Lajittelu lähetyspäivän mukaan ei ole ratkaisu

Neuvo, joka toistuu jokaisella foorumilla

Etsi "sähköpostit näyttävät väärää päivämäärää migraation jälkeen" mistä tahansa IT-foorumilta, ja ensimmäinen vastaus on lähes aina sama: "Lajittele lähetyspäivän mukaan vastaanottopäivän sijaan." Sama neuvo toistuu Microsoft-foorumeilla, Google Workspace -tukiviesteissä, Reddit-ketjuissa ja Spiceworks-keskusteluissa. Siitä on tullut oletusratkaisu ongelmaan, joka on oikeasti palvelintason dataongelma.

Neuvossa on hyvä tarkoitus. Outlookissa lajittelusarakkeen vaihtaminen "Vastaanotettu"-sarakkeesta "Lähetetty"-sarakkeeseen muuttaa sähköpostien näkyvän järjestyksen. Viestit, jotka näyttivät kaikki samaa migraatiopäivämäärää, ilmestyvät äkkiä alkuperäiseen aikajärjestykseensä. Ensisilmäyksellä ongelma vaikuttaa ratkaistulta.

Mutta se ei ole.

Miksi se näyttää toimivan

Visuaalinen parannus

Kun käyttäjä vaihtaa Outlook-näkymän lajittelemaan "Lähetyspäivän" mukaan, saapuneet-kansio näyttää heti oikealta. Vuoden 2020 sähköpostit ilmestyvät ennen vuoden 2023 viestejä. Käyttäjälle, joka tuijotti 10 000 sähköpostia joilla kaikilla oli sama päivämäärä, tämä on huomattava parannus.

Se toimii yhdessä näkymässä, yhdellä laitteella

Lajittelukiertotie toimii täsmälleen yhdessä paikassa: siinä tietyssä kansiossa, sillä tietyllä laitteella, jossa käyttäjä teki muutoksen. Jos käyttäjä siirtyy toiseen kansioon, näkymä voi palata ennalleen. Jos käyttäjä lukee sähköpostejaan toisella laitteella, asetus ei siirry mukana.

Kaikki tavat, joilla se epäonnistuu

Hakutulokset näyttävät edelleen väärät päivämäärät

Sähköpostihaku Outlookissa, Gmailissa, Apple Mailissa ja Thunderbirdissä indeksoi viestit vastaanottopäivämäärän (INTERNALDATE) mukaan, ei lähetyspäivämäärän. Kun käyttäjä hakee "maaliskuussa 2022 vastaanotetut sähköpostit", hakukone tarkistaa INTERNALDATE-arvon, joka näyttää edelleen migraatiopäivämäärää. Haku palauttaa nolla tulosta maaliskuulle 2022 ja kaikki sähköpostit migraatiopäivälle.

Käyttäjille, jotka hakevat usein päivämäärävälin perusteella (kirjanpitäjät etsivät tietyn kvartaalin laskuja, lakimiehet kokoavat tietyn asian asiakirjaviestintää), postilaatikko on käytännössä käyttökelvoton. Lajittelusarakkeen vaihtaminen ei vaikuta siihen, mitä hakukone käyttää.

Vaatimustenmukaisuus ja eDiscovery ovat vaarassa

Työkalut kuten Microsoft Purview, Google Vault ja kolmansien osapuolien vaatimustenmukaisuusalustat kyselevät palvelinpuolen metadataa, mukaan lukien INTERNALDATE. Lajittelu lähetyspäivän mukaan Outlookissa ei vaikuta lainkaan siihen, mitä nämä työkalut hakevat. Laillinen säilytysvaatimus "kaikille sähköposteille, jotka on vastaanotettu tammikuun ja maaliskuun 2023 välillä" palauttaa vääriä tuloksia.

Rahoitus-, terveys-, oikeus- ja julkishallinnon organisaatioille epätarkat eDiscovery-tulokset voivat johtaa seuraamuksiin, sakkoihin tai epäsuotuisiin oikeudellisiin päätöksiin. GDPR:n tai arkistointimääräysten alaisia organisaatioita tämä koskee suoraan.

Pitää määrittää jokaiselle laitteelle ja jokaiseen kansioon

Outlook ei sovella näkymäasetuksia globaalisti. Lajittelusarakkeen vaihtaminen Saapuneissa ei muuta sitä Lähetetyissä, Luonnoksissa, Arkistossa tai mukautetuissa kansioissa. Jokainen kansio pitää säätää erikseen. Asetukset tallennetaan paikallisesti, mikä tarkoittaa, että ne pitää toistaa jokaisella laitteella. 100 käyttäjän organisaatiolle, jossa kullakin on 4 laitetta ja 10 kansiota, tämä tarkoittaa 4000 yksittäistä näkymämuutosta. Kuka sen tekee?

