és küldhetnek emaileket. Ideiglenesen duplikált üzeneteket észlelhetnek, amíg a javított verziók az eredetik mellé kerülnek.
Minden mappára vonatkozik a javítás?
Igen. A Redate.io az összes mappát elemzi és javítja, beleértve a Beérkezett üzeneteket, az Elküldött elemeket, az egyéni mappákat és almappákat.
Mi van, ha a megosztott postafiók több mint 100 000 emailt tartalmaz?
Vegye fel a kapcsolatot a Redate.io-val egyedi árajánlatért. Vállalati árazás elérhető a kivételesen nagy méretű megosztott postafiókokhoz.
Készen áll a helyes dátumok visszaállítására a megosztott postafiókokban? Indítson egy ingyenes elemzést, és nézze meg, hány email érintett. 10 emailt ingyenesen javíthat az ellenőrzéshez.