Oprava dátumov zdieľaných poštových schránok

Čo je zdieľaná poštová schránka?

Zdieľané poštové schránky sú e-mailové účty, ku ktorým pristupuje viacero používateľov v rámci organizácie. Na rozdiel od osobných schránok slúžia tímu alebo funkcii: podpora@firma.sk pre zákaznícky servis, predaj@firma.sk pre obchodné oddelenie, info@firma.sk pre všeobecné dotazy, fakturacia@firma.sk pre financie. Vo väčších organizáciách zdieľané schránky existujú aj pre oddelenia, projekty a jednotlivé pobočky.

Google Workspace aj Microsoft 365 podporujú zdieľané schránky natívne. A práve tieto schránky akumulujú veľké objemy e-mailov, pretože nimi prechádza korešpondencia celého tímu.

Prečo sú zdieľané schránky postihnuté

Rovnaká základná príčina

Zdieľané schránky postihuje ten istý technický problém ako osobné schránky. Keď migračný nástroj prenáša e-maily cez IMAP APPEND, cieľový server pridá hlavičku „Received“ s časovou pečiatkou migrácie. E-mailoví klienti potom zobrazujú dátum migrácie namiesto pôvodného dátumu. Mechanizmus je identický. Viac v článku prečo e-maily zobrazujú nesprávne dátumy po migrácii.

Vyšší objem e-mailov

Zdieľané schránky zvyčajne obsahujú omnoho viac e-mailov než osobné schránky. Podporná schránka aktívna päť rokov môže obsahovať 50 000 až 200 000 správ. Keď všetky tieto správy zobrazujú dátum migrácie, dopad sa výrazne zosilní samotným objemom.

Prečo sú problémy s dátumami v zdieľaných schránkach rušivejšie

Viacero používateľov postihnutých naraz

Keď má osobná schránka nesprávne dátumy, obťažuje to jednu osobu. Keď má nesprávne dátumy zdieľaná schránka, postihnutý je každý, kto k nej pristupuje. Osemčlenný tím podpory naraz stratí triedenie podľa dátumu aj vyhľadávanie. Jednoducho povedané, nejde o drobnú nepríjemnosť.

Dopad na vzťahy so zákazníkmi

Zdieľané schránky sú často hlavným kontaktným bodom so zákazníkmi. Tímy podpory sa pri riešení prípadov odvolávajú na predchádzajúce e-maily. Obchodné tímy vyhľadávajú staršie ponuky podľa dátumu. Keď sú dátumové informácie nesprávne, čas odozvy sa predlžuje, pretože personál nevie nájsť relevantnú históriu. Ako nájdete pôvodnú reklamáciu zákazníka z februára, keď každý e-mail tvrdí, že prišiel 11. apríla?

Sledovanie SLA a súladu

Mnohé organizácie sledujú dodržiavanie SLA podľa dátumu prijatia e-mailov. Ak každý e-mail zobrazuje dátum migrácie, výpočty SLA sú nesprávne. Reporty merajúce „priemerný čas do prvej odpovede“ strácajú zmysel. Pre regulované organizácie to navyše predstavuje riziko z hľadiska súladu s predpismi.

Narušenie pracovných postupov a automatizácií

Zdieľané schránky často majú pravidlá, filtre a automatizované pracovné postupy. Pravidlá Exchange, ktoré archivujú e-maily staršie ako 90 dní, môžu zrazu archivovať všetko alebo nič. Toky Power Automate spúšťané na základe dátumu prijatia dávajú nesprávne výsledky. Tieto automatizované procesy zostávajú narušené, kým sa dátumy neopravia.

Špecifické okolnosti pri zdieľaných schránkach

Je potrebný administrátorský prístup

Na rozdiel od osobných schránok, kde môže prístup autorizovať samotný používateľ, zdieľané schránky vyžadujú administrátorské prihlasovacie údaje. V Google Workspace musí administrátor udeliť prístup prostredníctvom delegovania Service Account. V Microsoft 365 musí pripojenie autorizovať globálny administrátor alebo administrátor Exchange cez Azure AD.

Koordinácia s tímom

Keďže k zdieľaným schránkam pristupuje viacero používateľov súčasne, členovia tímu by mali byť informovaní, že počas procesu opravy môžu vidieť dočasné duplikáty (originál sa uchováva ako záloha, kým sa vkladá opravená verzia). Výpadok nie je potrebný, používatelia môžu počas spracovania normálne pracovať.

Väčšie schránky trvajú dlhšie

Osobná schránka s 3 000 e-mailmi sa spracuje za pár minút. Zdieľaná schránka s 80 000 e-mailmi trvá úmerne dlhšie. Spracovanie môže v prípade potreby prebiehať mimo pracovných hodín.

Ako Redate.io spracúva zdieľané schránky

Google Workspace

Redate.io sa pripája cez Service Account s delegovaním na úrovni domény, čo poskytuje prístup k akejkoľvek schránke v doméne. Administrátor zadá e-mailovú adresu zdieľanej schránky, spustí bezplatnú analýzu a vlastný korekčný nástroj Redate.io spracuje každý postihnutý e-mail rovnakým viacstupňovým procesom ako pri osobných schránkach. Detekcia je založená na anomáliách v dátumoch a funguje s akýmkoľvek migračným nástrojom, na každom opravenom e-maile prebieha kontrola integrity a originály sa presunú do viditeľného zálohovacieho priečinka v schránke, kde zostávajú, kým ich klient neodstráni.

Microsoft 365

K zdieľaným schránkam v Microsoft 365 sa pristupuje cez tú istú aplikáciu Azure AD, ktorá sa používa pre bežné schránky. Administrátor Exchange udelí aplikačné oprávnenia, ktoré pokrývajú bežné aj zdieľané schránky v rámci celého tenantu.

Zdieľané schránky na báze IMAP

Pri zdieľaných schránkach na iných platformách (Zimbra, Dovecot, cPanel) sa Redate.io pripája cez štandardný IMAP s použitím prihlasovacích údajov schránky.

Cena za zdieľané schránky

Zdieľané schránky sa cenovo posudzujú rovnako ako osobné schránky, na základe počtu postihnutých e-mailov. Keďže zdieľané schránky majú zvyčajne vyšší objem, môžu spadať do vyššieho cenového pásma. Organizácie, ktoré opravujú viacero schránok, môžu získať zľavu podľa objemu, ktorá sa nastavuje individuálne podľa počtu schránok.

Často kladené otázky

Môžu členovia tímu používať zdieľanú schránku počas opravy?

Áno. Redate.io schránku nezamyká. Členovia tímu môžu ďalej čítať a odosielať e-maily. Môžu si dočasne všimnúť duplicitné správy, keď sa opravené verzie vkladajú vedľa originálov.

Vzťahuje sa oprava na všetky priečinky?

Áno. Redate.io analyzuje a opravuje všetky priečinky, vrátane doručenej pošty, odoslaných položiek, vlastných priečinkov a podpriečinkov.

Čo ak má zdieľaná schránka viac než 100 000 e-mailov?

V takom prípade kontaktujte Redate.io a dohodnite individuálnu ponuku. Pre výnimočne veľké zdieľané schránky je k dispozícii cenník pre podnikových klientov.

Chcete obnoviť správne dátumy vo vašich zdieľaných schránkach? Spustite bezplatnú analýzu a zistite, koľko e-mailov je postihnutých, a overte opravu na časti schránky zdarma.