Sortiranje po datumu slanja nije rešenje

Savet koji se ponavlja na svakom forumu

Pretražite "emailovi prikazuju pogrešan datum posle migracije" na bilo kom IT forumu, i prvi odgovor je gotovo uvek isti: "Sortirajte po datumu slanja umesto datuma prijema." Ovaj savet se pojavljuje na Microsoft forumima, Google Workspace nitima za pomoć, Reddit postovima i Spiceworks diskusijama. Postao je podrazumevani odgovor na ono što je zapravo problem sa podacima na nivou servera.

Savet polazi od dobre namere. U Outlooku, promena kolone sortiranja sa "Primljeno" na "Poslato" zaista menja vidljivi redosled emailova. Poruke koje su sve izgledale kao da imaju isti datum migracije odjednom se pojavljuju u svom originalnom hronološkom redosledu. Na prvi pogled, problem kao da je rešen.

Ali nije.

Zašto izgleda da funkcioniše

Vizuelno poboljšanje

Kada korisnik promeni prikaz u Outlooku da sortira po "Datumu slanja", prijemno sanduče odmah izgleda ispravno. Emailovi iz 2020. pojavljuju se pre onih iz 2023. Za korisnika koji je gledao 10.000 emailova sa istim datumom, ovo deluje kao spektakularan napredak.

Funkcioniše u jednom prikazu, na jednom uređaju

Zaobilazno rešenje sa sortiranjem po datumu slanja funkcioniše na tačno jednom mestu: u prikazu određenog foldera, na određenom uređaju na kom je korisnik napravio promenu. Ako korisnik pređe u drugi folder, prikaz se može vratiti na staro. Ako korisnik proveri emailove na drugom uređaju, podešavanje se ne prenosi.

Na svim mestima gde ovo ne uspeva

Rezultati pretrage i dalje prikazuju pogrešne datume

Pretraga emailova u Outlooku, Gmailu, Apple Mailu i Thunderbirdu indeksira poruke koristeći datum prijema (INTERNALDATE), a ne datum slanja. Kada korisnik traži "emailovi primljeni u martu 2022.", pretraživač proverava INTERNALDATE, koji i dalje pokazuje datum migracije. Pretraga vraća nula rezultata za mart 2022. i vraća sve emailove za datum migracije.

Za korisnike koji često pretražuju po opsegu datuma (računovođe koje traže fakture za određeni kvartal, pravnici koji sakupljaju prepisku za određeni predmet), sanduče je funkcionalno neupotrebljivo. Promena kolone sortiranja uopšte ne utiče na ono što pretraživač koristi.

Usklađenost sa propisima i eDiscovery su ugroženi

Alati kao što su Microsoft Purview, Google Vault i platforme za usklađenost sa propisima trećih strana preispituju metapodatke na strani servera, uključujući INTERNALDATE. Sortiranje po datumu slanja u Outlooku nema apsolutno nikakvog efekta na ono što ovi alati preuzimaju. Zahtev za pravnim čuvanjem podataka za "sve emailove primljene između januara i marta 2023." vratiće pogrešne rezultate.

Za organizacije u finansijama, zdravstvu, pravu i javnom sektoru, netačni rezultati eDiscovery mogu dovesti do sankcija, novčanih kazni ili nepovoljnih sudskih odluka. Propisi kao što su GDPR u EU ili lokalni zakoni o čuvanju poslovne dokumentacije ne prave izuzetke za tehničke probleme migracije.

Mora se podešavati na svakom uređaju i svakom folderu

Outlook ne primenjuje podešavanja prikaza globalno. Promena kolone sortiranja u Prijemnom sandučetu ne menja je u Poslatim stavkama, Konceptima, Arhivi ili prilagođenim folderima. Svaki folder mora biti posebno podešen. Podešavanja se čuvaju lokalno, što znači da ih treba ponoviti na svakom uređaju. Za organizaciju od 100 korisnika, svaki sa 4 uređaja i 10 foldera, to je 4.000 pojedinačnih promena prikaza. Ko će to da uradi?

