Kas yra bendrinamos pašto dėžutės?
Bendrinamos pašto dėžutės yra el. pašto paskyros, prie kurių prisijungia keli organizacijos naudotojai. Skirtingai nei asmeninės dėžutės, bendrinamos dėžutės aptarnauja komandą ar funkciją: pagalba@imone.lt klientų aptarnavimui, pardavimai@imone.lt pardavimų skyriui, info@imone.lt bendriems klausimams, saskaitos@imone.lt buhalterijai. Didelėse organizacijose bendrinamos dėžutės taip pat egzistuoja skyriams, projektams ir filialams.
„Google Workspace" ir „Microsoft 365" abu palaiko bendrimas pašto dėžutes natyviai. Šios dėžutės kaupia didelius el. laiškų kiekius, nes visa komandos korespondencija eina per tą pačią paskyrą.
Kodėl bendrinamos pašto dėžutės yra paveiktos
Ta pati pagrindinė priežastis
Bendrinamos pašto dėžutės paveiktos tos pačios techninės problemos kaip ir asmeninės. Kai migracijos įrankis perkelia el. laiškus per IMAP APPEND, paskirties serveris prideda „Received" antraštę su migracijos laiko žyma. El. pašto klientai rodo migracijos datą vietoj originalios. Mechanizmas identiškas. Žr. straipsnį kodėl el. laiškai rodo klaidingas datas po migracijos išsamiam paaiškinimui.
Didesnis el. laiškų kiekis
Bendrinamos pašto dėžutės paprastai turi gerokai daugiau el. laiškų nei asmeninės. Aktyvi pagalbos dėžutė per penkerius metus gali turėti 50 000-200 000 pranešimų. Kai visi šie pranešimai rodo migracijos datą, poveikis padauginamas vien dėl kiekio.
Kodėl bendrinamų dėžučių datų problemos labiau trikdo
Keli naudotojai paveikti vienu metu
Kai asmeninė dėžutė turi klaidingas datas, kenčia vienas asmuo. Kai bendrinamos dėžutės datos klaidingos, paveikiamas kiekvienas prie jos prisijungęs asmuo. Aštuonių žmonių pagalbos komanda vienu metu praranda rūšiavimą ir paiešką pagal datą. Tai nėra nedidelis nepatogumas.
Poveikis klientų aptarnavimui
Bendrinamos dėžutės dažnai yra pagrindinis kontaktinis taškas su klientais. Pagalbos komandos nurodo ankstesnius el. laiškus tvarkydamos atvejus. Pardavimų komandos ieško ankstesnių pasiūlymų pagal datą. Kai datos informacija klaidinga, atsakymo laikas didėja, nes personalas neberanda aktualios istorijos. Kaip surasti kliento pradinį skundą iš vasario, kai kiekvienas el. laiškas teigia atėjęs balandžio 11 d.?
SLA ir atitikties stebėjimas
Daugelis organizacijų matuoja SLA atitiktį pagal el. laiškų gavimo datą. Jei kiekvienas el. laiškas rodo migracijos datą, SLA skaičiavimai iškraipomi. Ataskaitos, matuojančios „vidutinį pirmo atsakymo laiką", tampa beprasmės. Reguliuojamoms organizacijoms tai sukuria atitikties riziką.
Darbo eigų ir automatizacijų sutrikdymas
Bendrinamos dėžutės dažnai turi taisykles, filtrus ir automatizuotas darbo eigas. „Exchange" taisyklės, archyvuojančios el. laiškus senesnius nei 90 dienų, gali staiga viską suarchyvuoti arba nieko. „Power Automate" srautai, reaguojantys į gavimo datą, duoda neteisingus rezultatus. Šie automatizuoti procesai yra sugadinti tol, kol datos nepataisytos.
