MSP: oprava dátumov e-mailov klientov po migrácii

Dilema migrácie pre MSP

Poskytovatelia riadených služieb (MSP) zvládajú desiatky e-mailových migrácií každý rok. Či už ide o presun klientov z lokálneho servera Exchange na Microsoft 365, alebo o konsolidáciu viacerých platforiem do Google Workspace, samotná migrácia je len začiatok. Skutočný problém sa začína nasledujúce ráno, keď celý personál klienta otvorí svoju poštovú schránku a zistí, že každý e-mail zobrazuje ten istý dátum.

Toto nie je okrajový prípad. Je to jeden z najpredvídateľnejších výsledkov e-mailovej migrácie založenej na protokole IMAP. Nástroje ako BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate a imapsync môžu všetky spôsobiť rovnaký výsledok: kópie, ktoré nesú dátum migrácie namiesto svojho pôvodného dátumu, a e-mailoví klienti tento dátum zobrazujú.

Na čo si klienti MSP skutočne sťažujú

Frustrácia koncových používateľov

Typická sťažnosť koncových používateľov je jednoduchá: "Všetky moje e-maily zobrazujú ten istý dátum." Používatelia, ktorí sa spoliehali na triedenie podľa dátumu, sa už nevedia orientovať vo svojej doručenej pošte. Asistentky vedenia strácajú svoj pracovný postup. Obchodné tímy nevedia nájsť ponuky podľa dátumu. Sťažnosti prichádzajú v priebehu hodín od dokončenia migrácie.

Eskalácia na vedenie

Keď sa sťažuje dosť zamestnancov, problém eskaluje. CTO klienta kontaktuje MSP s priamou otázkou: "Prečo sú naše dátumy e-mailov po migrácii nesprávne?" To stavia MSP do nepríjemnej pozície. Migrácia bola technicky úspešná, ale klient ju vníma ako zlyhanie, pretože viditeľným výsledkom je poštová schránka plná nesprávnych dátumov. Ako vysvetlíte, že problém spôsobuje dátum, ktorý každá kópia dostala počas migrácie?

Súlad s predpismi a právne obavy

Pre klientov v regulovaných odvetviach vytvárajú nesprávne dátumy e-mailov riziko z hľadiska súladu s predpismi. Nástroje eDiscovery vracajú nepresné výsledky. Auditné stopy sa stávajú nespoľahlivými. MSP obsluhujúci týchto klientov nemôžu problémy s dátumami odbiť ako kozmetické.

Ako MSP v súčasnosti riešia problémy s dátumami

Ignorovanie problému

Najbežnejší prístup je povedať klientom, že "triedenie podľa dátumu odoslania" je riešenie. Tým sa vyhnú okamžitým nákladom, ale poškodzujú vzťah s klientom. Ako vysvetľuje článok prečo triedenie podľa dátumu odoslania nie je skutočná oprava, toto obchádzkové riešenie zlyháva pri vyhľadávaní, súlade s predpismi, pravidlách pošty a na každom zariadení, kde nastavenie nebolo manuálne zmenené.

Vlastné skriptovanie

Niektorí technicky pokročilí MSP píšu vlastné skripty na pokus o opravu dátumov. To zaberie značný čas vývoja, hodiny na schránku pri behu skriptu, nemá vstavané overenie a pri bežných fakturačných sadzbách predstavuje reálne náklady. A riziko? Skript, ktorý zvládne jednoduché textové e-maily, ale ticho poškodí správy s podpisom S/MIME, vnorenými hranicami MIME alebo hlavičkami kódovanými mimo ASCII. Ako overíte, že každý jednotlivý opravený e-mail v desiatkach schránok je neporušený?

Najatie špecialistu

Zadanie externému konzultantovi stojí poplatok za schránku a zavádza oneskorenia v plánovaní. Pri veľkom projekte so schránkami sa tieto náklady rýchlo kumulujú.

Ako Redate.io rieši tento problém pre MSP

Viacero klientskych schránok, jedno konto

Redate.io zvláda viacero schránok z jedného konta. V prípade Google Workspace pripojte doménu klienta raz, vyberte schránky a bezplatné skenovanie sa spustí na každej z nich. V prípade Microsoft 365 alebo IMAP sa každá schránka pripája samostatne. Preskúmajte výsledky a potom spustite opravu schránku po schránke. Vlastný korekčný nástroj Redate.io nachádza e-maily, ktorých zobrazený dátum nezodpovedá ich pôvodnému dátumu, čo funguje bez ohľadu na to, ktorý migračný nástroj problém spôsobil, a na každom opravenom e-maili vykonáva overenie integrity.

