MSP: asiakkaiden sähköpostien päivämääräkorjaus

MSP:iden siirtodilemma

Hallitut palveluntarjoajat (MSP:t) hoitavat kymmeniä sähköpostin siirtoja vuosittain. Olipa kyse asiakkaiden siirtämisestä paikallisesta Exchangesta Microsoft 365:een tai useiden alustojen yhdistämisestä Google Workspaceen, itse siirto on vain alku. Todellinen päänvaiva alkaa seuraavana aamuna, kun asiakkaan koko henkilöstö avaa postilaatikkonsa ja huomaa, että jokainen sähköposti näyttää samaa päivämäärää.

Tämä ei ole poikkeustapaus. Se on yksi ennustettavimmista IMAP-pohjaisen sähköpostin siirron seurauksista. Työkalut kuten BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate ja imapsync voivat kaikki tuottaa saman tuloksen: kopiot, joilla on siirron päivämäärä alkuperäisen sijaan, ja sähköpostiohjelmat näyttävät sen päivämäärän.

Mistä MSP:ien asiakkaat oikeasti valittavat

Loppukäyttäjien turhautuminen

Tyypillinen käyttäjien valitus on yksinkertainen: "Kaikissa sähköposteissani näkyy sama päivämäärä." Käyttäjät, jotka luottivat päivämäärän mukaiseen lajitteluun, eivät enää voi navigoida postilaatikossaan. Johdon assistentit menettävät työnkulkunsa. Myyntitiimit eivät löydä tarjouksia päivämäärän perusteella. Valitukset saapuvat muutaman tunnin sisällä siirron valmistumisesta.

Eskalointi johdolle

Kun tarpeeksi moni työntekijä valittaa, asia nousee ylemmälle tasolle. Tekninen johtaja ottaa yhteyttä MSP:hen suoralla kysymyksellä: "Miksi sähköpostiemme päivämäärät ovat väärin siirron jälkeen?" Tämä asettaa MSP:n hankalaan asemaan. Siirto onnistui teknisesti, mutta asiakas kokee sen epäonnistumisena, koska näkyvä tulos on postilaatikko täynnä sähköposteja, joissa on väärä päivämäärä. Miten selittää, että ongelma tulee siitä päivämäärästä, jonka jokainen kopio sai siirron aikana?

Vaatimustenmukaisuus ja oikeudelliset huolet

Säänneltyjen toimialojen asiakkaille väärät sähköpostien päivämäärät luovat vaatimustenmukaisuusriskin. eDiscovery-työkalut palauttavat epätarkkoja tuloksia. Tarkastusjäljet muuttuvat epäluotettaviksi. Näitä asiakkaita palvelevat MSP:t eivät voi sivuuttaa päivämääräongelmia kosmeettisina.

Miten MSP:t käsittelevät päivämääräongelmia nykyisin

Ongelman sivuuttaminen

Yleisin lähestymistapa on kertoa asiakkaille, että "lajittelu lähetyspäivän mukaan" on kiertotie. Tämä välttää välittömän kustannuksen mutta vahingoittaa asiakassuhdetta. Kuten artikkeli siitä, miksi lajittelu lähetyspäivän mukaan ei ole todellinen ratkaisu selittää, tämä kiertotie epäonnistuu haussa, vaatimustenmukaisuudessa, sähköpostisäännöissä ja jokaisella laitteella, jossa asetusta ei ole muutettu käsin.

Räätälöity skriptaus

Osa teknisesti edistyneistä MSP:istä kirjoittaa räätälöityjä skriptejä päivämäärän korjaamisen yrittämiseksi. Tämä vie huomattavan kehitysajan, sen ajaminen vie tunteja postilaatikkoa kohti, sisäänrakennettua varmennusta ei ole, ja todellinen kustannus kasvaa tavanomaista laskutushintaa suuremmaksi. Ja riski? Skripti, joka käsittelee yksinkertaiset tekstiviestit mutta korruptoi hiljaa viestit, joissa on S/MIME-allekirjoituksia, sisäkkäisiä MIME-rajoja tai ei-ASCII-koodattuja otsikoita. Miten varmennetaan, että kaikki korjatut sähköpostit kymmenissä postilaatikoissa ovat ehjiä?

Asiantuntijan palkkaaminen

Konsultille alihankinta maksaa postilaatikkokohtaisen maksun ja tuo aikatauluviiveitä. Suuressa postilaatikkoprojektissa tämä kasvaa nopeasti.

Miten Redate.io ratkaisee tämän MSP:ille

Useita asiakkaan postilaatikoita, yksi tili

Redate.io käsittelee useita postilaatikoita yhdestä tilistä. Google Workspacessa asiakkaan verkkotunnus yhdistetään kerran, postilaatikot valitaan, ja ilmainen tarkistus ajetaan jokaiselle niistä. Microsoft 365:n tai IMAP:n kanssa jokainen postilaatikko yhdistetään erikseen. Tarkastele tuloksia ja käynnistä korjaus postilaatikko postilaatikolta. Redate.io:n kehittämä korjausmoottori löytää sähköpostit, joiden näytetty päivämäärä ei vastaa niiden alkuperäistä päivämäärää, mikä toimii käytetystä siirtotyökalusta riippumatta, ja suorittaa eheystarkistuksen jokaiselle korjatulle sähköpostille.

