Czym jest skrzynka współdzielona?
Skrzynki współdzielone to konta email, do których dostęp ma wielu użytkowników w organizacji. W przeciwieństwie do skrzynek osobistych, skrzynki współdzielone obsługują zespół lub funkcję: support@firma.com dla obsługi klienta, sprzedaz@firma.com dla działu handlowego, info@firma.com dla zapytań ogólnych, ksiegowosc@firma.com dla księgowości. W dużych organizacjach skrzynki współdzielone istnieją też dla departamentów, projektów i lokalizacji.
Google Workspace i Microsoft 365 wspierają skrzynki współdzielone natywnie. A te skrzynki gromadzą znaczne wolumeny emaili, ponieważ cała korespondencja zespołu przechodzi przez to samo konto.
Dlaczego skrzynki współdzielone są dotknięte
Ta sama przyczyna
Skrzynki współdzielone są dotknięte tym samym problemem technicznym co skrzynki osobiste. Kiedy narzędzie migracji przenosi emaile przez IMAP APPEND, serwer docelowy dodaje nagłówek "Received" ze znacznikiem czasu migracji. Klienci poczty wyświetlają datę migracji zamiast oryginalnej. Mechanizm jest identyczny. Sprawdź artykuł dlaczego emaile wyświetlają złe daty po migracji po pełne wyjaśnienie.
Wyższy wolumen emaili
Skrzynki współdzielone zazwyczaj zawierają znacznie więcej emaili niż skrzynki osobiste. Aktywna skrzynka wsparcia technicznego od pięciu lat może zawierać od 50000 do 200000 wiadomości. Kiedy wszystkie te wiadomości wyświetlają datę migracji, wpływ jest zwielokrotniony samym wolumenem.
Dlaczego problemy z datami w skrzynkach współdzielonych są bardziej zakłócające
Wielu użytkowników dotkniętych jednocześnie
Kiedy skrzynka osobista ma złe daty, jedna osoba jest dotknięta. Kiedy skrzynka współdzielona ma złe daty, każda osoba mająca do niej dostęp jest dotknięta. Ośmioosobowy zespół wsparcia traci sortowanie po dacie i wyszukiwanie w tym samym momencie. Mówiąc krótko, to nie jest drobna niedogodność.
Wpływ na relacje z klientami
Skrzynki współdzielone są często głównym punktem kontaktu z klientami. Zespoły wsparcia odwołują się do wcześniejszych emaili przy obsłudze spraw. Zespoły sprzedaży wyszukują wcześniejsze oferty po dacie. Kiedy informacje o datach są sfałszowane, czasy odpowiedzi rosną, bo personel nie może odnaleźć odpowiedniej historii. Jak zlokalizować początkową reklamację klienta z lutego, gdy każdy email twierdzi, że przyszedł 11 kwietnia?
Śledzenie SLA i zgodności
Wiele organizacji mierzy zgodność z SLA na podstawie daty odbioru emaili. Jeśli każdy email wyświetla datę migracji, obliczenia SLA są zniekształcone. Raporty mierzące "średni czas pierwszej odpowiedzi" tracą sens. Dla organizacji regulowanych tworzy to ryzyko zgodności.
Zakłócenie przepływów pracy i automatyzacji
Skrzynki współdzielone często mają reguły, filtry i zautomatyzowane przepływy pracy. Reguły Exchange archiwizujące emaile starsze niż 90 dni mogą nagle zarchiwizować wszystko lub nic. Przepływy Power Automate wyzwalające się na dacie odbioru produkują nieprawidłowe wyniki. Te zautomatyzowane procesy są zepsute dopóki daty nie zostaną naprawione.
Specyficzne aspekty skrzynek współdzielonych
Wymagany dostęp administratora
W przeciwieństwie do skrzynek osobistych, gdzie indywidualny użytkownik może autoryzować dostęp, skrzynki współdzielone wymagają danych uwierzytelniających administratora. W Google Workspace administrator musi przyznać dostęp przez delegację Service Account. W Microsoft 365 administrator globalny lub Exchange musi autoryzować połączenie przez Azure AD.
Koordynacja z zespołem
Ponieważ ze skrzynek współdzielonych korzysta wielu użytkowników jednocześnie, członkowie zespołu powinni zostać poinformowani, że mogą zobaczyć tymczasowe duplikaty podczas procesu korekty (oryginał jest przechowywany jako kopia zapasowa, podczas gdy poprawiona wersja jest wstawiana). Żaden przestój nie jest wymagany; użytkownicy mogą kontynuować pracę podczas przetwarzania.
Większe skrzynki wymagają więcej czasu
Skrzynka osobista z 3000 emaili przetwarza się w kilka minut. Skrzynka współdzielona z 80000 emaili zajmuje proporcjonalnie więcej czasu. Przetwarzanie może odbywać się poza godzinami pracy, jeśli to preferowane.
Jak Redate.io obsługuje skrzynki współdzielone
Google Workspace
Redate.io łączy się przez Service Account z delegacją na poziomie domeny, co daje dostęp do każdej skrzynki w domenie. Administrator podaje adres email skrzynki współdzielonej, uruchamia bezpłatną analizę, a autorski silnik korekcji Redate.io przetwarza każdy dotknięty email tym samym wieloetapowym pipeline analizy jak dla skrzynek osobistych. Dopasowanie sygnatur migracyjnych na setkach znanych sygnatur, weryfikacja integralności na każdym poprawionym emailu, oryginały zachowane w folderze kopii zapasowej przez 30 dni.
Microsoft 365
Skrzynki współdzielone w Microsoft 365 są dostępne przez tę samą aplikację Azure AD używaną dla skrzynek regularnych. Administrator Exchange przyznaje uprawnienia aplikacji obejmujące skrzynki regularne i współdzielone w tenancie.
Skrzynki współdzielone IMAP
Dla skrzynek współdzielonych na innych platformach (Zimbra, Dovecot, cPanel) Redate.io łączy się przez standardowy IMAP używając danych uwierzytelniających skrzynki.
Cennik dla skrzynek współdzielonych
Skrzynki współdzielone są fakturowane po tym samym cenniku co skrzynki osobiste, na podstawie liczby dotkniętych emaili. Ponieważ mają tendencję do większych wolumenów, mogą trafiać do wyższego progu cenowego. Organizacje naprawiające wiele skrzynek korzystają z rabatów wolumenowych: 15% dla 5+ skrzynek, 25% dla 10+ i 35% dla 20+.
Najczęściej zadawane pytania
Czy członkowie zespołu mogą dalej używać skrzynki współdzielonej podczas korekty?
Tak. Redate.io nie blokuje skrzynki. Członkowie zespołu mogą kontynuować czytanie i wysyłanie emaili. Mogą tymczasowo zauważyć zduplikowane wiadomości, gdy poprawione wersje są wstawiane obok oryginałów.
Czy korekta obejmuje wszystkie foldery?
Tak. Redate.io skanuje i naprawia wszystkie foldery, włączając Skrzynkę odbiorczą, Elementy wysłane, foldery niestandardowe i podfoldery.
Co jeśli skrzynka współdzielona zawiera ponad 100000 emaili?
Skontaktuj się z Redate.io po indywidualną wycenę. Ceny enterprise są dostępne dla wyjątkowo dużych skrzynek współdzielonych.
Gotowy do przywrócenia prawidłowych dat w skrzynkach współdzielonych? Uruchom bezpłatną analizę, aby zobaczyć, ile emaili jest dotkniętych, i napraw 10 za darmo w celu weryfikacji.