Kako MSP ispravlja datume emailova klijenata

Dilema migracije za pružaoce IT usluga

Pružaoci IT usluga sprovode desetine migracija e-pošte svake godine. Bilo da klijente premeštaju sa lokalnog Exchange servera na Microsoft 365 ili konsoliduju više platformi u Google Workspace, sama migracija je samo početak. Prava glavobolja počinje narednog jutra, kada celo osoblje klijenta otvori svoje poštansko sanduče i otkrije da svaki mejl prikazuje isti datum.

Ovo nije izuzetak. To je jedan od najpredvidljivijih ishoda migracije e-pošte zasnovane na IMAP protokolu. Alati kao BitTitan MigrationWiz, CloudM Migrate i imapsync mogu svi dati isti rezultat: kopije koje nose datum migracije umesto svog originalnog datuma, a e-mail klijenti prikazuju taj datum.

Na šta se klijenti pružaoca IT usluga zapravo žale

Frustracija krajnjih korisnika

Tipična pritužba korisnika je jednostavna: "Svi moji mejlovi prikazuju isti datum." Korisnici koji su se oslanjali na sortiranje po datumu ne mogu više da se snađu u svom poštanskom sandučetu. Asistenti rukovodilaca gube svoj radni tok. Prodajni timovi ne mogu da pronađu ponude po datumu. Pritužbe stižu u toku prvih sati posle završetka migracije.

Eskalacija prema menadžmentu

Kada se dovoljno zaposlenih požali, problem eskalira. Direktor tehnologije kontaktira pružaoca IT usluga sa direktnim pitanjem: "Zašto su naši datumi e-pošte pogrešni posle migracije?" Ovo stavlja pružaoca usluga u nezgodnu poziciju. Migracija je tehnički bila uspešna, ali klijent je doživljava kao neuspeh, jer je vidljivi rezultat poštansko sanduče puno pogrešnih datuma. Kako objasniti da problem potiče od datuma koji je svaka kopija dobila tokom migracije?

Pitanja usklađenosti i pravni rizici

Za klijente u regulisanim industrijama, pogrešni datumi e-pošte stvaraju rizik po usklađenost sa propisima. eDiscovery alati vraćaju netačne rezultate. Revizorski trag postaje nepouzdan. Pružaoci IT usluga koji uslužuju ovakve klijente ne mogu tretirati probleme sa datumima kao kozmetičke.

Kako pružaoci IT usluga trenutno rešavaju probleme sa datumima

Ignorisanje problema

Najčešći pristup je da se klijentima kaže da je "sortiranje po datumu slanja" privremeno rešenje. Time se izbegava trenutni trošak, ali se šteti odnosu sa klijentom. Kao što je objašnjeno u tekstu zašto sortiranje po datumu slanja nije stvarno rešenje, ovo zaobilazno rešenje ne funkcioniše za pretragu, usklađenost, pravila za e-poštu i svaki uređaj na kom podešavanje nije ručno izmenjeno.

Prilagođene skripte

Neki tehnički napredniji pružaoci IT usluga pišu prilagođene skripte kako bi pokušali da isprave datume. Ovo zahteva značajno vreme razvoja, sate po poštanskom sandučetu za izvršavanje, nema ugrađenu proveru i predstavlja stvaran trošak po uobičajenim tarifama. A rizik? Skripta koja obrađuje jednostavne tekstualne mejlove, ali neopaženo ošteti poruke sa S/MIME potpisima, ugnježdenim MIME granicama ili zaglavljima kodiranim van ASCII skupa. Kako proveriti da je svaki popravljeni mejl u desetinama poštanskih sandučića netaknut?

Angažovanje specijaliste

Podugovaranje konsultantu košta naknadu po poštanskom sandučetu i uvodi kašnjenja u planiranju. Za veliki projekat sa mnogo sandučića, ovo se brzo sabira.

Kako Redate.io rešava ovo za pružaoce IT usluga

Više klijentskih sandučića, jedan nalog

Redate.io upravlja više poštanskih sandučića sa jednog naloga. Kod Google Workspace, klijentov domen se povezuje jednom, sandučići se izaberu, i besplatno skeniranje se pokreće na svakom od njih. Kod Microsoft 365 ili IMAP-a, svako sanduče se povezuje zasebno. Pregledajte rezultate, a zatim pokrenite popravljanje za svako sanduče posebno. Sopstveni mehanizam za popravljanje kompanije Redate.io pronalazi mejlove čiji prikazani datum ne odgovara njihovom originalnom datumu, što funkcioniše bez obzira na to koji alat za migraciju je izazvao problem, i sprovodi provere celovitosti na svakom popravljenom mejlu.

