MSP: ret dine kunders e-maildatoer

MSP'ens migreringsdilemma

Managed Service Providers (MSP'er) håndterer snesevis af e-mailmigreringer hvert år. Uanset om det er at migrere kunder fra Exchange on-premises til Microsoft 365 eller konsolidere flere platforme til Google Workspace, er selve migreringen kun begyndelsen. Det reelle mareridt begynder næste morgen, når alle kundens medarbejdere åbner deres postkasse og opdager at hver e-mail viser den samme dato.

Det er ikke et særtilfælde. Det er et af de mest forudsigelige resultater af en IMAP-baseret e-mailmigrering. Værktøjer som BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate og imapsync kan alle give det samme resultat: kopier der bærer migreringens dato i stedet for deres oprindelige dato, og e-mailklienter viser den dato.

Hvad MSP-kunder faktisk klager over

Slutbrugerfrustration

Den typiske brugerklage er enkel: "Alle mine e-mails viser den samme dato." Brugere der støttede sig til datosortering kan ikke længere navigere i deres indbakke. Direktionssekretærer mister deres arbejdsgang. Salgsteams kan ikke finde tilbud efter dato. Klagerne kommer ind inden for timer efter migreringens afslutning.

Eskalering til ledelsen

Når tilstrækkeligt mange medarbejdere klager, eskalerer problemet. IT-chefen kontakter MSP'en med et direkte spørgsmål: "Hvorfor er vores e-maildatoer forkerte efter migreringen?" Det sætter MSP'en i en svær position. Migreringen var teknisk vellykket, men kunden opfatter den som en fiasko fordi det synlige resultat er en indbakke fuld af forkerte datoer. Hvordan forklarer du, at problemet kommer fra den dato hver kopi fik under migreringen?

Compliance og juridiske bekymringer

For kunder i regulerede brancher skaber forkerte e-maildatoer compliance-risiko. eDiscovery-værktøjer returnerer upræcise resultater. Revisionsspor bliver upålidelige. MSP'er der betjener disse kunder kan ikke afvise datoproblemer som kosmetiske.

Hvordan MSP'er aktuelt håndterer datoproblemer

Ignorere problemet

Den mest udbredte tilgang er at fortælle kunder, at "sortering efter afsendelsesdato" er løsningen. Det undgår den umiddelbare omkostning, men skader kunderelationen. Som forklaret i hvorfor sortering efter afsendelsesdato ikke er en rigtig løsning, fejler denne workaround for søgning, compliance, e-mailregler og enhver enhed hvor indstillingen ikke er manuelt ændret.

Tilpasset scripting

Nogle teknisk avancerede MSP'er skriver tilpassede scripts for at forsøge datorettelse. Det tager betydelig udviklingstid, timer per postkasse til kørsel, ingen indbygget verifikation, og lægger reel omkostning til ved gængse faktureringstakster. Og risikoen? Et script der håndterer ren-tekst-e-mails men stille korrumperer beskeder med S/MIME-signaturer, indlejrede MIME-grænser eller ikke-ASCII-kodede headers. Hvordan verificerer du, at hver enkelt rettet e-mail på tværs af snesevis af postkasser er intakt?

Hyre en specialist

Underleverance til en konsulent koster et beløb per postkasse og indfører planlægningsforsinkelser. For et stort postkasseprojekt lægger det hurtigt et betydeligt beløb til.

Hvordan Redate.io løser dette for MSP'er

Flere kundepostkasser, én konto

Redate.io håndterer flere postkasser fra en konto. Med Google Workspace forbindes kundens domæne én gang, postkasserne vælges, og den gratis scanning køres på hver af dem. Med Microsoft 365 eller IMAP forbindes hver postkasse hver for sig. Gennemgå resultaterne, og start derefter rettelsen postkasse for postkasse. Redate.io's egenudviklede korrektionsmotor finder de e-mails hvis viste dato ikke svarer til deres oprindelige dato, hvilket virker uanset hvilket migreringsværktøj der forårsagede problemet, og kører integritetsverifikation på hver rettet e-mail.

Én pris, kendt før betaling

Redate.io har ét tilbud: en pris per e-mail, beregnet fra hver postkasses gratis scanning og vist før nogen betaling, uden grænse for postkassestørrelse. Der er ingen plan at vælge og intet tilbud at anmode om, hvilket gør det praktisk at inkludere datorettelse i migreringsprojekter af enhver størrelse, fra et par postkasser til storskala-udrulninger.

For et projekt, der omfatter snesevis af postkasser giver scanningen det nøjagtige samlede beløb før noget betales, så det kan holdes op mod timerne til tilpasset scripting eller en konsulents beløb per postkasse.

Datorettelse som en standardservice

MSP'er der regelmæssigt udfører migreringer kan tilbyde datorettelse som en standard del af deres migreringsservice: kør den gratis scanning på kundens postkasser lige efter migreringen, og rettelsen indgår i samme projekt.

Trin for trin: ret kundepostkasser som MSP

Trin 1 - Forbind kundeplatformen

Log ind på Redate.io og forbind kundens postkasser. For Google Workspace: kundens administrator opsætter domænedækkende delegering én gang, hvorefter du vælger domænets postkasser. For Microsoft 365: hver postkasse forbindes ved at logge ind på den med sin Microsoft-konto; hvis organisationen kræver en administrators godkendelse, forbereder Redate.io et link til at videresende til den administrator. For andre IMAP-servere: indtast serveradressen samt den pågældende postkasses eget login og adgangskode.

Trin 2 - Vælg postkasser og kør den gratis scanning

Vælg hvilke postkasser der skal scannes. Redate.io gennemgår hver postkasse for at identificere e-mails med migreringsdatouregelmæssigheder. Scanningen er gratis og ikke-destruktiv. Resultaterne viser antallet af påvirkede e-mails i hver postkasse og den nøjagtige pris for rettelsen.

Trin 3 - Gennemgå og start rettelsen

Gennemgå scanningsresultaterne, og vælg de postkasser, der skal rettes: hver enkelt pris kommer fra dens egen scanning og vises før betaling. Efter betaling behandler Redate.io's flertrins analysepipeline hver postkasse. Korrektionsmotoren håndterer encoding-særtilfælde, multipart-beskedstrukturer, digitale signaturer og snesevis af andre scenarier, der ville få et basalt script til at korrumpere data. Hver e-mail gennemgår integritetsverifikation, og originalerne flyttes til en synlig backup-mappe i postkassen, hvor de forbliver, indtil kunden fjerner dem.

Trin 4 - Bekræft med kunden

Bed brugerne genstarte deres e-mailklient eller afvente næste synkronisering. For hver postkasse viser en rapport de rettede e-mails, de som er sprunget over, og eventuelle fejl, med en detaljeret CSV-fil, der kan downloades (se hvilke e-mails der kan rettes).

Hvorfor datorettelse bør være del af hvert migreringstilbud

MSP'er der inkluderer datorettelse i deres migreringstilbud undgår helt den efterfølgende supportbelastning. Det positionerer MSP'en som grundig, reducerer supportbilletter til næsten nul og forvandler et gængs fejlpunkt til en konkurrencefordel. Og da den gratis scanning giver den nøjagtige pris før noget betales, er der ingen overraskelse på fakturaen.

Klar til at rette kunders e-maildatoer i stor skala? Start en gratis scanning på en testpostkasse for at se antallet af påvirkede e-mails og den nøjagtige pris, før du forpligter dig til noget.