Datums van gedeelde mailboxen herstellen

Wat is een gedeelde mailbox?

Gedeelde mailboxen zijn e-mailaccounts die door meerdere gebruikers in een organisatie worden benaderd. In tegenstelling tot persoonlijke mailboxen bedienen gedeelde mailboxen een team of functie: support@bedrijf.nl voor klantenservice, sales@bedrijf.nl voor de verkoopafdeling, info@bedrijf.nl voor algemene vragen, administratie@bedrijf.nl voor de boekhouding. In grotere organisaties bestaan gedeelde mailboxen ook voor afdelingen, projecten en vestigingen.

Google Workspace en Microsoft 365 ondersteunen beide gedeelde mailboxen standaard. En deze mailboxen verzamelen aanzienlijke hoeveelheden e-mail omdat alle teamcorrespondentie via hetzelfde account verloopt.

Waarom gedeelde mailboxen zijn getroffen

Dezelfde kernoorzaak

Gedeelde mailboxen worden getroffen door hetzelfde technische probleem als persoonlijke mailboxen. Wanneer een migratietool e-mails via IMAP APPEND overdraagt, voegt de doelserver een "Received"-header toe met het migratietijdstempel. E-mailclients tonen de migratiedatum in plaats van de oorspronkelijke. Het mechanisme is identiek. Raadpleeg het artikel waarom e-mails verkeerde datums tonen na migratie voor de volledige uitleg.

Hoger e-mailvolume

Gedeelde mailboxen bevatten doorgaans veel meer e-mails dan persoonlijke mailboxen. Een actieve supportmailbox van vijf jaar kan 50.000 tot 200.000 berichten bevatten. Wanneer al deze berichten de migratiedatum tonen, wordt de impact vermenigvuldigd door het pure volume.

Waarom datumproblemen bij gedeelde mailboxen verstorender zijn

Meerdere gebruikers tegelijk getroffen

Wanneer een persoonlijke mailbox verkeerde datums heeft, is een persoon getroffen. Wanneer een gedeelde mailbox verkeerde datums heeft, is iedereen die er toegang toe heeft getroffen. Een supportteam van acht personen verliest tegelijk datumsortering en zoekfunctionaliteit. Kort gezegd, dit is niet een klein ongemak.

Impact op klantrelaties

Gedeelde mailboxen zijn vaak het primaire contactpunt met klanten. Supportteams verwijzen naar eerdere e-mails bij het behandelen van dossiers. Salesteams zoeken eerdere offertes op datum. Wanneer datuminformatie verkeerd is, nemen responstijden toe omdat het personeel de relevante historie niet kan vinden. Hoe lokaliseert u de oorspronkelijke klacht van een klant uit februari wanneer elke e-mail beweert op 11 april te zijn binnengekomen?

SLA- en compliancemonitoring

Veel organisaties meten SLA-naleving op basis van de ontvangstdatum van e-mails. Als elke e-mail de migratiedatum toont, worden SLA-berekeningen onjuist. Rapporten die "gemiddelde eerste responstijd" meten, worden zinloos. Voor gereguleerde organisaties creëert dit een compliancerisico.

Verstoring van workflows en automatiseringen

Gedeelde mailboxen hebben vaak regels, filters en geautomatiseerde workflows. Exchange-regels die e-mails ouder dan 90 dagen archiveren, kunnen plotseling alles archiveren of niets. Power Automate-flows die op de ontvangstdatum worden geactiveerd, produceren onjuiste resultaten. Deze geautomatiseerde processen zijn kapot zolang de datums niet zijn gecorrigeerd.

Specifieke overwegingen voor gedeelde mailboxen

Beheerderstoegang is vereist

In tegenstelling tot persoonlijke mailboxen waar de individuele gebruiker toegang kan autoriseren, vereisen gedeelde mailboxen beheerdersgegevens. In Google Workspace moet de beheerder toegang verlenen via Service Account-delegatie. In Microsoft 365 meldt de persoon met toegang tot de gedeelde mailbox zich aan met het eigen Microsoft-account, en op die manier krijgt Redate.io toegang tot die mailbox. Vereist de organisatie goedkeuring door een beheerder, dan bereidt Redate.io een link voor om naar die beheerder te sturen.

Afstemmen met het team

Omdat gedeelde mailboxen door meerdere gebruikers tegelijk worden benaderd, moeten teamleden worden geïnformeerd dat ze mogelijk tijdelijke duplicaten zien tijdens het correctieproces (het origineel wordt als back-up bewaard terwijl de gecorrigeerde versie wordt geplaatst). Er is geen downtime vereist; gebruikers kunnen blijven werken tijdens de verwerking.

Grotere mailboxen duren langer

Een persoonlijke mailbox van 3.000 e-mails wordt in enkele minuten verwerkt. Een gedeelde mailbox van 80.000 e-mails neemt proportioneel meer tijd in beslag. De verwerking kan buiten kantooruren plaatsvinden indien gewenst.

Hoe Redate.io gedeelde mailboxen verwerkt

Google Workspace

Redate.io maakt verbinding via een Service Account met domeinbrede delegatie, wat toegang geeft tot elke mailbox in het domein. De beheerder voert het e-mailadres van de gedeelde mailbox in, start de gratis scan, en de eigen correctie-engine van Redate.io verwerkt elke getroffen e-mail met hetzelfde meerfasige analyseproces als voor persoonlijke mailboxen: detectie op basis van datumanomalieën, geschikt voor elke migratietool, met integriteitscontrole op elke gecorrigeerde e-mail. Originelen worden bewaard in een zichtbare back-upmap in de mailbox totdat de klant ze verwijdert.

Microsoft 365

Voor gedeelde mailboxen in Microsoft 365 meldt de persoon met toegang tot de mailbox zich aan met het eigen Microsoft-account, en zo krijgt Redate.io toegang tot zowel reguliere als gedeelde mailboxen. Vereist de organisatie goedkeuring door een beheerder, dan bereidt Redate.io een link voor om die goedkeuring aan te vragen.

IMAP-gebaseerde gedeelde mailboxen

Voor gedeelde mailboxen op andere platformen (Zimbra, Dovecot, cPanel) maakt Redate.io verbinding via standaard IMAP met de mailboxgegevens.

Prijzen voor gedeelde mailboxen

Gedeelde mailboxen worden tegen hetzelfde tarief als persoonlijke mailboxen gefactureerd, op basis van het aantal getroffen e-mails. De prijs wordt berekend op basis van het werkelijke aantal getroffen e-mails in de mailbox, hoe groot deze ook is. Elke mailbox krijgt vooraf een eigen prijs, berekend op basis van de gratis scan van die mailbox.

Veelgestelde vragen

Kunnen teamleden de gedeelde mailbox blijven gebruiken tijdens de correctie?

Ja. Redate.io vergrendelt de mailbox niet. Teamleden kunnen e-mails blijven lezen en verzenden. Ze kunnen tijdelijk dubbele berichten opmerken terwijl de gecorrigeerde versies naast de originelen worden geplaatst.

Geldt de correctie voor alle mappen?

Ja. Redate.io scant en corrigeert alle mappen, inclusief Postvak IN, Verzonden items, aangepaste mappen en submappen.

Is er een limiet aan de grootte van de gedeelde mailbox?

Nee. Ook een gedeelde mailbox met een zeer groot aantal e-mails wordt gewoon gecorrigeerd, tegen een prijs die vooraf wordt berekend op basis van de gratis scan.

Klaar om de juiste datums in uw gedeelde mailboxen te herstellen? Start een gratis scan om te zien hoeveel e-mails zijn getroffen.