Mitä ovat jaetut postilaatikot?
Jaetut postilaatikot ovat sähköpostitilejä joihin useilla organisaation käyttäjillä on pääsy. Toisin kuin henkilökohtaiset postilaatikot, jaetut postilaatikot palvelevat tiimiä tai toimintoja: tuki@yritys.fi asiakaspalvelulle, myynti@yritys.fi myyntiosastolle, info@yritys.fi yleisille tiedusteluille, laskutus@yritys.fi kirjanpidolle. Suurissa organisaatioissa jaettuja postilaatikoita on myös osastoille, projekteille ja toimipisteille.
Sekä Google Workspace että Microsoft 365 tukevat jaettuja postilaatikoita natiivisti. Ja nämä postilaatikot keräävät merkittäviä sähköpostimääriä koska kaikki tiimin kirjeenvaihto kulkee saman tilin kautta.
Miksi jaetut postilaatikot vaikuttuvat
Sama juurisyy
Jaetut postilaatikot kärsivät samasta teknisestä ongelmasta kuin henkilökohtaiset. Kun migraatiotyökalu siirtää sähköposteja IMAP APPEND:n kautta, kohdepalvelin lisää "Received"-otsakkeen migraation aikaleimalla. Sähköpostiohjelmat näyttävät migraatiopäivämäärän alkuperäisen sijaan. Mekanismi on identtinen. Katso artikkeli miksi sähköpostit näyttävät vääriä päiviä migraation jälkeen.
Suurempi sähköpostimäärä
Jaetut postilaatikot sisältävät yleensä paljon enemmän sähköposteja kuin henkilökohtaiset. Viiden vuoden aktiivinen tukipostilaatikko voi sisältää 50 000-200 000 viestiä. Kun kaikki nämä näyttävät migraatiopäivämäärän, vaikutus moninkertaistuu pelkän volyymin myötä.
Miksi jaettujen postilaatikoiden päivämääräongelmat ovat häiritsevämpiä
Useita käyttäjiä vaikuttunut samanaikaisesti
Kun henkilökohtaisessa postilaatikossa on väärät päivämäärät, yksi henkilö on haitattu. Kun jaetussa postilaatikossa on väärät päivämäärät, jokainen siihen pääsevä henkilö vaikuttuu. Kahdeksan hengen tukitiimi menettää päivämäärälajittelun ja haun samanaikaisesti.
Vaikutus asiakassuhteisiin
Jaetut postilaatikot ovat usein pääasiallinen yhteyspiste asiakkaisiin. Tukitiimit viittaavat aiempiin sähköposteihin tapausten käsittelyssä. Myyntitiimit hakevat aiempia tarjouksia päivämäärän mukaan. Kun päivämäärätiedot ovat pielessä, vasteajat kasvavat koska henkilöstö ei löydä oleellista historiaa. Miten paikallistaa asiakkaan alkuperäinen reklamaatio helmikuulta kun jokainen sähköposti väittää saapuneensa 11. huhtikuuta?
SLA- ja vaatimustenmukaisuusseuranta
Monet organisaatiot mittaavat SLA-vaatimustenmukaisuutta sähköpostien vastaanottopäivämäärän perusteella. Jos jokainen sähköposti näyttää migraatiopäivämäärän, SLA-laskelmat vääristyvät. "Keskimääräinen ensivastausaika" -raportit muuttuvat merkityksettömiksi.
Työkulkujen ja automaatioiden häiriö
Jaetuissa postilaatikoissa on usein sääntöjä, suodattimia ja automatisoituja työkulkuja. Exchange-säännöt jotka arkistoivat yli 90 päivää vanhat sähköpostit voivat yhtäkkiä arkistoida kaiken tai ei mitään. Power Automate -tyonkulut jotka käynnistyvät vastaanottopäivämäärän perusteella tuottavat virheellisiä tuloksia.
