Correggere le date delle caselle condivise

Cos'è una casella condivisa?

Le caselle condivise sono account email a cui accedono più utenti di un'organizzazione. A differenza delle caselle personali, le caselle condivise servono un team o una funzione: supporto@azienda.com per il servizio clienti, vendite@azienda.com per il reparto commerciale, info@azienda.com per le richieste generali, fatturazione@azienda.com per la contabilità. Nelle grandi organizzazioni, esistono caselle condivise anche per dipartimenti, progetti e sedi.

Google Workspace e Microsoft 365 supportano entrambi le caselle condivise in modo nativo. E queste caselle accumulano volumi consistenti di email perché tutta la corrispondenza del team passa attraverso lo stesso account.

Perché le caselle condivise sono coinvolte

La stessa causa di fondo

Le caselle condivise sono colpite dallo stesso problema tecnico delle caselle personali. Quando uno strumento di migrazione trasferisce email tramite IMAP APPEND, il server di destinazione aggiunge un header "Received" con il timestamp della migrazione. I client di posta mostrano la data di migrazione al posto dell'originale. Il meccanismo è identico. Consultare l'articolo perché le email mostrano le date sbagliate dopo la migrazione per la spiegazione completa.

Volume di email più elevato

Le caselle condivise contengono generalmente molte più email delle caselle personali. Una casella di supporto attiva da cinque anni può contenere da 50.000 a 200.000 messaggi. Quando tutti questi messaggi mostrano la data di migrazione, l'impatto è moltiplicato dal semplice volume.

Perché i problemi di date sulle caselle condivise sono più dirompenti

Più utenti coinvolti simultaneamente

Quando una casella personale ha le date sbagliate, una sola persona ne è disturbata. Quando una casella condivisa ha le date sbagliate, ogni persona che vi accede è coinvolta. Un team di supporto di otto persone perde l'ordinamento per data e la ricerca contemporaneamente. Insomma, non è un disagio minore.

Impatto sulla relazione con i clienti

Le caselle condivise sono spesso il punto di contatto principale con i clienti. I team di supporto fanno riferimento alle email precedenti quando gestiscono i casi. I team commerciali cercano le proposte passate per data. Quando le informazioni di data sono falsate, i tempi di risposta aumentano perché il personale non riesce a trovare lo storico pertinente. Come si localizza il reclamo iniziale di un cliente di febbraio quando ogni email indica di essere arrivata l'11 aprile?

Monitoraggio degli SLA e conformità

Molte organizzazioni misurano la conformità agli SLA basandosi sulla data di ricezione delle email. Se ogni email mostra la data di migrazione, i calcoli degli SLA sono falsati. I rapporti che misurano il "tempo medio di prima risposta" diventano privi di significato. Per le organizzazioni regolamentate, questo crea un rischio di conformità.

Interruzione dei flussi di lavoro e delle automazioni

Le caselle condivise hanno frequentemente regole, filtri e flussi di lavoro automatizzati. Le regole di Exchange che archiviano le email più vecchie di 90 giorni possono improvvisamente archiviare tutto o nulla. I flussi Power Automate che si attivano sulla data di ricezione producono risultati errati. Questi processi automatizzati sono compromessi finché le date non vengono corrette.

Considerazioni specifiche per le caselle condivise

È richiesto l'accesso da amministratore

A differenza delle caselle personali dove l'utente individuale può autorizzare l'accesso, le caselle condivise necessitano di credenziali da amministratore. In Google Workspace, l'amministratore deve concedere l'accesso tramite la delega con Service Account. In Microsoft 365, un amministratore globale o Exchange deve autorizzare la connessione tramite Azure AD.

Coordinarsi con il team

Dato che le caselle condivise sono utilizzate da più utenti simultaneamente, i membri del team devono essere informati che potrebbero vedere duplicati temporanei durante il processo di correzione (l'originale viene conservato come backup mentre la versione corretta viene inserita). Nessun tempo di inattività è richiesto; gli utenti possono continuare a lavorare durante l'elaborazione.

Le caselle voluminose richiedono più tempo

Una casella personale di 3.000 email si elabora in pochi minuti. Una casella condivisa di 80.000 email richiede proporzionalmente più tempo. L'elaborazione può girare al di fuori degli orari di ufficio se desiderato.

Come Redate.io gestisce le caselle condivise

Google Workspace

Redate.io si collega tramite un Service Account con delega a livello di dominio, che dà accesso a qualsiasi casella del dominio. L'amministratore inserisce l'indirizzo email della casella condivisa, avvia l'analisi gratuita e il motore di correzione proprietario di Redate.io elabora ogni email coinvolta con la stessa pipeline di analisi multistadio delle caselle personali. Il rilevamento si basa su anomalie nelle date della casella, non su firme di strumenti specifici, e funziona con qualsiasi strumento di migrazione. Ogni email corretta viene verificata per integrità e gli originali vengono spostati in una cartella di backup visibile nella casella, dove restano fino alla rimozione da parte del cliente.

Microsoft 365

Le caselle condivise in Microsoft 365 sono accessibili tramite la stessa applicazione Azure AD utilizzata per le caselle normali. L'amministratore Exchange concede permessi di applicazione che coprono sia le caselle normali che quelle condivise del tenant.

Caselle condivise IMAP

Per le caselle condivise su altre piattaforme (Zimbra, Dovecot, cPanel), Redate.io si collega tramite IMAP standard utilizzando le credenziali della casella.

Tariffe per le caselle condivise

Le caselle condivise sono fatturate con lo stesso criterio delle caselle personali, in base al numero di email coinvolte. Dato che tendono ad avere volumi più elevati, possono rientrare in uno scaglione di prezzo superiore. Le organizzazioni che correggono più caselle beneficiano di sconti basati sul volume.

Domande frequenti

I membri del team possono continuare a usare la casella condivisa durante la correzione?

Sì. Redate.io non blocca la casella. I membri del team possono continuare a leggere e inviare email. Potrebbero notare messaggi duplicati temporaneamente mentre le versioni corrette vengono inserite accanto agli originali.

La correzione si applica a tutte le cartelle?

Sì. Redate.io analizza e corregge tutte le cartelle, incluse Posta in arrivo, Elementi inviati, cartelle personalizzate e sottocartelle.

Cosa fare se la casella condivisa contiene più di 100.000 email?

Contattare Redate.io per un preventivo personalizzato. Tariffe enterprise sono disponibili per caselle condivise eccezionalmente voluminose.

Pronti a ripristinare le date corrette nelle caselle condivise? Avviate un'analisi gratuita per vedere quante email sono coinvolte.