Sortiranje po datumu slanja nije rješenje

Savjet koji se pojavljuje na svakom forumu

Potražite "emailovi pokazuju krivi datum nakon migracije" na bilo kojemu IT forumu i prvi odgovor gotovo uvijek je isti: "Sortirajte po datumu slanja umjesto datuma primitka." Taj savjet pojavljuje se na Microsoftovim forumima, nitima za pomoć u Google Workspaceu, Reddit postovima i Spiceworks raspravama. Postao je zadani odgovor na ono što je zapravo problem s podacima na razini poslužitelja.

Namjera iza savjeta je dobra. U Outlooku, promjena stupca sortiranja s "Primljeno" na "Poslano" stvarno mijenja vidljivi redoslijed emailova. Poruke koje su se činile da imaju isti datum migracije odjednom se pojavljuju u ispravnom kronološkom slijedu. Na prvi pogled, problem izgleda riješen.

Ali nije.

Zašto izgleda kao da funkcionira

Vizualno poboljšanje

Kada korisnik promijeni prikaz u Outlooku i sortira po "Datumu slanja", sandučić odmah izgleda ispravno. Emailovi iz 2020. pojavljuju se prije onih iz 2023. Za korisnika koji je gledao 10.000 emailova s istim datumom, to je spektakularno poboljšanje.

Funkcionira u jednom prikazu, na jednom uređaju

Zaobilazno rješenje sortiranjem po datumu slanja funkcionira na točno jednom mjestu: u konkretnom prikazu mape, na konkretnom uređaju gdje je korisnik napravio promjenu. Ako korisnik prijeđe u drugu mapu, prikaz se može vratiti na staro. Ako korisnik provjeri email na drugom uređaju, postavka se ne prenosi.

Na sve načine na koje to ne uspijeva

Rezultati pretrage i dalje pokazuju krive datume

Pretraga emailova u Outlooku, Gmailu, Apple Mailu i Thunderbirdu indeksira poruke koristeći datum primitka (INTERNALDATE), a ne datum slanja. Kada korisnik traži "emailovi primljeni u ožujku 2022.", pretraživač provjerava INTERNALDATE, koji i dalje prikazuje datum migracije. Pretraga vraća nula rezultata za ožujak 2022. i sve emailove za datum migracije.

Za korisnike koji često pretražuju po rasponu datuma (računovođe koji traže račune za određeno tromjesečje, odvjetnici koji prikupljaju prepisku za određeni period predmeta), sandučić je funkcionalno neupotrebljiv. Promjena stupca sortiranja ne utječe na ono što koristi pretraživač.

Usklađenost i eDiscovery su ugroženi

Alati poput Microsoft Purviewa, Google Vaulta i platformi za usklađenost trećih strana upituju metapodatke na strani poslužitelja, uključujući INTERNALDATE. Sortiranje po datumu slanja u Outlooku nema apsolutno nikakav učinak na ono što ti alati dohvaćaju. Zahtjev za pravno čuvanje za "sve emailove primljene između siječnja i ožujka 2023." vratiće netočne rezultate.

Za organizacije u financijama, zdravstvu, pravu i javnom sektoru, netočni rezultati eDiscoverya mogu dovesti do sankcija, novčanih kazni ili nepovoljnih sudskih odluka. U kontekstu GDPR-a i srodnih propisa, nepouzdani zapisi komunikacije nisu sitnica.

Mora se postaviti na svakom uređaju i u svakoj mapi

Outlook ne primjenjuje postavke prikaza globalno. Promjena stupca sortiranja u Pristigloj pošti ne mijenja ga u Poslanoj pošti, Skicama, Arhivi ili prilagođenim mapama. Svaka mapa mora se prilagoditi pojedinačno. Postavke se pohranjuju lokalno, što znači da se moraju ponoviti na svakom uređaju. Za organizaciju sa 100 korisnika, svaki s 4 uređaja i 10 mapa, to je 4.000 pojedinačnih izmjena prikaza. Tko će to napraviti?

