MSP: oprava datumů e-mailů u klientů

Dilema MSP při migraci

Poskytovatelé řízených služeb (MSP) zajišťují desítky migrací e-mailů každý rok. Ať už přesouvají klienty z lokálního Exchange do Microsoft 365, nebo konsolidují více platforem do Google Workspace, samotná migrace je jen začátek. Skutečné potíže začínají následující ráno, kdy celý personál klienta otevře svou poštovní schránku a zjistí, že každý e-mail zobrazuje stejné datum.

Nejde o okrajový případ. Je to jeden z nejpředvídatelnějších výsledků migrace e-mailů založené na IMAP. Nástroje jako BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate a imapsync mohou všechny způsobit stejný výsledek: kopie, které nesou datum migrace místo svého původního data, a e-mailoví klienti toto datum zobrazí.

Na co si klienti MSP skutečně stěžují

Frustrace koncových uživatelů

Typická stížnost koncových uživatelů je jednoduchá: "Všechny mé e-maily zobrazují stejné datum." Uživatelé, kteří se spoléhali na řazení podle data, se už nemohou orientovat ve své schránce. Asistentky vedení ztrácejí svůj pracovní postup. Obchodní týmy nemohou dohledat nabídky podle data. Stížnosti přicházejí během několika hodin po dokončení migrace.

Eskalace k vedení

Když si stěžuje dost zaměstnanců, problém se eskaluje. IT ředitel kontaktuje MSP s přímou otázkou: "Proč jsou datumy našich e-mailů po migraci špatné?" To staví MSP do nepříjemné pozice. Migrace byla technicky úspěšná, ale klient ji vnímá jako neúspěch, protože viditelným výsledkem je schránka plná e-mailů se špatným datem. Jak vysvětlit, že problém způsobuje datum, které každá kopie dostala během migrace?

Dodržování předpisů a právní obavy

U klientů v regulovaných odvětvích vytváří špatné datum e-mailů riziko z hlediska dodržování předpisů. Nástroje eDiscovery vracejí nepřesné výsledky. Auditní záznamy se stávají nespolehlivými. MSP obsluhující tyto klienty nemohou problémy s datem odbývat jako kosmetické.

Jak MSP v současnosti řeší problémy s datem

Ignorování problému

Nejběžnější přístup je říct klientům, že řešením je "řazení podle data odeslání". Tím se vyhnete okamžitým nákladům, ale poškodíte vztah s klientem. Jak vysvětluje článek proč řazení podle data odeslání není skutečné řešení, toto obcházení problému selhává při vyhledávání, u dodržování předpisů, u pravidel e-mailu a na každém zařízení, kde nastavení nebylo ručně změněno.

Vlastní skripty

Někteří technicky zdatní MSP píší vlastní skripty ve snaze opravit datum. To zabere značný čas na vývoj, hodiny provozu na schránku, žádné vestavěné ověření a při běžných hodinových sazbách citelné náklady. A riziko? Skript, který zvládne jednoduché textové e-maily, ale tiše poškodí zprávy s podpisy S/MIME, vnořenými hranicemi MIME nebo hlavičkami kódovanými mimo ASCII. Jak ověříte, že každý jednotlivý opravený e-mail v desítkách schránek je neporušený?

Najmutí specialisty

Outsourcing konzultantovi stojí poplatek za schránku a přináší zpoždění kvůli plánování. U rozsáhlého projektu se schránkami se to rychle sečte.

Jak to Redate.io řeší pro MSP

Několik klientských schránek, jeden účet

Redate.io zpracovává více schránek z jednoho účtu. U Google Workspace připojíte doménu klienta jednou, vyberete schránky a bezplatná kontrola se spustí na každé z nich. U Microsoft 365 nebo IMAP se každá schránka připojuje samostatně. Prohlédněte si výsledky a pak spusťte opravu po jednotlivých schránkách. Vlastní opravný nástroj Redate.io najde e-maily, jejichž zobrazené datum neodpovídá jejich původnímu datu, funguje bez ohledu na to, který migrační nástroj problém způsobil, a provede kontrolu integrity na každém opraveném e-mailu.

Jedna cena, známá před jakoukoli platbou

Redate.io má jednu nabídku: cenu za e-mail, vypočtenou z bezplatné kontroly každé schránky a zobrazenou před jakoukoli platbou, bez omezení velikosti schránky. Není třeba vybírat plán ani žádat o cenovou nabídku, což umožňuje snadno zahrnout opravu data do migračních projektů jakékoli velikosti, od několika schránek až po rozsáhlá nasazení.

U projektu s desítkami schránek dá kontrola přesnou celkovou částku ještě před jakoukoli platbou, takže ji lze porovnat s hodinami vlastního skriptování nebo s poplatkem konzultanta za schránku.

Oprava data jako standardní služba

MSP, kteří pravidelně provádějí migrace, mohou nabízet opravu data jako standardní součást svých migračních služeb: bezplatnou kontrolu schránek klienta spustí hned po migraci a oprava proběhne ve stejném projektu.

Krok za krokem: oprava klientských schránek jako MSP

Krok 1 - Připojte platformu klienta

Přihlaste se do Redate.io a připojte schránky klienta. Pro Google Workspace: správce klienta jednou nastaví delegování v rámci celé domény, poté vyberete schránky domény. Pro Microsoft 365: každá schránka se připojí přihlášením k ní vlastním účtem Microsoft; pokud organizace vyžaduje schválení správce, Redate.io připraví odkaz, který lze tomuto správci předat. Pro ostatní servery IMAP: zadejte adresu serveru a přihlašovací jméno a heslo dané schránky.

Krok 2 - Vyberte schránky a spusťte bezplatnou kontrolu

Vyberte schránky ke kontrole. Redate.io zkontroluje každou schránku a identifikuje e-maily s anomáliemi data způsobenými migrací. Kontrola je bezplatná a nedestruktivní. Výsledky ukazují počet postižených e-mailů v každé schránce a přesnou cenu její opravy.

Krok 3 - Zkontrolujte výsledky a spusťte opravu

Prohlédněte si výsledky kontroly a vyberte schránky k opravě: cena každé z nich vychází z její vlastní kontroly a zobrazí se před platbou. Po platbě opravný nástroj Redate.io zpracuje každou schránku. Zvládá hraniční případy kódování, vícedílné struktury zpráv, digitální podpisy a desítky dalších scénářů, které by u jednoduchého skriptu způsobily poškození dat. Každý e-mail prochází kontrolou integrity a originály se přesouvají do viditelné záložní složky ve schránce, kde zůstávají, dokud je klient neodstraní.

Krok 4 - Potvrďte s klientem

Požádejte uživatele, aby restartovali svého e-mailového klienta nebo počkali na další synchronizaci. Pro každou schránku zpráva ukazuje opravené e-maily, přeskočené e-maily a případné chyby, s podrobným CSV souborem ke stažení (viz které e-maily lze opravit).

Proč by oprava data měla být součástí každé migrační nabídky

MSP, kteří zahrnou opravu data do svých migračních nabídek, se zcela vyhnou zátěži podpory po migraci. To staví MSP jako důkladného poskytovatele, snižuje počet tiketů podpory téměř na nulu a mění běžný bod selhání na konkurenční výhodu. A protože bezplatná kontrola dá přesnou cenu ještě před jakoukoli platbou, na faktuře nebude žádné překvapení.

Chcete opravit datumy e-mailů klientů ve velkém? Spusťte bezplatnou kontrolu na testovací schránce a zjistěte počet postižených e-mailů a přesnou cenu, než se k čemukoli zavážete.