Fikse datoer i delte postkasser etter migrering

Hva er en delt postkasse?

Delte postkasser er e-postkontoer som flere brukere i en organisasjon har tilgang til. I motsetning til personlige postkasser tjener delte postkasser et team eller en funksjon: support@firma.no for kundeservice, salg@firma.no for salgsavdelingen, info@firma.no for generelle henvendelser, faktura@firma.no for økonomavdelingen. I store organisasjoner finnes delte postkasser også for avdelinger, prosjekter og kontorer.

Google Workspace og Microsoft 365 støtter begge delte postkasser som standard. Og disse postkassene akkumulerer store e-postvolumer fordi all teamkorrespondanse går gjennom den samme kontoen.

Hvorfor delte postkasser er påvirket

Samme grunnårsak

Delte postkasser rammes av det samme tekniske problemet som personlige postkasser. Når et migreringsverktøy overfører e-poster via IMAP APPEND, legger målserveren til en "Received"-header med migreringstidsstempelet. E-postklienter viser migreringsdatoen i stedet for den opprinnelige. Mekanismen er identisk. Se artikkelen hvorfor e-poster viser feil dato etter migrering for den fullstendige forklaringen.

Høyere e-postvolum

Delte postkasser inneholder vanligvis langt flere e-poster enn personlige. En aktiv supportpostkasse over fem år kan inneholde 50 000 til 200 000 meldinger. Når alle disse meldingene viser migreringsdatoen, forsterkes virkningen av det rene volumet.

Hvorfor datoproblemer i delte postkasser er mer forstyrrende

Flere brukere rammet samtidig

Når en personlig postkasse har feil datoer, er en enkelt person berørt. Når en delt postkasse har feil datoer, påvirkes alle som har tilgang. Et supportteam på åtte personer mister datosortering og søk samtidig. Det er faktisk ikke en liten ulempe.

Innvirkning på kunderelasjoner

Delte postkasser er ofte det primære kontaktpunktet med kunder. Supportteam refererer til tidligere e-poster når de håndterer saker. Salgsteam søker etter tidligere tilbud etter dato. Når datoinformasjonen er feil, øker responstidene fordi personalet ikke finner relevant historikk. Hvordan lokaliserer du en kundes opprinnelige klage fra februar når hver e-post sier den ankom 11. april?

SLA- og samsvarsovervåkning

Mange organisasjoner måler SLA-samsvar basert på e-postmottaksdato. Hvis hver e-post viser migreringsdatoen, blir SLA-beregninger feil. Rapporter som måler "gjennomsnittlig førstesvartid" blir meningsløse. For regulerte organisasjoner skaper dette en samsvarsrisiko.

Forstyrrelse av arbeidsflyter og automasjon

Delte postkasser har ofte regler, filtre og automatiserte arbeidsflyter. Exchange-regler som arkiverer e-poster eldre enn 90 dager kan plutselig arkivere alt eller ingenting. Power Automate-flyter som utløses på mottaksdato gir feil resultater. Disse automatiserte prosessene er ødelagt så lenge datoene ikke er korrigert.

Spesielle hensyn for delte postkasser

Administratortilgang er påkrevd

I motsetning til personlige postkasser der den individuelle brukeren kan autorisere tilgang, krever delte postkasser administratorlegitimasjon. I Google Workspace må administratoren gi tilgang via Service Account-delegering. I Microsoft 365 kan organisasjonen kreve at en administrator godkjenner tilgangen, og Redate.io lager da en lenke som sendes til administratoren for dette.

Koordiner med teamet

Siden delte postkasser aksesseres av flere brukere samtidig, bør teammedlemmene informeres om at de kan se midlertidige duplikater under korreksjonsprosessen (originalen bevares som sikkerhetskopi mens den korrigerte versjonen settes inn). Ingen nedetid er påkrevd; brukere kan fortsette å jobbe under behandlingen.

Større postkasser tar lengre tid

En personlig postkasse med 3000 e-poster behandles på noen minutter. En delt postkasse med 80 000 e-poster tar proporsjonalt lengre tid. Behandlingen kan kjøres utenom arbeidstid hvis ønsket.

Hvordan Redate.io håndterer delte postkasser

Google Workspace

Redate.io kobler til via en Service Account med domeneomfattende delegering, noe som gir tilgang til enhver postkasse i domenet. Administratoren angir den delte postkassens e-postadresse, kjører den gratis analysen, og Redate.ios proprietære korreksjonsmotor behandler hver påvirket e-post med den samme flertrinns analysepipelinen som for personlige postkasser. Deteksjonen er basert på dato-avvik i postkassen og fungerer uavhengig av hvilket migreringsverktøy som ble brukt. Hver korrigerte e-post gjennomgår en integritetssjekk, og originalene flyttes til en synlig sikkerhetskopimappe i postkassen, der de forblir til kunden fjerner dem.

Microsoft 365

Delte postkasser i Microsoft 365 åpnes på samme måte som vanlige postkasser: en bruker med tilgang logger inn med sin egen Microsoft-konto. Krever organisasjonen administratorgodkjenning, forbereder Redate.io en lenke som sendes til administratoren.

IMAP-baserte delte postkasser

For delte postkasser på andre plattformer (Zimbra, Dovecot, cPanel) kobler Redate.io til via standard-IMAP med postkassens legitimasjon.

Priser for delte postkasser

Delte postkasser faktureres til samme pris som personlige postkasser, basert på antall påvirkede e-poster. Prisen beregnes ut fra antall e-poster som må rettes i den aktuelle postkassen, og vises etter den gratis analysen, før du betaler noe.

Ofte stilte spørsmål

Kan teammedlemmer fortsette å bruke den delte postkassen under korreksjonen?

Ja. Redate.io låser ikke postkassen. Teammedlemmer kan fortsette å lese og sende e-poster. De kan legge merke til midlertidige duplikater mens korrigerte versjoner settes inn ved siden av originalene.

Gjelder korreksjonen for alle mapper?

Ja. Redate.io analyserer og korrigerer alle mapper, inkludert Innboks, Sendte elementer, egendefinerte mapper og undermapper.

Er det en grense for hvor stor den delte postkassen kan være?

Nei. En delt postkasse med 500 000 e-poster korrigeres på samme måte som en mindre postkasse.

Klar til å gjenopprette riktige datoer i de delte postkassene? Start en gratis analyse for å se hvor mange e-poster som er påvirket.