Jedna cena, poznata pre svakog plaćanja

Redate.io ima jednu ponudu: cenu po mejlu, izračunatu iz besplatnog skeniranja svakog sandučeta i prikazanu pre svakog plaćanja, bez ograničenja veličine sandučeta. Ne postoji plan koji treba izabrati ni ponuda koju treba zatražiti, što čini praktičnim da se popravljanje datuma uključi u projekte migracije bilo koje veličine, od nekoliko sandučića do velikih implementacija.

Za projekat koji obuhvata desetine sandučića, skeniranje daje tačan ukupan iznos pre nego što se bilo šta plati, tako da se on može uporediti sa satima prilagođenih skripti ili naknadom konsultanta po sandučetu.

Popravljanje datuma kao standardna usluga

Pružaoci IT usluga koji redovno sprovode migracije mogu ponuditi popravljanje datuma kao standardni deo svoje usluge migracije: pokrenite besplatno skeniranje na klijentovim sandučićima odmah posle migracije, a popravljanje ide u isti projekat.

Korak po korak: popravljanje klijentskih sandučića kao pružalac IT usluga

Korak 1 - povežite klijentovu platformu

Prijavite se na Redate.io i povežite klijentove sandučiće. Za Google Workspace: klijentov administrator jednom podešava delegiranje na nivou domena, a zatim vi birate sandučiće tog domena. Za Microsoft 365: svako sanduče se povezuje prijavom na njega sopstvenim Microsoft nalogom; ako organizacija zahteva odobrenje administratora, Redate.io priprema link koji se prosleđuje tom administratoru. Za druge IMAP servere: unesite adresu servera i sopstveno korisničko ime i lozinku tog sandučeta.

Korak 2 - izaberite sandučiće i pokrenite besplatno skeniranje

Izaberite koje sandučiće treba skenirati. Redate.io skenira svako sanduče da bi identifikovao mejlove sa anomalijama datuma nastalim tokom migracije. Skeniranje je besplatno i ne oštećuje podatke. Rezultati prikazuju broj pogođenih mejlova u svakom sandučetu i tačnu cenu njegove popravke.

Korak 3 - pregledajte rezultate i pokrenite popravljanje

Pregledajte rezultate skeniranja i izaberite sandučiće koje treba popraviti: cena svakog od njih potiče iz njegovog sopstvenog skeniranja i prikazana je pre plaćanja. Nakon plaćanja, višestepeni proces analize kompanije Redate.io obrađuje svako sanduče. Mehanizam za popravljanje rešava granične slučajeve kodiranja, strukture poruka sa više delova, digitalne potpise i desetine drugih scenarija koji bi kod jednostavne skripte doveli do oštećenja podataka. Svaki mejl prolazi kroz proveru celovitosti, a originali se premeštaju u vidljivu fasciklu za rezervnu kopiju u sandučetu, gde ostaju sve dok ih klijent ne ukloni.

Korak 4 - potvrdite sa klijentom

Zamolite korisnike da ponovo pokrenu svoj e-mail klijent ili sačekaju narednu sinhronizaciju. Za svako sanduče, izveštaj prikazuje popravljene mejlove, one koji su preskočeni i eventualne greške, uz detaljan CSV fajl za preuzimanje (pogledajte koji mejlovi mogu biti popravljeni).

Zašto bi popravljanje datuma trebalo da bude deo svake ponude za migraciju

Pružaoci IT usluga koji uključe popravljanje datuma u svoje ponude za migraciju potpuno izbegavaju opterećenje podrškom posle migracije. Ovo pozicionira pružaoca usluga kao temeljitog, svodi tikete za podršku na skoro nulu i pretvara čest problem u prednost u odnosu na konkurenciju. A pošto besplatno skeniranje daje tačnu cenu pre nego što se bilo šta plati, na računu nema iznenađenja.

Da li ste spremni da popravite datume mejlova klijenata u velikom obimu? Pokrenite besplatno skeniranje na probnom sandučetu da vidite broj pogođenih mejlova i tačnu cenu pre nego što se obavežete na bilo šta.