Specialūs aspektai bendrinamoms pašto dėžutėms
Reikalinga administratoriaus prieiga
Skirtingai nei asmeninės dėžutės, kur individualus naudotojas gali autorizuoti prieigą, bendrinamoms dėžutėms reikia administratoriaus kredencialų. „Google Workspace" administratorius turi suteikti prieigą per paslaugos paskyros delegavimą. „Microsoft 365" globalus ar „Exchange" administratorius turi autorizuoti prisijungimą per „Azure AD".
Koordinuoti su komanda
Kadangi bendrinamas pašto dėžutes vienu metu naudoja keli naudotojai, komandos nariai turi būti informuoti, kad taisymo proceso metu gali matyti laikinus dublikatus (originalas saugomas kaip atsarginė kopija, kol pataisyta versija įterpiama). Jokios prastovos nereikia; naudotojai gali toliau dirbti apdorojimo metu.
Didesnės dėžutės užtrunka ilgiau
Asmeninė dėžutė su 3000 el. laiškų apdorojama per kelias minutes. Bendrinamos dėžutės su 80 000 el. laiškų apdorojimas užtrunka proporcingai ilgiau. Apdorojimas gali vykti ne darbo valandomis, jei pageidaujama.
Kaip Redate.io tvarko bendrimas pašto dėžutes
„Google Workspace"
Redate.io prisijungia per paslaugos paskyrą su domeno lygio delegavimu, kas suteikia prieigą prie bet kurios domeno pašto dėžutės. Administratorius įveda bendrinamos dėžutės el. pašto adresą, paleidžia nemokamą analizę, ir Redate.io nuosavybinis taisymo variklis apdoroja kiekvieną paveiktą el. laišką tuo pačiu daugiapakopiu analizės konvejeriu kaip ir asmeninėms dėžutėms. Migracijos parašų atitikimas šimtams žinomų parašų, vientisumo patikra kiekvienam pataisytam el. laiškui, originalai saugomi atsarginės kopijos aplanke 30 dienų.
„Microsoft 365"
Bendrinamos pašto dėžutės „Microsoft 365" pasiekiamos per tą pačią „Azure AD" programą, naudojamą įprastoms dėžutėms. „Exchange" administratorius suteikia programos leidimus, apimančius tiek įprastas, tiek bendrimas nuomininko dėžutes.
IMAP pagrindu veikiančios bendrinamos dėžutės
Bendrinamoms dėžutėms kitose platformose (Zimbra, Dovecot, cPanel) Redate.io prisijungia per standartinį IMAP naudodamas pašto dėžutės kredencialus.
Bendrinamų pašto dėžučių kainodara
Bendrinamos dėžutės apmokestinamos tuo pačiu tarifu kaip ir asmeninės, pagal paveiktų el. laiškų skaičių. Kadangi jos linkusios turėti didesnius kiekius, jos gali patekti į aukštesnį kainų lygį. Organizacijos, taisančios kelias dėžutes, gauna kiekio nuolaidas: 15 % nuo 5 dėžučių, 25 % nuo 10 ir 35 % nuo 20.
Dažnai užduodami klausimai
Ar komandos nariai gali toliau naudoti bendrinamą dėžutę taisymo metu?
Taip. Redate.io neužrakina pašto dėžutės. Komandos nariai gali toliau skaityti ir siųsti el. laiškus. Jie gali laikinai pastebėti dvigubus pranešimus, kol pataisytos versijos įterpiamos šalia originalų.
Ar taisymas taikomas visiems aplankams?
Taip. Redate.io analizuoja ir taiso visus aplankus, įskaitant Gautuosius, Išsiųstuosius, individualius aplankus ir poaplankius.
Ką daryti, jei bendrinamos dėžutės turi daugiau nei 100 000 el. laiškų?
Susisiekite su Redate.io dėl individualios kainos. Įmonių tarifai prieinami išskirtinai didelėms bendrinamoms pašto dėžutėms.
Pasirengę atkurti teisingas datas savo bendrinamose pašto dėžutėse? Paleiskite nemokamą analizę ir sužinokite, kiek el. laiškų paveikta, bei pataisykite 10 nemokamai patikrinimui.