MSP: corectarea datei e-mailurilor clienților

Dilema MSP-ului după migrare

Furnizorii de servicii gestionate (MSP) administrează zeci de migrări de e-mail în fiecare an. Fie că mută clienți de pe un Exchange on-premises către Microsoft 365, fie că consolidează mai multe platforme în Google Workspace, migrarea în sine este doar începutul. Adevărata bătaie de cap începe în dimineața următoare, când tot personalul clientului își deschide cutia poștală și descoperă că fiecare e-mail afișează aceeași dată.

Nu este un caz izolat. Este unul dintre cele mai previzibile rezultate ale unei migrări de e-mail bazate pe IMAP. Instrumente precum BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate și imapsync pot produce toate același rezultat: copii care poartă data migrării în loc de data lor originală, iar clienții de e-mail afișează această dată.

De ce se plâng, de fapt, clienții MSP

Frustrarea utilizatorilor finali

Plângerea tipică din partea utilizatorilor finali este simplă: "Toate e-mailurile mele afișează aceeași dată." Utilizatorii care se bazau pe sortarea după dată nu mai pot naviga în cutia poștală. Asistenții executivi își pierd fluxul de lucru. Echipele de vânzări nu mai găsesc ofertele după dată. Reclamațiile ajung în câteva ore de la finalizarea migrării.

Escaladarea către management

Când suficienți angajați se plâng, problema escaladează. Directorul tehnic contactează MSP-ul cu o întrebare directă: "De ce sunt greșite datele e-mailurilor noastre după migrare?" Acest lucru pune MSP-ul într-o poziție delicată. Migrarea a fost, tehnic, un succes, dar clientul o percepe ca pe un eșec, pentru că rezultatul vizibil este o cutie poștală plină de date greșite. Cum explicați că problema vine de la data pe care a primit-o fiecare copie în timpul migrării?

Conformitate și aspecte juridice

Pentru clienții din industrii reglementate, data greșită a e-mailurilor creează expunere la riscuri de conformitate. Instrumentele de eDiscovery returnează rezultate inexacte. Pistele de audit devin nesigure. MSP-urile care deservesc acești clienți nu pot trata problemele de dată ca fiind cosmetice.

Cum gestionează MSP-urile în prezent problemele de dată

Ignorarea problemei

Abordarea cea mai frecventă este să li se spună clienților că "sortarea după data trimiterii" este soluția temporară. Aceasta evită un cost imediat, dar afectează relația cu clientul. Așa cum se explică în articolul de ce sortarea după data trimiterii nu este o soluție reală, această soluție temporară nu funcționează pentru căutare, conformitate, regulile de e-mail și pe orice dispozitiv unde setarea nu a fost modificată manual.

Scripturi personalizate

Unele MSP-uri avansate din punct de vedere tehnic scriu scripturi personalizate pentru a încerca corectarea datei. Acest lucru necesită timp semnificativ de dezvoltare, ore de execuție per cutie poștală, nu are verificare integrată și adaugă costuri reale la tarifele obișnuite de facturare. Și riscul? Un script care gestionează e-mailurile simple în text simplu, dar corupe silențios mesajele cu semnături S/MIME, limite MIME imbricate sau antete codificate non-ASCII. Cum verificați că fiecare e-mail corectat, din zeci de cutii poștale, este intact?

Angajarea unui specialist

Externalizarea către un consultant costă un tarif per cutie poștală și introduce întârzieri de planificare. Pentru un proiect cu multe cutii poștale, costurile se acumulează rapid.

Cum rezolvă Redate.io această problemă pentru MSP-uri

Mai multe cutii poștale ale clienților, un singur cont

Redate.io gestionează mai multe cutii poștale dintr-un singur cont. Cu Google Workspace, conectați domeniul clientului o singură dată, selectați cutiile poștale, iar scanarea gratuită se lansează pe fiecare dintre ele. Cu Microsoft 365 sau IMAP, fiecare cutie poștală se conectează individual. Examinați rezultatele, apoi porniți corectarea cutie poștală cu cutie poștală. Motorul de corectare proprietar al Redate.io găsește e-mailurile a căror dată afișată nu corespunde datei lor originale, indiferent de instrumentul de migrare care a provocat problema, și rulează o verificare de integritate pentru fiecare e-mail corectat.

