Διόρθωση ημερομηνιών σε κοινά γραμματοκιβώτια

Τι είναι τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια;

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι λογαριασμοί email στους οποίους έχουν πρόσβαση πολλοί χρήστες μέσα σε έναν οργανισμό. Σε αντίθεση με τα προσωπικά γραμματοκιβώτια, τα κοινόχρηστα εξυπηρετούν μια ομάδα ή μια λειτουργία: support@company.com για την εξυπηρέτηση πελατών, sales@company.com για το τμήμα πωλήσεων, info@company.com για γενικές ερωτήσεις, billing@company.com για το λογιστήριο. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια υπάρχουν επίσης για τμήματα, έργα και τοποθεσίες γραφείων.

Τόσο το Google Workspace όσο και το Microsoft 365 υποστηρίζουν εγγενώς τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια. Και τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συγκεντρώνουν μεγάλο όγκο email, καθώς η αλληλογραφία κάθε μέλους της ομάδας περνά μέσα από τον ίδιο λογαριασμό.

Γιατί επηρεάζονται τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Η ίδια βασική αιτία

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια επηρεάζονται από το ίδιο τεχνικό ζήτημα με τα προσωπικά. Όταν ένα εργαλείο μεταφοράς μεταφέρει email μέσω IMAP APPEND, ο server προορισμού προσθέτει ένα header «Received» με τη χρονοσήμανση της μεταφοράς. Οι πελάτες email εμφανίζουν την ημερομηνία μεταφοράς αντί για την αρχική. Ο μηχανισμός είναι ίδιος. Δείτε γιατί τα email δείχνουν λάθος ημερομηνίες μετά τη μεταφορά για την πλήρη τεχνική εξήγηση.

Μεγαλύτερος όγκος email

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συνήθως περιέχουν πολλά περισσότερα email από τα προσωπικά. Ένα γραμματοκιβώτιο υποστήριξης ενεργό για πέντε χρόνια μπορεί να περιέχει από 50.000 έως 200.000 μηνύματα. Όταν όλα αυτά τα μηνύματα εμφανίζουν την ημερομηνία μεταφοράς, ο αντίκτυπος μεγεθύνεται από τον όγκο.

Γιατί τα ζητήματα ημερομηνιών στα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι πιο διασπαστικά

Πολλοί χρήστες επηρεάζονται ταυτόχρονα

Όταν ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο έχει λάθος ημερομηνίες, ενοχλείται ένα άτομο. Όταν ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο έχει λάθος ημερομηνίες, επηρεάζεται κάθε άτομο που έχει πρόσβαση σε αυτό. Μια ομάδα υποστήριξης οκτώ ατόμων χάνει ταυτόχρονα την ταξινόμηση και την αναζήτηση με βάση την ημερομηνία. Αυτό δεν είναι μικρή ενόχληση.

Αντίκτυπος στους πελάτες

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι συχνά το κύριο σημείο επαφής με τους πελάτες. Οι ομάδες υποστήριξης ανατρέχουν σε προηγούμενα email κατά τη διαχείριση υποθέσεων. Οι ομάδες πωλήσεων αναζητούν παλαιότερες προσφορές με βάση την ημερομηνία. Όταν οι πληροφορίες ημερομηνίας είναι λάθος, οι χρόνοι απόκρισης αυξάνονται, καθώς το προσωπικό δεν μπορεί να εντοπίσει το σχετικό ιστορικό. Πώς εντοπίζετε το αρχικό παράπονο ενός πελάτη από τον Φεβρουάριο, όταν κάθε email δείχνει ότι έφτασε στις 11 Απριλίου;

Παρακολούθηση SLA και συμμόρφωσης

Πολλοί οργανισμοί παρακολουθούν τη συμμόρφωση με τα SLA με βάση τον χρόνο λήψης των email. Αν κάθε email εμφανίζει την ημερομηνία μεταφοράς, οι υπολογισμοί SLA καταρρέουν. Οι αναφορές που μετρούν τον «μέσο χρόνο πρώτης απόκρισης» γίνονται ανούσιες. Για οργανισμούς που υπόκεινται σε κανονισμούς, αυτό δημιουργεί κίνδυνο συμμόρφωσης.

Διακοπή ροών εργασίας και αυτοματισμών

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συχνά έχουν κανόνες, φίλτρα και αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Κανόνες του Exchange που αρχειοθετούν email παλαιότερα από 90 ημέρες μπορεί ξαφνικά να αρχειοθετήσουν είτε τα πάντα είτε τίποτα. Ροές του Power Automate που ενεργοποιούνται με βάση την ημερομηνία λήψης παράγουν λάθος αποτελέσματα. Αυτές οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες σταματούν να λειτουργούν σωστά μέχρι να διορθωθούν οι ημερομηνίες.