Jaettujen postilaatikoiden erityishuomiot
Ylläpitäjäpääsy vaaditaan
Toisin kuin henkilökohtaisissa postilaatikoissa joissa yksittäinen käyttäjä voi valtuuttaa pääsyn, jaetut postilaatikot vaativat ylläpitäjätunnukset. Google Workspacessa ylläpitäjän on myönnettävä pääsy Service Account -delegoinnin kautta. Microsoft 365:ssä yleisen tai Exchange-ylläpitäjän on valtuutettava yhteys Azure AD:n kautta.
Koordinoi tiimin kanssa
Koska useita käyttäjiä käyttää jaettuja postilaatikoita samanaikaisesti, tiimin jäsenille on ilmoitettava että he voivat nähdä tilapäisiä duplikaatteja korjausprosessin aikana (alkuperäinen säilytetään varmuuskopiona korjatun version rinnalla). Käyttökatkoa ei vaadita; käyttäjät voivat jatkaa työskentelyä käsittelyn aikana.
Suuremmat postilaatikot vievät kauemmin
3 000 sähköpostin henkilökohtainen postilaatikko käsitellään minuuteissa. 80 000 sähköpostin jaettu postilaatikko vie suhteellisesti enemmän aikaa. Käsittely voidaan ajaa työajan ulkopuolella haluttaessa.
Miten Redate.io käsittelee jaetut postilaatikot
Google Workspace
Redate.io yhdistää Service Accountin kautta domain-laajuisella delegoinnilla, mikä antaa pääsyn mihin tahansa domainin postilaatikkoon. Ylläpitäjä syöttää jaetun postilaatikon sähköpostiosoitteen, käynnistää ilmaisen analyysin, ja Redate.io:n oma korjausmoottori käsittelee jokaisen vaikuttuneen sähköpostin samalla monivaiheisella analyysiprosessilla kuin henkilökohtaisissa postilaatikoissa.
Microsoft 365
Microsoft 365:n jaetut postilaatikot ovat käytettävissä saman Azure AD -sovelluksen kautta kuin tavalliset postilaatikot. Exchange-ylläpitäjä myöntää sovellusoikeudet jotka kattavat tenantin tavalliset ja jaetut postilaatikot.
IMAP-pohjaiset jaetut postilaatikot
Muilla alustoilla (Zimbra, Dovecot, cPanel) oleviin jaettuihin postilaatikoihin Redate.io yhdistää standardi-IMAP:n kautta postilaatikon tunnuksilla.
Jaettujen postilaatikoiden hinnoittelu
Jaetut postilaatikot hinnoitellaan samalla hinnalla kuin henkilökohtaiset, vaikuttuneiden sähköpostien määrän mukaan. Koska niillä on yleensä suuremmat volyymit, ne voivat osua korkeampaan hintatasoon. Useita postilaatikoita korjaavat organisaatiot hyotyvät määräalennuksista: 15 % 5+ postilaatikolle, 25 % 10+ ja 35 % 20+.
Usein kysytyt kysymykset
Voivatko tiimin jäsenet jatkaa jaetun postilaatikon käyttöä korjauksen aikana?
Kyllä. Redate.io ei lukitse postilaatikkoa. Tiimin jäsenet voivat jatkaa sähköpostien lukemista ja lähettämistä. He voivat huomata tilapäisiä duplikaatteja kun korjatut versiot lisätään alkuperäisten rinnalle.
Koskeeko korjaus kaikkia kansioita?
Kyllä. Redate.io analysoi ja korjaa kaikki kansiot, mukaan lukien Saapuneet, Lähetetyt, mukautetut kansiot ja alikansiot.
Entä jos jaetussa postilaatikossa on yli 100 000 sähköpostia?
Ota yhteyttä Redate.io:hon räätälöityä tarjousta varten. Yrityshinnoittelu on saatavilla poikkeuksellisen suurille jaetuille postilaatikoille.
Haluatko palauttaa oikeat päivämäärät jaettuihin postilaatikoihin? Käynnistä ilmainen analyysi nähdäksesi kuinka monta sähköpostia on vaikuttunut. Korjaa 10 ilmaiseksi varmistusta varten.