Un singur preț, cunoscut înainte de orice plată

Redate.io are o singură ofertă: un preț per e-mail, calculat din scanarea gratuită a fiecărei cutii poștale și afișat înainte de orice plată, fără limită de dimensiune a cutiei poștale. Nu există un plan de ales și nicio ofertă de cerut, ceea ce face practică includerea corectării datei în proiecte de migrare de orice dimensiune, de la câteva cutii poștale la implementări la scară largă.

Pentru un proiect care cuprinde zeci de cutii poștale, scanarea oferă totalul exact înainte de a se plăti ceva, astfel încât poate fi comparat cu orele de scripting personalizat sau cu tariful per cutie poștală al unui consultant.

Corectarea datei ca serviciu standard

MSP-urile care efectuează frecvent migrări pot oferi corectarea datei ca parte standard a serviciului lor de migrare: lansați scanarea gratuită pe cutiile poștale ale clientului chiar după migrare, iar corectarea intră în același proiect.

Pas cu pas: corectarea cutiilor poștale ale clienților ca MSP

Pasul 1 - Conectarea platformei clientului

Conectați-vă la Redate.io și conectați cutiile poștale ale clientului. Pentru Google Workspace: administratorul clientului configurează o singură dată delegarea la nivel de domeniu, apoi selectați cutiile poștale ale domeniului. Pentru Microsoft 365: fiecare cutie poștală se conectează prin autentificare cu contul său Microsoft; dacă organizația necesită aprobarea unui administrator, Redate.io pregătește un link de trimis către acel administrator. Pentru alte servere IMAP: introduceți adresa serverului și numele de utilizator și parola proprii ale acelei cutii poștale.

Pasul 2 - Selectarea cutiilor poștale și lansarea scanării gratuite

Selectați cutiile poștale care vor fi scanate. Redate.io scanează fiecare cutie poștală pentru a identifica e-mailurile cu anomalii de dată provocate de migrare. Scanarea este gratuită și nedestructivă. Rezultatele arată numărul de e-mailuri afectate din fiecare cutie poștală și prețul exact al corectării acesteia.

Pasul 3 - Examinarea rezultatelor și pornirea corectării

Examinați rezultatele scanării și alegeți cutiile poștale de corectat: prețul fiecăreia provine din propria scanare și este afișat înainte de plată. După plată, pipeline-ul de analiză al Redate.io procesează fiecare cutie poștală. Motorul de corectare gestionează cazuri speciale de codificare, structuri de mesaje multipart, semnături digitale și zeci de alte scenarii care ar face ca un script simplu să corupă datele. Fiecare e-mail trece printr-o verificare de integritate, iar originalele sunt mutate într-un folder de backup vizibil în cutia poștală, unde rămân până când clientul le elimină.

Pasul 4 - Confirmarea cu clientul

Cereți utilizatorilor să își repornească clientul de e-mail sau să așteptați următoarea sincronizare. Pentru fiecare cutie poștală, un raport arată e-mailurile corectate, cele omise și eventualele erori, cu un fișier CSV detaliat de descărcat (vedeți ce e-mailuri pot fi corectate).

De ce corectarea datei ar trebui să facă parte din fiecare propunere de migrare

MSP-urile care includ corectarea datei în propunerile lor de migrare evită complet povara suportului post-migrare. Acest lucru poziționează MSP-ul ca fiind riguros, reduce solicitările de suport la aproape zero și transformă un punct comun de eșec într-un avantaj competitiv. Iar pentru că scanarea gratuită oferă prețul exact înainte de a se plăti ceva, nu există surprize pe factură.

Sunteți pregătit să corectați data e-mailurilor clienților, la scară largă? Lansați o scanare gratuită pe o cutie poștală de test pentru a vedea numărul de e-mailuri afectate și prețul exact înainte de a vă angaja la ceva.