Popravek datumov v skupnih poštnih predalih

Kaj so skupni poštni predali?

Skupni poštni predali so e-poštni računi, do katerih dostopa več uporabnikov znotraj organizacije. V nasprotju z osebnimi predali skupni predali služijo ekipi ali funkciji: support@podjetje.com za podporo strankam, prodaja@podjetje.com za prodajni oddelek, info@podjetje.com za splošna vprašanja, racuni@podjetje.com za finance. V večjih organizacijah skupni predali obstajajo tudi za oddelke, projekte in poslovne lokacije.

Google Workspace in Microsoft 365 skupne predale podpirata privzeto. Skupni predali pa nabirajo velike količine e-pošte, saj korespondenca celotne ekipe poteka prek istega računa.

Zakaj so skupni predali prizadeti

Enak temeljni vzrok

Skupni poštni predali so prizadeti zaradi enake tehnične težave kot osebni predali. Ko orodje za selitev prenese e-pošto prek IMAP APPEND, ciljni strežnik doda glavo "Received" z časovnim žigom selitve. E-poštni odjemalci nato prikažejo datum selitve namesto izvirnega datuma. Mehanizem je popolnoma enak. Za podroben opis si oglejte članek zakaj e-pošta po selitvi prikazuje napačne datume.

Večja količina e-pošte

Skupni predali običajno vsebujejo precej več e-pošte kot osebni predali. Predal za podporo, aktiven pet let, lahko vsebuje od 50.000 do 200.000 sporočil. Ko vsa ta sporočila prikazujejo datum selitve, se vpliv zaradi same količine močno poveča.

Zakaj so težave z datumi v skupnih predalih bolj moteče

Prizadetih je več uporabnikov hkrati

Ko ima osebni predal napačne datume, je oviran en človek. Ko ima napačne datume skupni predal, je prizadet vsak, ki do njega dostopa. Osemčlanska ekipa za podporo hkrati izgubi razvrščanje po datumu in iskanje. To pravzaprav ni majhna nevšečnost.

Vpliv na odnos s strankami

Skupni predali so pogosto glavna kontaktna točka s strankami. Ekipe za podporo se pri obravnavi primerov sklicujejo na pretekla sporočila. Prodajne ekipe iščejo pretekle ponudbe po datumu. Ko so podatki o datumu napačni, se odzivni časi podaljšajo, saj osebje ne najde ustrezne zgodovine. Kako poiskati prvotno pritožbo stranke iz februarja, če je pri vsakem sporočilu navedeno, da je prispelo 11. aprila?

Sledenje SLA in skladnosti

Številne organizacije skladnost s SLA merijo glede na to, kdaj je bila e-pošta prejeta. Če vsako sporočilo prikazuje datum selitve, se izračuni SLA podrejo. Poročila, ki merijo "povprečni čas do prvega odziva", postanejo nesmiselna. Za regulirane organizacije to pomeni tveganje glede skladnosti.

Motnje v delovnih procesih in avtomatizaciji

Skupni predali pogosto vsebujejo pravila, filtre in avtomatizirane delovne tokove. Pravila Exchange, ki arhivirajo e-pošto starejšo od 90 dni, lahko nenadoma arhivirajo vse ali nič. Poteki Power Automate, ki se sprožijo glede na datum prejema, dajo napačne rezultate. Ti avtomatizirani procesi ne delujejo pravilno, dokler datumi niso popravljeni.

Posebnosti pri skupnih predalih

Potreben je dostop administratorja

V nasprotju z osebnimi predali, kjer lahko dostop dovoli posamezni uporabnik, skupni predali zahtevajo skrbniške poverilnice. V Google Workspace mora administrator odobriti dostop prek pooblastila Service Account. V Microsoft 365 mora povezavo prek Azure AD odobriti globalni skrbnik ali skrbnik Exchange.

Usklajevanje z ekipo

Ker do skupnih predalov hkrati dostopa več uporabnikov, je treba člane ekipe obvestiti, da lahko med postopkom popravka vidijo začasne podvojene primere (izvirnik se ohrani kot varnostna kopija, medtem ko se vstavi popravljena različica). Izpad delovanja ni potreben, uporabniki lahko med obdelavo nemoteno nadaljujejo z delom.

Večji predali potrebujejo več časa

Osebni predal s 3.000 sporočili se obdela v nekaj minutah. Skupni predal z 80.000 sporočili traja sorazmerno dlje. Obdelava lahko po želji poteka izven delovnega časa.

Kako Redate.io obravnava skupne predale

Google Workspace

Redate.io se poveže prek Service Account s pooblastilom na ravni celotne domene, kar omogoča dostop do vsakega poštnega predala v domeni. Administrator vnese e-poštni naslov skupnega predala, zažene brezplačen pregled, nato pa lastniški mehanizem za popravke Redate.io obdela vsako prizadeto sporočilo z istim večstopenjskim analitičnim postopkom, ki se uporablja za osebne predale. Zaznavanje temelji na nepravilnostih v datumih znotraj predala in deluje ne glede na to, katero orodje za selitev je bilo uporabljeno. Vsako popravljeno sporočilo gre skozi preverjanje celovitosti, izvirniki pa se premaknejo v vidno mapo za varnostno kopijo, kjer ostanejo, dokler jih naročnik sam ne odstrani.

Microsoft 365

Do skupnih predalov v Microsoft 365 se dostopa prek iste aplikacije Azure AD, ki se uporablja za običajne predale. Skrbnik Exchange podeli dovoljenja aplikacije, ki veljajo tako za običajne kot skupne predale v najemniku.

Skupni predali prek IMAP

Za skupne predale na drugih platformah (Zimbra, Dovecot, cPanel) se Redate.io poveže prek standardnega IMAP z uporabo poverilnic poštnega predala.

Cene za skupne predale

Skupni predali se zaračunavajo enako kot osebni predali, glede na število prizadetih sporočil. Ker imajo skupni predali navadno večji obseg, lahko sodijo v višji cenovni razred. Organizacije, ki popravljajo več predalov hkrati, so upravičene do popustov glede na obseg, ki se dogovorijo individualno.

Pogosta vprašanja

Ali lahko člani ekipe med popravkom še naprej uporabljajo skupni predal?

Da. Redate.io poštnega predala ne zaklene. Člani ekipe lahko še naprej berejo in pošiljajo e-pošto. Med vstavljanjem popravljenih različic ob izvirnikih lahko opazijo začasna podvojena sporočila.

Ali popravek velja za vse mape?

Da. Redate.io preveri in popravi vse mape, vključno s prejeto pošto, poslanimi sporočili, mapami po meri in podmapami.

Kaj, če ima skupni predal več kot 100.000 sporočil?

Za individualno ponudbo se obrnite na Redate.io. Cene za podjetja so na voljo tudi za izjemno velike skupne poštne predale.

Ste pripravljeni obnoviti pravilne datume v skupnih poštnih predalih? Zaženite brezplačen pregled in preverite, koliko sporočil je prizadetih, ter poskusite popravek na nekaj sporočilih brezplačno.