Jedna cena, známa pred platbou

Redate.io má jednu ponuku: cenu za e-mail, vypočítanú z bezplatného skenovania každej schránky a zobrazenú pred akoukoľvek platbou, bez obmedzenia veľkosti schránky. Nie je potrebné vybrať plán ani požiadať o cenovú ponuku, čo umožňuje zahrnúť opravu dátumov do migračných projektov akejkoľvek veľkosti, od pár schránok až po rozsiahle nasadenia.

Pri projekte, ktorý zahŕňa desiatky schránok, skenovanie poskytne presný celkový súčet skôr, než sa čokoľvek zaplatí, takže ho možno porovnať s hodinami vlastného skriptovania alebo poplatkom konzultanta za schránku.

Oprava dátumov ako štandardná služba

MSP, ktorí pravidelne vykonávajú migrácie, môžu ponúkať opravu dátumov ako štandardnú súčasť svojej migračnej služby: bezplatné skenovanie spustite na schránkach klienta hneď po migrácii a oprava sa zaradí do rovnakého projektu.

Krok za krokom: oprava klientskych schránok ako MSP

Krok 1 - Pripojte platformu klienta

Prihláste sa do Redate.io a pripojte schránky klienta. Pre Google Workspace: správca klienta jednorazovo nastaví delegovanie v rámci celej domény a vy potom vyberiete schránky domény. Pre Microsoft 365: každá schránka sa pripája prihlásením do nej vlastným kontom Microsoft; ak organizácia vyžaduje schválenie od správcu, Redate.io pripraví odkaz na odoslanie tomuto správcovi. Pre iné servery IMAP: zadajte adresu servera a prihlasovacie meno a heslo danej schránky.

Krok 2 - Vyberte schránky a spustite bezplatné skenovanie

Vyberte schránky, ktoré chcete skenovať. Redate.io skenuje každú schránku a identifikuje e-maily s anomáliami dátumov spôsobenými migráciou. Skenovanie je bezplatné a nedeštruktívne. Výsledky ukazujú počet postihnutých e-mailov v každej schránke a presnú cenu jej opravy.

Krok 3 - Preskúmajte výsledky a spustite opravu

Preskúmajte výsledky skenovania a vyberte schránky na opravu: cena každej z nich vychádza z jej vlastného skenovania a zobrazuje sa pred platbou. Po platbe spracuje viacstupňový analytický reťazec Redate.io každú schránku. Korekčný nástroj rieši okrajové prípady kódovania, štruktúry multipart správ, digitálne podpisy a desiatky ďalších scenárov, ktoré by pri základnom skripte spôsobili poškodenie údajov. Každý e-mail prechádza overením integrity a pôvodné e-maily sa presúvajú do viditeľného zálohovacieho priečinka v schránke, kde zostávajú, až kým ich klient neodstráni.

Krok 4 - Potvrďte s klientom

Požiadajte používateľov, aby reštartovali svojho e-mailového klienta, alebo počkali na ďalšiu synchronizáciu. Pre každú schránku sa zobrazí report s opravenými e-mailami, preskočenými e-mailami a prípadnými chybami, s podrobným súborom CSV na stiahnutie (pozri ktoré e-maily sa dajú opraviť).

Prečo by mala byť oprava dátumov súčasťou každej migračnej ponuky

MSP, ktorí zahrnú opravu dátumov do svojich migračných ponúk, sa úplne vyhnú záťaži podpory po migrácii. Toto stavia MSP do pozície dôkladného poskytovateľa, znižuje počet tiketov podpory takmer na nulu a mení bežný bod zlyhania na konkurenčnú výhodu. A keďže bezplatné skenovanie poskytuje presnú cenu skôr, než sa čokoľvek zaplatí, na faktúre nie je žiadne prekvapenie.

Ste pripravení opraviť dátumy e-mailov klientov vo veľkom rozsahu? Spustite bezplatné skenovanie na testovacej schránke a zistite počet postihnutých e-mailov a presnú cenu skôr, než sa na čokoľvek zaviažete.