Yksi hinta, tiedossa ennen maksua

Redate.io:lla on yksi tarjous: hinta sähköpostia kohti, laskettuna jokaisen postilaatikon ilmaisesta tarkistuksesta ja näytettynä ennen maksua, eikä postilaatikon koolle ole rajaa. Ei tarvitse valita pakettia eikä pyytää tarjousta, mikä tekee päivämäärän korjauksen sisällyttämisestä siirtoprojekteihin käytännöllistä minkä tahansa laajuisissa hankkeissa, muutamasta postilaatikosta laajoihin käyttöönottoihin.

Kymmeniä postilaatikoita kattavassa projektissa tarkistus antaa tarkan kokonaishinnan ennen kuin mitään maksetaan, jolloin sen voi verrata räätälöidyn skriptauksen tunteihin tai konsultin postilaatikkokohtaiseen maksuun.

Päivämäärän korjaus vakio-osana palvelua

MSP:t, jotka tekevät siirtoja säännöllisesti, voivat tarjota päivämäärän korjauksen vakio-osana siirtopalveluaan: ilmainen tarkistus ajetaan asiakkaan postilaatikoille suoraan siirron jälkeen, ja korjaus tulee osaksi samaa projektia.

Vaihe vaiheelta: asiakkaan postilaatikoiden korjaaminen MSP:nä

Vaihe 1 - Asiakkaan alustan yhdistäminen

Kirjaudu Redate.io:hon ja yhdistä asiakkaan postilaatikot. Google Workspacessa: asiakkaan järjestelmänvalvoja määrittää verkkotunnuksen laajuisen valtuutuksen kerran, sen jälkeen verkkotunnuksen postilaatikot valitaan. Microsoft 365:lle: jokainen postilaatikko yhdistetään kirjautumalla siihen sen Microsoft-tilillä; jos organisaatio vaatii järjestelmänvalvojan hyväksynnän, Redate.io valmistelee linkin, joka lähetetään edelleen kyseiselle järjestelmänvalvojalle. Muille IMAP-palvelimille: syötä palvelimen osoite ja kyseisen postilaatikon oma käyttäjätunnus ja salasana.

Vaihe 2 - Postilaatikoiden valinta ja ilmaisen tarkistuksen ajaminen

Valitse tarkistettavat postilaatikot. Redate.io tarkistaa jokaisen postilaatikon tunnistaakseen sähköpostit, joissa on siirron aiheuttamia päivämääräpoikkeamia. Tarkistus on ilmainen ja ei muuta mitään. Tulokset näyttävät kunkin postilaatikon vaikutuksen kohteena olevien sähköpostien määrän ja korjauksen tarkan hinnan.

Vaihe 3 - Tarkastelu ja korjauksen käynnistäminen

Tarkastele tarkistuksen tuloksia ja valitse korjattavat postilaatikot: jokaisen hinta tulee sen omasta tarkistuksesta ja näytetään ennen maksua. Maksun jälkeen Redate.io:n moniosainen analyysiketju käsittelee jokaisen postilaatikon. Korjausmoottori käsittelee koodauksen rajatapaukset, moniosaiset viestirakenteet, digitaaliset allekirjoitukset ja kymmeniä muita tilanteita, jotka saisivat yksinkertaisen skriptin korruptoimaan tietoja. Jokainen sähköposti käy läpi eheystarkistuksen, ja alkuperäiset siirretään postilaatikossa näkyvään varmuuskopiokansioon, jossa ne pysyvät, kunnes asiakas poistaa ne.

Vaihe 4 - Vahvistus asiakkaan kanssa

Pyydä käyttäjiä käynnistämään sähköpostiohjelmansa uudelleen tai odottamaan seuraavaa synkronointia. Jokaiselle postilaatikolle raportti näyttää korjatut sähköpostit, ohitetut sähköpostit ja mahdolliset virheet, ja raportista voi ladata yksityiskohtaisen CSV-tiedoston (katso mitkä sähköpostit voidaan korjata).

Miksi päivämäärän korjauksen pitäisi olla osa jokaista siirtotarjousta

MSP:t, jotka sisällyttävät päivämäärän korjauksen siirtotarjouksiinsa, välttävät siirron jälkeisen tukitaakan kokonaan. Tämä asemoi MSP:n perusteelliseksi, vähentää tukipyyntöjä lähes nollaan ja muuttaa yleisen epäonnistumiskohdan kilpailueduksi. Ja koska ilmainen tarkistus antaa tarkan hinnan ennen kuin mitään maksetaan, laskussa ei ole yllätyksiä.

Valmiina korjaamaan asiakkaiden sähköpostien päivämäärät suuressa mittakaavassa? Käynnistä ilmainen tarkistus testipostilaatikolle nähdäksesi vaikutuksen kohteena olevien sähköpostien määrän ja tarkan hinnan ennen kuin sitoudut mihinkään.