INTERNALDATE on edelleen väärä

IMAP INTERNALDATE pysyy vääränä palvelimella. Tämä vaikuttaa varmuuskopiointityökaluihin, tuleviin migraatiotyökaluihin (jotka levittävät väärän INTERNALDATE-arvon eteenpäin), API-integraatioihin ja sähköpostiarkistointijärjestelmiin. INTERNALDATE-ongelma jatkuu loputtomasti, kunnes se korjataan palvelintasolla.

Sähköpostisäännöt ja -suodattimet käyttävät vastaanottopäivämäärää

Outlook-säännöt, Gmail-suodattimet ja Exchange-kuljetussäännöt, jotka perustuvat vastaanottopäivämäärään, toimivat väärin. Sääntö, joka sanoo "siirrä yli 90 päivää sitten vastaanotetut sähköpostit Arkistoon", saattaa arkistoida koko postilaatikon sisällön tai ei mitään. Power Automate -työnkulut ja Google Apps Scripts, jotka käsittelevät sähköposteja vastaanottopäivämäärän perusteella, tuottavat vääriä tuloksia.

Jotkut sähköpostiohjelmat eivät edes tue sitä

Kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue lajittelua lähetyspäivän mukaan. Apple Mail iOS:ssä ei tarjoa "lajittele lähetyspäivän mukaan" -vaihtoehtoa. Thunderbird käsittelee päivämääräsarakkeita eri tavalla kuin Outlook. Webmail-käyttöliittymissä (Roundcube, Horde) sarakkeiden mukauttamismahdollisuudet ovat rajalliset.

Viestiketjujen järjestys menee sekaisin

Sähköpostiohjelmat, jotka tukevat keskustelunäkymää, ryhmittelevät liittyvät viestit otsikoiden ja päivämäärien perusteella. Kun vastaanottopäivämäärät ovat vääriä, viestiketjujen järjestys voi mennä pieleen tai ketjun päivämääräksi saattaa näkyä migraatiopäivämäärä.

Oikea ratkaisu: korjaa palvelinpuolen data

Syy siihen, miksi "lajittele lähetyspäivän mukaan" epäonnistuu, on se, että se hoitaa oireen (väärä näyttöjärjestys) korjaamatta syytä (väärät päivämäärämetatiedot palvelimella). Oikea ratkaisu on korjata päivämäärämetatiedot palvelimella jokaisen vaikutetun sähköpostin osalta.

Kun palvelinpuolen data on korjattu, jokainen sähköpostiohjelma näyttää oikean päivämäärän. Hakutulokset palauttavat tarkat päivämäärävälit. Vaatimustenmukaisuustyökalut kyselevät oikeita aikaleimoja. Säännöt ja suodattimet toimivat oikean vastaanottopäivämäärän perusteella. Laite- tai kansiokohtaisia asetuksia ei tarvita. Korjaus on pysyvä ja yleinen.

Miten Redate.io tekee palvelintason korjauksen

Redate.io:n omapohjainen korjausmoottori yhdistää postilaatikkoon (Google Workspace, Microsoft 365 tai mikä tahansa IMAP-palvelin) ja skannaa jokaisen sähköpostin tunnistaakseen ne, joissa on migraation "Received"-otsikoita. Skannaus on ilmainen.

Jokaisen vaikutetun sähköpostin osalta monivaiheinen analyysiprosessi tunnistaa migraatiosignatuurit kattavalla kuviovastaavuudella satojen tunnettujen migraatiotyökalujen signatuureja vasten, soveltaa kohdennettuja korjauksia viestin eheyden säilyttäen (S/MIME-allekirjoitukset, multipart-rakenteet, liitetiedostot, muut kuin ASCII-otsikot ja kymmeniä muita reunatapauksia), ja suorittaa eheystarkistuksen jokaiselle korjatulle sähköpostille. Alkuperäiset siirretään näkyvään varmuuskopiointikansioon 30 päiväksi. Koko prosessi on kuvattu tarkemmin artikkelissa voidaanko päivämäärät korjata migraation jälkeen.

Korjauksen jälkeen Outlookissa ei tarvitse säätää mitään, jokaisella laitteella ei tarvitse muuttaa asetuksia, eikä tarvitse muistaa mitään kiertoteitä. Päivämäärät ovat yksinkertaisesti oikein, kaikkialla, pysyvästi.

Lopeta puolittain toimivan kiertotien varaan luottaminen. Käynnistä ilmainen skannaus nähdäksesi kuinka monessa sähköpostissa on väärät päivämäärät, ja korjaa 10 sähköpostia ilmaiseksi tulosten tarkistamiseksi.