Oprava datumů e-mailů ve sdílených schránkách

Co je sdílená schránka?

Sdílené schránky jsou e-mailové účty, ke kterým přistupuje více uživatelů v organizaci. Na rozdíl od osobních schránek sdílené schránky slouží celému týmu nebo oddělení: support@firma.cz pro zákaznický servis, prodej@firma.cz pro obchodní oddělení, info@firma.cz pro obecné dotazy, fakturace@firma.cz pro účetnictví. Ve větších organizacích existují sdílené schránky také pro jednotlivé projekty, pobočky a oddělení.

Google Workspace i Microsoft 365 nativně podporují sdílené schránky. A tyto schránky obvykle hromadí velké objemy e-mailů, protože veškerá komunikace celého týmu prochází jedním účtem.

Proč jsou sdílené schránky postiženy

Stejná základní příčina

Sdílené schránky trpí stejným technickým problémem jako osobní schránky. Když migrační nástroj přenáší e-maily přes IMAP APPEND, cílový server přidá hlavičku "Received" s časovým razítkem migrace. E-mailoví klienti pak zobrazují datum migrace místo původního data. Mechanismus je totožný. Podrobné vysvětlení najdete v článku proč e-maily zobrazují špatné datum po migraci.

Vyšší objem e-mailů

Sdílené schránky obvykle obsahují mnohem více e-mailů než osobní. Aktivní schránka podpory, která funguje pět let, může obsahovat 50 000 až 200 000 zpráv. Když všechny tyto zprávy zobrazují datum migrace, dopad je znásobený samotným objemem.

Proč jsou problémy s datumy u sdílených schránek závažnější

Současně postiženo více uživatelů

Když má osobní schránka špatné datumy, obtěžuje to jednoho člověka. Když má špatné datumy sdílená schránka, je postižen každý, kdo k ní přistupuje. Tým podpory o osmi lidech ztratí řazení podle data a vyhledávání najednou. Vlastně to není drobná nepříjemnost - je to problém, který ochromí celý tým.

Dopad na vztah se zákazníky

Sdílené schránky jsou často hlavním kontaktním bodem se zákazníky. Týmy podpory odkazují na předchozí e-maily při řešení případů. Obchodní týmy vyhledávají předchozí nabídky podle data. Když jsou informace o datu zkreslené, prodlužují se doby reakce, protože pracovníci nenajdou relevantní historii. Jak najít původní reklamaci zákazníka z února, když každý e-mail tvrdí, že dorazil 11. dubna?

Sledování SLA a dodržování předpisů

Mnoho organizací měří dodržování SLA na základě data přijetí e-mailů. Pokud každý e-mail zobrazuje datum migrace, výpočty SLA jsou zkreslené. Reporty měřící "průměrný čas první odpovědi" ztrácejí smysl. Pro regulované organizace to vytváří riziko v oblasti dodržování předpisů.

Narušení pracovních postupů a automatizací

Sdílené schránky mají často pravidla, filtry a automatizované pracovní postupy. Pravidla Exchange, která archivují e-maily starší než 90 dní, mohou najednou archivovat vše nebo nic. Toky Power Automate, které se spouštějí na základě data přijetí, produkují nesprávné výsledky. Tyto automatizované procesy jsou nefunkční, dokud nejsou datumy opraveny.

Specifika sdílených schránek

Je vyžadován přístup administrátora

Na rozdíl od osobních schránek, kde přístup autorizuje samotný uživatel, u sdílené schránky se přihlašuje administrátor nebo osoba, která k ní má oprávnění. Pokud to organizace vyžaduje, Redate.io připraví odkaz, který administrátor použije ke schválení přístupu.

Koordinace s týmem

Protože ke sdíleným schránkám přistupuje více uživatelů současně, členové týmu by měli být informováni, že mohou dočasně vidět duplicitní zprávy během procesu opravy (originál je uchován jako záloha, zatímco opravená verze je vložena). Žádný výpadek není nutný - uživatelé mohou pokračovat v práci během zpracování.

Objemné schránky trvají déle

Osobní schránka s 3 000 e-maily se zpracuje během několika minut. Sdílená schránka s 80 000 e-maily trvá úměrně déle. Zpracování může běžet mimo pracovní dobu, pokud je to žádoucí.

Jak Redate.io zpracovává sdílené schránky

Google Workspace

Administrátor sdílené schránky se přihlásí svým účtem a Redate.io otevře tuto schránku s oprávněním, které přihlášení uděluje. Pokud organizace vyžaduje schválení, Redate.io připraví odkaz k předání administrátorovi. Po spuštění bezplatného skenu zpracuje proprietární opravný engine Redate.io každý postižený e-mail stejným vícestupňovým analytickým pipeline jako u osobních schránek. Detekce funguje s jakýmkoli migračním nástrojem, kontrola integrity probíhá u každého opraveného e-mailu, originály jsou přesunuty do viditelné záložní složky, kde zůstávají, dokud je klient neodstraní.

Microsoft 365

Sdílené schránky v Microsoft 365 se otevírají stejným přihlášením, jaké se používá pro běžné schránky, pouze s oprávněním pro danou sdílenou schránku. Pokud je vyžadováno schválení administrátora, řeší se stejným odkazem jako u běžných schránek.

Sdílené schránky přes IMAP

Pro sdílené schránky na jiných platformách (Zimbra, Dovecot, cPanel) se Redate.io připojuje přes standardní IMAP s použitím přihlašovacích údajů schránky.

Ceník pro sdílené schránky

Sdílené schránky se účtují stejným tarifem jako osobní schránky, podle počtu postižených e-mailů. Cena se odvíjí od počtu postižených e-mailů a zobrazí se po bezplatné kontrole schránky, ještě před platbou. Každá schránka se platí samostatně, podle počtu e-mailů, které je třeba opravit.

Časté dotazy

Mohou členové týmu pokračovat v používání sdílené schránky během opravy?

Ano. Redate.io schránku nezamyká. Členové týmu mohou pokračovat ve čtení a odesílání e-mailů. Mohou dočasně zaznamenat duplicitní zprávy, zatímco se opravené verze vkládají vedle originálů.

Vztahuje se oprava na všechny složky?

Ano. Redate.io skenuje a opravuje všechny složky včetně Doručené pošty, Odeslaných položek, vlastních složek a podsložek.

Existuje limit na velikost sdílené schránky?

Ne, žádný limit neexistuje. I sdílená schránka s velkým počtem e-mailů se opraví stejným způsobem, cena se spočítá podle bezplatné kontroly.

Chcete obnovit správné datumy ve sdílených schránkách? Spusťte bezplatný sken a zjistěte, kolik e-mailů je postiženo. Několik e-mailů opravíte zdarma k ověření.