Hva er en delt postkasse?
Delte postkasser er e-postkontoer som flere brukere i en organisasjon har tilgang til. I motsetning til personlige postkasser tjener delte postkasser et team eller en funksjon: support@firma.no for kundeservice, salg@firma.no for salgsavdelingen, info@firma.no for generelle henvendelser, faktura@firma.no for oekonomavdelingen. I store organisasjoner finnes delte postkasser ogsaa for avdelinger, prosjekter og kontorer.
Google Workspace og Microsoft 365 stoetter begge delte postkasser som standard. Og disse postkassene akkumulerer store e-postvolumer fordi all teamkorrespondanse gaar gjennom den samme kontoen.
Hvorfor delte postkasser er paavirket
Samme grunnorsak
Delte postkasser rammes av det samme tekniske problemet som personlige postkasser. Naar et migreringsverktoy overforer e-poster via IMAP APPEND, legger maalserveren til en "Received"-header med migreringstidsstempelet. E-postklienter viser migreringsdatoen i stedet for den opprinnelige. Mekanismen er identisk. Se artikkelen hvorfor e-poster viser feil dato etter migrering for den fullstendige forklaringen.
Hoeyere e-postvolum
Delte postkasser inneholder vanligvis langt flere e-poster enn personlige. En aktiv supportpostkasse over fem aar kan inneholde 50 000 til 200 000 meldinger. Naar alle disse meldingene viser migreringsdatoen, forsterkes virkningen av det rene volumet.
Hvorfor datoproblemer i delte postkasser er mer forstyrrende
Flere brukere rammet samtidig
Naar en personlig postkasse har feil datoer, er en enkelt person berort. Naar en delt postkasse har feil datoer, paavirkes alle som har tilgang. Et supportteam paa aatte personer mister datosortering og soek samtidig. Det er faktisk ikke et smaa ulempe.
Innvirkning paa kunderelasjoner
Delte postkasser er ofte det primaere kontaktpunktet med kunder. Supportteam refererer til tidligere e-poster naar de haandterer saker. Salgsteam soeker etter tidligere tilbud etter dato. Naar datoinformasjonen er feil, oeker responstidene fordi personalet ikke finner relevant historikk. Hvordan lokaliserer du en kundes opprinnelige klage fra februar naar hver e-post sier den ankom 11. april?
SLA- og samsvarsovervaakning
Mange organisasjoner maaler SLA-samsvar basert paa e-postmottaksdato. Hvis hver e-post viser migreringsdatoen, blir SLA-beregninger feil. Rapporter som maaler "gjennomsnittlig foerstesvartid" blir meningsloese. For regulerte organisasjoner skaper dette en samsvarsrisiko.
Forstyrrelse av arbeidsflyter og automasjon
Delte postkasser har ofte regler, filtre og automatiserte arbeidsflyter. Exchange-regler som arkiverer e-poster eldre enn 90 dager kan plutselig arkivere alt eller ingenting. Power Automate-flyter som utloeses paa mottaksdato gir feil resultater. Disse automatiserte prosessene er oedelagt saa lenge datoene ikke er korrigert.
Spesielle hensyn for delte postkasser
Administratortilgang er paakrevd
I motsetning til personlige postkasser der den individuelle brukeren kan autorisere tilgang, krever delte postkasser administratorlegitimasjon. I Google Workspace maa administratoren gi tilgang via Service Account-delegering. I Microsoft 365 maa en global- eller Exchange-administrator autorisere tilkoblingen via Azure AD.
Koordiner med teamet
Siden delte postkasser aksesseres av flere brukere samtidig, boer teammedlemmene informeres om at de kan se midlertidige duplikater under korreksjonsprosessen (originalen bevares som sikkerhetskopi mens den korrigerte versjonen settes inn). Ingen nedetid er paakrevd; brukere kan fortsette aa jobbe under behandlingen.
Stoerre postkasser tar lengre tid
En personlig postkasse med 3000 e-poster behandles paa noen minutter. En delt postkasse med 80 000 e-poster tar proporsjonalt lengre tid. Behandlingen kan kjoeres utenom arbeidstid hvis oensket.
Hvordan Redate.io haandterer delte postkasser
Google Workspace
Redate.io kobler til via en Service Account med domeneomfattende delegering, noe som gir tilgang til enhver postkasse i domenet. Administratoren angir den delte postkassens e-postadresse, kjoerer den gratis analysen, og Redate.ios proprietaere korreksjonsmotor behandler hver paavirket e-post med den samme flertrinns analysepipelinen som for personlige postkasser. Migreringssignaturmatchning mot hundrevis av kjente signaturer, integritetssjekk paa hver korrigert e-post, originaler bevart i en sikkerhetskopimappe i 30 dager.
Microsoft 365
Delte postkasser i Microsoft 365 er tilgjengelige via den samme Azure AD-applikasjonen som brukes for vanlige postkasser. Exchange-administratoren tildeler applikasjonstillatelser som dekker baade vanlige og delte postkasser i tenanten.
IMAP-baserte delte postkasser
For delte postkasser paa andre plattformer (Zimbra, Dovecot, cPanel) kobler Redate.io til via standard-IMAP med postkassens legitimasjon.
Priser for delte postkasser
Delte postkasser faktureres til samme pris som personlige postkasser, basert paa antall paavirkede e-poster. Siden de har tendens til hoeyere volumer, kan de havne i et hoeyere prisnivaa. Organisasjoner som korrigerer flere postkasser faar volumrabatter: 15 % for 5+, 25 % for 10+ og 35 % for 20+ postkasser.
Ofte stilte spoersmaal
Kan teammedlemmer fortsette aa bruke den delte postkassen under korreksjonen?
Ja. Redate.io laaser ikke postkassen. Teammedlemmer kan fortsette aa lese og sende e-poster. De kan legge merke til midlertidige duplikater mens korrigerte versjoner settes inn ved siden av originalene.
Gjelder korreksjonen for alle mapper?
Ja. Redate.io analyserer og korrigerer alle mapper, inkludert Innboks, Sendte elementer, egendefinerte mapper og undermapper.
Hva om den delte postkassen har mer enn 100 000 e-poster?
Kontakt Redate.io for et tilpasset tilbud. Bedriftspriser er tilgjengelige for ekstraordinaert store delte postkasser.
Klar til aa gjenopprette riktige datoer i de delte postkassene? Kjoer en gratis analyse for aa se hvor mange e-poster som er paavirket, og korriger 10 gratis for aa verifisere.