INTERNALDATE je i dalje pogrešan

IMAP INTERNALDATE ostaje netočan na poslužitelju. To utječe na alate za sigurnosno kopiranje, buduće alate za migraciju (koji prenose pogrešan INTERNALDATE), API integracije i sustave za arhiviranje emailova. Problem s INTERNALDATE ostaje na snazi na neodređeno vrijeme dok se ne ispravi na razini poslužitelja.

Pravila i filtri emailova koriste datum primitka

Outlookova pravila, Gmailovi filtri i Exchange pravila transporta temeljena na datumu primitka prestat će ispravno funkcionirati. Pravilo koje kaže "premjesti emailove primljene prije više od 90 dana u Arhivu" može arhivirati cijeli sadržaj sandučića ili baš ništa. Power Automate tokovi i Google Apps skripte koje obrađuju emailove na temelju datuma primitka daju netočne rezultate.

Neki klijenti emaila to uopće ne podržavaju

Nije da svi klijenti emaila podržavaju sortiranje po datumu slanja. Apple Mail na iOS-u ne nudi opciju "sortiraj po datumu slanja". Thunderbird drugačije rukuje stupcima datuma nego Outlook. Webmail sučelja (Roundcube, Horde) imaju ograničene mogućnosti prilagodbe stupaca.

Grupiranje razgovora je pokvareno

Klijenti emaila koji podržavaju prikaz razgovora grupiraju povezane poruke na temelju zaglavlja i datuma. Kada su datumi primitka pogrešni, grupiranje razgovora može pogrešno poredati poruke unutar niti ili prikazati datum niti kao datum migracije.

Pravo rješenje: ispraviti podatke na strani poslužitelja

Razlog zbog kojeg "sortiranje po datumu slanja" ne uspijeva jest taj što tretira simptom (pogrešan redoslijed prikaza) bez ispravljanja uzroka (pogrešni metapodaci datuma na strani poslužitelja). Pravo rješenje zahtijeva ispravak metapodataka datuma na poslužitelju za svaki zahvaćeni email.

Nakon što se podaci na strani poslužitelja isprave, svaki klijent emaila prikazuje točan datum. Rezultati pretrage vraćaju točne raspone datuma. Alati za usklađenost upituju ispravne vremenske oznake. Pravila i filtri rade na stvarnom datumu primitka. Nije potrebna nikakva postavka po uređaju ili po mapi. Ispravak je trajan i univerzalan.

Kako Redate.io provodi ispravak na razini poslužitelja

Vlasničko korekcijsko rješenje Redate.io spaja se na sandučić (Google Workspace, Microsoft 365 ili bilo koji IMAP poslužitelj) i skenira svaki email kako bi identificirao one s migracijskim zaglavljima "Received". Skeniranje je besplatno.

Za svaki zahvaćeni email, višefazni analitički pipeline identificira potpise migracije prepoznavanjem uzoraka na stotinama poznatih potpisa alata za migraciju, primjenjuje ciljane ispravke uz očuvanje integriteta poruke (S/MIME potpisi, višedijelne strukture, inline privici, ne-ASCII zaglavlja i deseci drugih rubnih slučajeva), te provodi provjeru integriteta na svakom ispravljenom emailu. Izvorne poruke premještaju se u vidljivu mapu za sigurnosnu kopiju na 30 dana. Cijeli proces opisan je u članku mogu li se datumi emailova ispraviti nakon migracije.

Nakon ispravka, nema ničega za konfigurirati u Outlooku, nema postavki za mijenjanje na svakom uređaju, nema zaobilaznih rješenja za pamtiti. Datumi su jednostavno točni, svugdje, trajno.

Prestanite se oslanjati na zaobilazno rješenje koje funkcionira samo napola. Pokrenite besplatno skeniranje da vidite koliko emailova ima pogrešne datume, i ispravite 10 besplatno kako biste provjerili rezultate.