Ret datoer i delte postkasser efter migrering

Hvad er delte postkasser?

Delte postkasser er e-mailkonti som flere brugere i en organisation tilgår. I modsætning til personlige postkasser betjener delte postkasser et team eller en funktion: support@virksomhed.dk til kundeservice, salg@virksomhed.dk til salgsafdelingen, info@virksomhed.dk til generelle henvendelser, fakturering@virksomhed.dk til bogholderiet. I store organisationer eksisterer delte postkasser også for afdelinger, projekter og lokationer.

Google Workspace og Microsoft 365 understøtter begge delte postkasser nativt. Og disse postkasser akkumulerer store mængder e-mails, fordi al teamets korrespondance går gennem den samme konto.

Hvorfor delte postkasser er ramt

Den samme grundlæggende årsag

Delte postkasser rammes af det samme tekniske problem som personlige postkasser. Når et migreringsværktøj overfører e-mails via IMAP APPEND, tilføjer destinationsserveren en "Received"-header med migreringstidsstemplet. E-mailklienter viser migreringsdatoen i stedet for den originale. Mekanismen er identisk. Se artiklen hvorfor e-mails viser forkerte datoer efter migrering for den fulde forklaring.

Højere e-mailvolumen

Delte postkasser indeholder generelt langt flere e-mails end personlige postkasser. En aktiv supportpostkasse over fem år kan indeholde 50.000 til 200.000 beskeder. Når alle disse beskeder viser migreringsdatoen, multipliceres påvirkningen af det rene volumen.

Hvorfor datoproblemer i delte postkasser er mere forstyrrende

Flere brugere påvirket samtidig

Når en personlig postkasse har forkerte datoer, er en enkelt person generet. Når en delt postkasse har forkerte datoer, er alle der tilgår den påvirket. Et supportteam på otte personer mister datosortering og søgning på samme tid. Kort sagt er det ikke en mindre ulempe.

Kundevendt påvirkning

Delte postkasser er ofte det primære kontaktpunkt med kunder. Supportteams refererer til tidligere e-mails, når de håndterer sager. Salgsteams søger efter tidligere tilbud efter dato. Når datooplysningerne er forkerte, stiger svartiderne, fordi personalet ikke kan finde den relevante historik. Hvordan finder du kundens oprindelige klage fra februar, når hver e-mail hævder at være ankommet den 11. april?

SLA- og complianceopfølgning

Mange organisationer måler SLA-overholdelse baseret på e-mailens modtagelsesdato. Hvis hver e-mail viser migreringsdatoen, er SLA-beregningerne forkerte. Rapporter der måler "gennemsnitlig tid til første svar" bliver meningsløse. For regulerede organisationer skaber dette en compliance-risiko.

Forstyrrelse af workflows og automatiseringer

Delte postkasser har ofte regler, filtre og automatiserede workflows. Exchange-regler der arkiverer e-mails ældre end 90 dage, kan pludselig arkivere alt eller intet. Power Automate-flows der udløses på modtagelsesdato, producerer ukorrekte resultater. Disse automatiserede processer er ødelagte, indtil datoerne er rettet.

Særlige hensyn for delte postkasser

Administratoradgang kræves

I modsætning til personlige postkasser, hvor den enkelte bruger kan autorisere adgang, kræver delte postkasser administratorloginoplysninger. I Google Workspace skal administratoren tildele adgang via Service Account-delegering. I Microsoft 365 skal en global eller Exchange-administrator autorisere forbindelsen via Azure AD.

Koordiner med teamet

Da delte postkasser tilgås af flere brugere samtidig, skal teammedlemmer informeres om, at de midlertidigt kan se duplikater under korrektionsprocessen (originalen bevares som backup, mens den rettede version indsættes). Ingen nedetid kræves, brugere kan fortsætte med at arbejde under behandlingen.

Større postkasser tager længere tid

En personlig postkasse med 3.000 e-mails behandles på få minutter. En delt postkasse med 80.000 e-mails tager proportionalt længere. Behandlingen kan køre uden for arbejdstid, hvis det ønskes.

Hvordan Redate.io håndterer delte postkasser

Google Workspace

Redate.io forbinder via en Service Account med domænedelegering, hvilket giver adgang til enhver postkasse i domænet. Administratoren indtaster den delte postkasses e-mailadresse, kører den gratis scanning, og Redate.io's proprietære korrektionsmotor behandler hver påvirket e-mail med den samme flertrins analysepipeline som for personlige postkasser. Redate.io registrerer afvigende datostempler, uanset hvilket migreringsværktøj der er brugt, og verificerer integriteten af hver rettet e-mail. Originalerne flyttes til en synlig backup-mappe i postkassen, hvor de forbliver, indtil kunden selv fjerner dem.

Microsoft 365

Delte postkasser i Microsoft 365 er tilgængelige via den samme Azure AD-app der bruges til regulære postkasser. Exchange-administratoren tildeler applikationstilladelser der dækker både regulære og delte postkasser i tenanten.

IMAP-baserede delte postkasser

For delte postkasser på andre platforme (Zimbra, Dovecot, cPanel) forbinder Redate.io via standard IMAP med postkassens loginoplysninger.

Priser for delte postkasser

Delte postkasser faktureres til samme takst som personlige postkasser, baseret på antallet af påvirkede e-mails. Da de har tendens til højere volumener, kan de falde i et højere prisniveau. Organisationer der retter flere postkasser kan få volumenbaseret prissætning ved at ansøge som partner.

Ofte stillede spørgsmål

Kan teammedlemmer fortsætte med at bruge den delte postkasse under rettelsen?

Ja. Redate.io låser ikke postkassen. Teammedlemmer kan fortsætte med at læse og sende e-mails. De kan midlertidigt se duplikerede beskeder, mens de rettede versioner indsættes ved siden af originalerne.

Gælder rettelsen for alle mapper?

Ja. Redate.io scanner og retter alle mapper, inklusive Indbakke, Sendte elementer, tilpassede mapper og undermapper.

Hvad hvis den delte postkasse har mere end 100.000 e-mails?

Kontakt Redate.io for et tilpasset tilbud. Enterprise-priser er tilgængelige for ekstraordinært store delte postkasser.

Klar til at gendanne de rigtige datoer i jeres delte postkasser? Start en gratis scanning for at se, hvor mange e-mails der er påvirket.