MSP: fiks e-postdatoer hos kundene dine

MSP-ens migreringsdilemma

Leverandører av administrerte tjenester (MSP-er) håndterer titalls e-postmigreringer hvert år. Enten det handler om å flytte kunder fra Exchange on-premises til Microsoft 365, eller om å samle flere plattformer i Google Workspace, er selve migreringen bare begynnelsen. Det virkelige marerittet starter morgenen etter, når hele kundens personale åpner postboksen sin og oppdager at hver e-post viser samme dato.

Dette er ikke et unntakstilfelle. Det er et av de mest forutsigbare resultatene av en IMAP-basert e-postmigrering. Verktøy som BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate og imapsync kan alle gi det samme resultatet: kopier som bærer migreringens dato i stedet for sin opprinnelige dato, og e-postklienter viser den datoen.

Hva MSP-kunder faktisk klager på

Sluttbrukerfrustrasjon

Den typiske klagen fra sluttbrukere er enkel: "Alle e-postene mine viser samme dato." Brukere som støttet seg på datosortering kan ikke lenger navigere i innboksen sin. Direksjonssekretærer mister arbeidsflyten sin. Salgsteam finner ikke tilbud etter dato. Klagene kommer innen få timer etter at migreringen er fullført.

Eskalering til ledelsen

Når nok ansatte klager, eskaleres saken. IT-direktøren kontakter MSP-en med et direkte spørsmål: "Hvorfor er e-postdatoene våre feil etter migreringen?" Dette setter MSP-en i en vanskelig posisjon. Migreringen var teknisk sett vellykket, men kunden opplever den som en fiasko fordi det synlige resultatet er en innboks full av feil datoer. Hvordan forklarer du at problemet kommer fra datoen hver kopi fikk under migreringen?

Samsvar og juridiske bekymringer

For kunder i regulerte bransjer utgjør feil e-postdatoer en samsvarsrisiko. eDiscovery-verktøy gir unøyaktige resultater. Revisjonsspor blir upålitelige. MSP-er som betjener disse kundene kan ikke avfeie datoproblemer som kosmetiske.

Hvordan MSP-er håndterer datoproblemer i dag

Ignorere problemet

Den vanligste tilnærmingen er å si til kundene at "sortering etter dato sendt" er løsningen. Det unngår den umiddelbare kostnaden, men skader kunderelasjonen. Som forklart i hvorfor sortering etter sendedato ikke er en ekte løsning, feiler denne omveien for søk, samsvar, e-postregler og hver enhet der innstillingen ikke er manuelt endret.

Egendefinert skripting

Noen teknisk avanserte MSP-er skriver egendefinerte skript for å forsøke datokorrigering. Dette tar betydelig utviklingstid, flere timer per postboks å kjøre, har ingen innebygd verifisering, og medfører reelle kostnader ved vanlige fakturasatser. Og risikoen? Et skript som håndterer enkel ren tekst-e-post, men stille korrumperer meldinger med S/MIME-signaturer, nestede MIME-grenser eller ikke-ASCII-kodede headere. Hvordan verifiserer du at hver enkelt korrigert e-post over titalls postbokser er intakt?

Å engasjere en spesialist

Å sette ut arbeidet til en konsulent koster en avgift per postboks og introduserer planleggingsforsinkelser. For et stort postbokseprosjekt blir dette raskt en betydelig sum.

Hvordan Redate.io løser dette for MSP-er

Flere kundepostbokser, én konto

Redate.io håndterer flere postbokser fra én konto. Med Google Workspace kobler du til kundens domene én gang, velger postboksene, og den gratis skanningen kjøres på hver av dem. Med Microsoft 365 eller IMAP kobles hver postboks til for seg. Gå gjennom resultatene, og start deretter korrigeringen postboks for postboks. Redate.ios egenutviklede korrigeringsmotor finner e-postene der den viste datoen ikke stemmer med den opprinnelige datoen, noe som fungerer uavhengig av hvilket migreringsverktøy som forårsaket problemet, og kjører en integritetsverifisering på hver korrigerte e-post.

Én pris, kjent før betaling

Redate.io har ett tilbud: en pris per e-post, beregnet fra den gratis skanningen av hver postboks og vist før noen betaling, uten grense for postboksstørrelse. Det finnes ingen plan å velge og ingen pristilbud å be om, noe som gjør det praktisk å inkludere datokorrigering i migreringsprosjekter av alle størrelser, fra en håndfull postbokser til storskala utrullinger.

For et prosjekt som omfatter titalls postbokser, gir skanningen den eksakte totalsummen før noe er betalt, slik at den kan holdes opp mot timene med egendefinert skripting eller en konsulents avgift per postboks.

Datokorrigering som en standardtjeneste

MSP-er som jevnlig utfører migreringer kan tilby datokorrigering som en fast del av sin migreringstjeneste: kjør den gratis skanningen på kundens postbokser rett etter migreringen, og korrigeringen inngår i samme prosjekt.

Steg for steg: fikse kundepostbokser som MSP

Steg 1 - Koble til kundens plattform

Logg inn på Redate.io og koble til kundens postbokser. For Google Workspace setter kundens administrator opp delegering på domenenivå én gang, og deretter velger du domenets postbokser. For Microsoft 365 kobles hver postboks til ved å logge inn på den med sin egen Microsoft-konto; hvis organisasjonen krever godkjenning fra en administrator, forbereder Redate.io en lenke du kan videresende til den administratoren. For andre IMAP-servere: oppgi serveradressen og den postboksens eget brukernavn og passord.

Steg 2 - Velg postbokser og kjør den gratis skanningen

Velg hvilke postbokser som skal skannes. Redate.io skanner hver postboks for å identifisere e-poster med migreringsrelaterte datoavvik. Skanningen er gratis og ikke-destruktiv. Resultatene viser antall berørte e-poster i hver postboks og den eksakte prisen for korrigeringen.

Steg 3 - Gjennomgå og start korrigeringen

Gå gjennom skanneresultatene og velg postboksene som skal korrigeres: prisen for hver av dem kommer fra dens egen skanning og vises før betaling. Etter betaling behandler Redate.io hver postboks. Korrigeringsmotoren håndterer spesialtilfeller for koding, multipart-meldingsstrukturer, digitale signaturer og dusinvis av andre scenarier som ville fått et enkelt skript til å korrumpere data. Hver e-post gjennomgår en integritetsverifisering, og originalene flyttes til en synlig sikkerhetskopimappe i postboksen, der de blir liggende til kunden fjerner dem.

Steg 4 - Bekreft med kunden

Be brukerne starte e-postklienten på nytt eller vente på neste synkronisering. For hver postboks gir en rapport oversikt over de korrigerte e-postene, de som ble hoppet over, og eventuelle feil, med en detaljert CSV-fil å laste ned (se hvilke e-poster som kan korrigeres).

Hvorfor datokorrigering bør være del av hvert migreringsforslag

MSP-er som inkluderer datokorrigering i sine migreringsforslag unngår hele supportbelastningen etter migreringen. Dette posisjonerer MSP-en som grundig, reduserer supportsaker til nesten null, og gjør et vanlig feilpunkt til et konkurransefortrinn. Og siden den gratis skanningen gir den eksakte prisen før noe er betalt, blir det ingen overraskelse på fakturaen.

Klar til å fikse kundenes e-postdatoer i stor skala? Start en gratis skanning på en testpostboks for å se antall berørte e-poster og den eksakte prisen før du forplikter deg til noe.