Rendezés küldési dátum szerint nem megoldás

A leggyakoribb tanács minden fórumon

Keressen rá arra, hogy „emailek rossz dátumot mutatnak migráció után" bármely IT-fórumon, és az első válasz szinte mindig ugyanaz: „Rendezzen küldési dátum szerint érkezési dátum helyett." Ez a tanács megjelenik a Microsoft-fórumokon, a Google Workspace súgószálakban, Reddit-bejegyzésekben és Spiceworks-vitákban. Mára ez lett az alapértelmezett válasz arra, ami valójában szerver szintű adatprobléma.

A szándék jó. Az Outlookban a rendezési oszlop „Érkezett"-ről „Elküldve"-re cserélve tényleg megváltozik az emailek látható sorrendje. Az üzenetek, amelyek korábban mind ugyanazt a migrációs dátumot mutatták, hirtelen az eredeti kronológiai sorrendbe kerülnek. Első ránézésre úgy tűnik, a probléma megoldódott.

De nem oldódott meg.

Miért tűnik úgy, hogy működik

A látványos javulás

Amikor a felhasználó az Outlook nézetét átállítja „Küldési dátum" szerinti rendezésre, a beérkező üzenetek mappája azonnal rendezettnek látszik. A 2020-as emailek megjelennek a 2023-asok előtt. Aki korábban 10 000 emailt látott mind ugyanazzal a dátummal, annak ez látványos javulás.

Egy nézetben, egy eszközön működik

A küldési dátum szerinti rendezés mint kerülőút pontosan egy helyen érvényesül: azon az adott mappanézeten, azon az adott eszközön, ahol a felhasználó elvégezte a módosítást. Ha a felhasználó másik mappára vált, a nézet visszaállhat. Ha egy másik eszközön olvassa az emailjeit, a beállítás nem öröklődik át.

Mindenhol csődöt mond

A keresési eredmények továbbra is rossz dátumokat mutatnak

Az Outlook, a Gmail, az Apple Mail és a Thunderbird email-keresési funkciója az üzeneteket az érkezési dátum (INTERNALDATE) alapján indexeli, nem a küldési dátum alapján. Ha a felhasználó a „2022 márciusában érkezett emailek" kifejezésre keres, a keresőmotor az INTERNALDATE-et vizsgálja, amely még mindig a migrációs dátumot mutatja. A keresés nulla találatot ad 2022 márciusára, és az összes emailt visszaadja a migrációs dátumra.

Azon felhasználók számára, akik rendszeresen keresnek dátumtartományok alapján (könyvelők, akik egy meghatározott negyedév számláit keresik, ügyvédek, akik egy ügy egy adott időszakának levelezését gyűjtik össze), a postafiók gyakorlatilag használhatatlan. A rendezési oszlop megváltoztatása nem érinti azt, amit a keresőmotor használ.

A megfelelőség és az eDiscovery veszélybe kerül

Az olyan eszközök, mint a Microsoft Purview, a Google Vault és a külső megfelelőségi platformok, szerver oldali metaadatokat kérdeznek le, beleértve az INTERNALDATE-et. Az Outlookban küldési dátum szerint rendezni semmilyen hatással sincs arra, amit ezek az eszközök visszaadnak. Egy jogi megőrzési kérés „a 2023 január és március között érkezett összes emailre" helytelen eredményeket fog visszaadni.

A pénzügyi, egészségügyi, jogi és közszektorbeli szervezetek számára a pontatlan eDiscovery-eredmények szankciókhoz, bírságokhoz vagy kedvezőtlen bírósági döntésekhez vezet. Az EU GDPR és a hazai adatkezelési szabályozások szintén megkövetelhetik a pontos metaadatokat.

Minden eszközön és minden mappában be kell állítani

Az Outlook nem alkalmaz nézeti beállításokat globálisan. A rendezési oszlop megváltoztatása a Beérkezett üzenetekben nem módosítja azt az Elküldött elemekben, a Piszkozatokban, az Archívumban vagy az egyéni mappákban. Minden mappát egyenként kell beállítani. A beállítások helyileg tárolódnak, ami azt jelenti, hogy minden eszközön meg kell ismételni az egészet. Egy 100 felhasználós szervezetnél, ahol mindenkinél 4 eszköz és 10 mappa van, ez 4000 egyéni nézeti módosítást jelent. Ki fogja ezt elvégezni?