INTERNALDATE je i dalje pogrešan

IMAP INTERNALDATE ostaje netačan na serveru. Ovo utiče na alate za pravljenje rezervnih kopija, buduće alate za migraciju (koji propagiraju pogrešan INTERNALDATE), API integracije i sisteme za arhiviranje emailova. Problem sa INTERNALDATE traje neograničeno dok se ne ispravi na nivou servera.

Pravila i filteri emailova koriste datum prijema

Outlook pravila, Gmail filteri i Exchange transportna pravila zasnovana na datumu prijema neće ispravno funkcionisati. Pravilo koje kaže "premesti emailove primljene pre više od 90 dana u Arhivu" može arhivirati celokupan sadržaj sandučeta ili apsolutno ništa. Power Automate tokovi i Google Apps skripte koje obrađuju emailove na osnovu datuma prijema daju pogrešne rezultate.

Neki klijenti za email to uopšte ne podržavaju

Nisu svi klijenti za email podržali sortiranje po datumu slanja. Apple Mail na iOS-u ne nudi opciju "sortiraj po datumu slanja". Thunderbird drugačije upravlja kolonama sa datumima nego Outlook. Webmail interfejsi (Roundcube, Horde) imaju ograničene mogućnosti prilagođavanja kolona.

Nizovi razgovora su pokvareni

Klijenti za email koji podržavaju prikaz razgovora grupišu povezane poruke na osnovu zaglavlja i datuma. Kada su datumi prijema pogrešni, niz razgovora može pogrešno poređati poruke unutar jedne niti ili prikazati datum niti kao datum migracije.

Pravo rešenje: ispraviti podatke na strani servera

Razlog zašto "sortiranje po datumu slanja" ne uspeva je taj što tretira simptom (pogrešan redosled prikaza) bez ispravljanja uzroka (pogrešni metapodaci o datumu na strani servera). Pravo rešenje podrazumeva ispravku metapodataka o datumu na serveru za svaki pogođeni email.

Kada se podaci na strani servera isprave, svaki klijent za email prikazuje ispravan datum. Rezultati pretrage vraćaju tačne opsege datuma. Alati za usklađenost sa propisima preispituju ispravne vremenske oznake. Pravila i filteri rade na osnovu stvarnog datuma prijema. Nije potrebno nikakvo podešavanje po uređaju ili po folderu. Ispravka je trajna i univerzalna.

Kako Redate.io vrši ispravku na nivou servera

Vlasnički motor za korekciju kompanije Redate.io povezuje se sa sandučetom (Google Workspace, Microsoft 365 ili bilo koji IMAP server) i skenira svaki email kako bi identifikovao one sa "Received" zaglavljima migracije. Skeniranje je besplatno.

Za svaki pogođeni email, višefazni analitički pipeline identifikuje potpise migracije podudaranjem obrazaca na stotinama poznatih potpisa alata za migraciju, primenjuje ciljane korekcije uz očuvanje integriteta poruke (S/MIME potpisi, multipart strukture, inline prilozi, ne-ASCII zaglavlja i desetine drugih rubnih slučajeva), i izvršava proveru integriteta na svakom ispravljenom emailu. Originali se premeštaju u vidljivi folder za rezervne kopije na 30 dana. Više o tome kako funkcioniše ispravka možete pročitati u članku da li se datumi emailova mogu ispraviti posle migracije.

Posle ispravke, nema ničega za podešavanje u Outlooku, nema podešavanja za menjanje na svakom uređaju, nema zaobilaznih rešenja koja treba pamtiti. Datumi su jednostavno ispravni, svuda, trajno.

Prestanite da se oslanjate na zaobilazno rešenje koje funkcioniše samo napola. Pokrenite besplatno skeniranje da vidite koliko emailova ima pogrešne datume, i ispravite 10 besplatno kako biste proverili rezultate.