Ειδικές παράμετροι για τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Απαιτείται πρόσβαση διαχειριστή

Σε αντίθεση με τα προσωπικά γραμματοκιβώτια, όπου ο ίδιος ο χρήστης μπορεί να εξουσιοδοτήσει την πρόσβαση, τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια απαιτούν διαπιστευτήρια διαχειριστή. Στο Google Workspace, ο διαχειριστής πρέπει να παραχωρήσει πρόσβαση μέσω εξουσιοδότησης λογαριασμού υπηρεσίας (Service Account). Στο Microsoft 365, ένας Global Admin ή Exchange Admin πρέπει να εξουσιοδοτήσει τη σύνδεση μέσω του Azure AD.

Συντονισμός με την ομάδα

Επειδή τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια χρησιμοποιούνται ταυτόχρονα από πολλούς χρήστες, τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να ενημερωθούν ότι μπορεί να δουν προσωρινά διπλότυπα μηνύματα κατά τη διάρκεια της διόρθωσης (το αρχικό διατηρείται ως αντίγραφο ασφαλείας ενώ εισάγεται η διορθωμένη έκδοση). Δεν απαιτείται διακοπή λειτουργίας, οι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται κατά την επεξεργασία.

Τα μεγαλύτερα γραμματοκιβώτια χρειάζονται περισσότερο χρόνο

Ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο με 3.000 email χρειάζεται μόλις λίγα λεπτά για να επεξεργαστεί. Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο με 80.000 email χρειάζεται αναλογικά περισσότερο χρόνο. Η επεξεργασία μπορεί να εκτελεστεί εκτός ωρών εργασίας, εφόσον προτιμάται.

Πώς το Redate.io διαχειρίζεται τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Google Workspace

Το Redate.io συνδέεται μέσω ενός λογαριασμού υπηρεσίας (Service Account) με εξουσιοδότηση σε επίπεδο τομέα, που παρέχει πρόσβαση σε οποιοδήποτε γραμματοκιβώτιο του τομέα. Ο διαχειριστής εισάγει τη διεύθυνση email του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, εκτελεί τη δωρεάν ανάλυση και η ιδιόκτητη μηχανή διόρθωσης του Redate.io επεξεργάζεται κάθε επηρεαζόμενο email με το ίδιο pipeline ανάλυσης πολλαπλών σταδίων που χρησιμοποιείται για τα προσωπικά γραμματοκιβώτια. Η ανίχνευση βασίζεται σε ανωμαλίες ημερομηνιών μέσα στο γραμματοκιβώτιο και λειτουργεί ανεξάρτητα από το εργαλείο μεταφοράς που χρησιμοποιήθηκε, με έλεγχο ακεραιότητας σε κάθε διορθωμένο email. Τα αρχικά μεταφέρονται σε έναν ορατό φάκελο αντιγράφων ασφαλείας μέσα στο γραμματοκιβώτιο και παραμένουν εκεί μέχρι ο πελάτης να τα αφαιρέσει.

Microsoft 365

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο Microsoft 365 προσεγγίζονται μέσω της ίδιας εφαρμογής Azure AD που χρησιμοποιείται για τα κανονικά γραμματοκιβώτια. Ο Exchange Admin παραχωρεί δικαιώματα εφαρμογής που καλύπτουν τόσο τα κανονικά όσο και τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια του tenant.

Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια βασισμένα σε IMAP

Για κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια σε άλλες πλατφόρμες (Zimbra, Dovecot, cPanel), το Redate.io συνδέεται μέσω τυπικού IMAP χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια του γραμματοκιβωτίου.

Τιμολόγηση για κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια τιμολογούνται με τον ίδιο τρόπο όπως τα προσωπικά, με βάση τον αριθμό των επηρεαζόμενων email. Επειδή τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια τείνουν να έχουν μεγαλύτερο όγκο, μπορεί να εμπίπτουν σε υψηλότερη κατηγορία τιμολόγησης. Οργανισμοί που διορθώνουν πολλά γραμματοκιβώτια μπορούν να επωφεληθούν από τιμολόγηση βάσει όγκου.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορούν τα μέλη της ομάδας να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο κατά τη διόρθωση;

Ναι. Το Redate.io δεν κλειδώνει το γραμματοκιβώτιο. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνεχίσουν να διαβάζουν και να στέλνουν email. Μπορεί να παρατηρήσουν προσωρινά διπλότυπα μηνύματα καθώς οι διορθωμένες εκδόσεις εισάγονται δίπλα στα αρχικά.

Η διόρθωση εφαρμόζεται σε όλους τους φακέλους;

Ναι. Το Redate.io σκανάρει και διορθώνει όλους τους φακέλους, συμπεριλαμβανομένων του Εισερχομένων, των Απεσταλμένων, των προσαρμοσμένων φακέλων και των υποφακέλων.

Τι γίνεται αν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο έχει περισσότερα από 100.000 email;

Επικοινωνήστε με το Redate.io για εξατομικευμένη προσφορά. Για εξαιρετικά μεγάλα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια διατίθεται τιμολόγηση επιπέδου επιχείρησης (enterprise).

Έτοιμοι να αποκαταστήσετε τις σωστές ημερομηνίες στα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια; Ξεκινήστε μια δωρεάν ανάλυση για να δείτε πόσα email επηρεάζονται.