Az INTERNALDATE továbbra is hibás

Az IMAP INTERNALDATE szerveren marad hibásan. Ez befolyásolja a biztonsági mentési eszközöket, a jövőbeli migrációs eszközöket (amelyek propagálják a hibás INTERNALDATE-et), az API-integrációkat és az email-archiváló rendszereket. Az INTERNALDATE-probléma határozatlan ideig fennmarad, amíg szerver szinten nem javítják.

Az email szabályok és szűrők az érkezési dátumot használják

Az érkezési dátumon alapuló Outlook-szabályok, Gmail-szűrők és Exchange átviteli szabályok hibásan fognak működni. Egy olyan szabály, amely „az 90 napnál régebben érkezett emaileket helyezze az Archívumba", archiválhatja a postafiók teljes tartalmát, vagy egyáltalán semmit sem. Az emaileket érkezési dátum alapján feldolgozó Power Automate-folyamatok és Google Apps Script-szkriptek helytelen eredményeket produkálnak.

Egyes levelezőprogramok ezt nem is támogatják

Nem minden levelezőprogram támogatja a küldési dátum szerinti rendezést. Az Apple Mail iOS-en nem kínál „rendezés küldési dátum szerint" lehetőséget. A Thunderbird másképp kezeli a dátumoszlopokat, mint az Outlook. A webmail-felületek (Roundcube, Horde) oszloptestreszabási lehetőségei korlátozottak.

A szálak összefűzése meghibásodik

A beszélgetésnézetet támogató levelezőprogramok az összetartozó üzeneteket fejlécek és dátumok alapján csoportosítják. Ha az érkezési dátumok hibásak, a szálak összefűzése rosszul rendezi az üzeneteket egy szálban belül, vagy a szál dátumaként a migrációs dátumot jeleníti meg.

A valódi megoldás: szerver oldali adatok javítása

A küldési dátum szerinti rendezés azért nem működik, mert a tünetet kezeli (rossz megjelenítési sorrend) anélkül, hogy az okot orvosolná (hibás dátum-metaadatok a szerveren). A valódi megoldás az érintett emailek dátum-metaadatainak szerver szintű javítása.

Ha a szerver oldali adatok ki vannak javítva, minden levelezőprogram a helyes dátumot mutatja. A keresési eredmények pontos dátumtartományokat adnak vissza. A megfelelőségi eszközök a helyes időbélyegeket kérdezik le. A szabályok és szűrők a valódi érkezési dátumon működnek. Sem eszközönkénti, sem mappánkénti beállítás nem szükséges. A javítás végleges és univerzális.

Hogyan végzi a Redate.io a szerver szintű javítást

A Redate.io saját fejlesztésű korrekciós motorja csatlakozik a postafiókhoz (Google Workspace, Microsoft 365 vagy bármely IMAP-szerver), és minden emailt megvizsgál, hogy azonosítsa azokat, amelyekben migrációs „Received" fejlécek találhatók. A vizsgálat ingyenes.

Minden érintett emailnél a többlépéses elemzési pipeline azonosítja a migrációs aláírásokat, amelyeket több száz ismert migrációs eszköz-aláírással egyeztet, célzott korrekciókat alkalmaz az üzenetintegritás megőrzése mellett (S/MIME aláírások, multipart-struktúrák, beágyazott mellékletek, nem ASCII fejlécek és tucatnyi más határeset), és integritásellenőrzést végez minden javított emailen. Az eredetik egy látható biztonsági mentési mappába kerülnek 30 napra. A teljes folyamatot a email dátumok javíthatók-e migráció után cikk írja le részletesen.

A javítás után nincs mit konfigurálni az Outlookban, nincs beállítás, amelyet minden eszközön meg kellene változtatni, nincs megjegyezni való kerülőút. A dátumok egyszerűen helyesek, mindenhol, örökre.

Ne támaszkodjon egy félig működő kerülőútra. Indítson ingyenes vizsgálatot, hogy meglássa, hány emailnek van hibás dátuma, és javítson ki 10-et ingyen az eredmények ellenőrzéséhez.