Sortowanie po dacie wysyłki to nie rozwiązanie

Rada, która pojawia się na każdym forum

Wystarczy wpisać "emaile pokazują złą datę po migracji" w dowolnym forum IT, a pierwsza odpowiedź jest niemal zawsze taka sama: "Posortuj po dacie wysyłki zamiast dacie odebrania." Ta rada pojawia się na forach Microsoft, w wątkach pomocy Google Workspace, na Reddicie i w dyskusjach Spiceworks. Stała się domyślną odpowiedzią na to, co w rzeczywistości jest problemem danych na poziomie serwera.

Intencja jest dobra. W Outlooku zmiana kolumny sortowania z "Odebrano" na "Wysłano" faktycznie zmienia widoczną kolejność emaili. Wiadomości, które wyglądały, jakby miały tę samą datę migracji, nagle pojawiają się w oryginalnej kolejności chronologicznej. Na pierwszy rzut oka problem wydaje się rozwiązany.

Ale nie jest.

Dlaczego to pozornie działa

Poprawa wizualna

Gdy użytkownik zmienia widok Outlooka na sortowanie po "Dacie wysyłki", skrzynka odbiorcza od razu wygląda poprawnie. Emaile z 2020 roku pojawiają się przed tymi z 2023. Dla kogoś, kto patrzył na 10 000 wiadomości z identyczną datą migracji, to spektakularna zmiana.

Działa w jednym widoku, na jednym urządzeniu

To obejście działa dokładnie w jednym miejscu: w konkretnym folderze, na konkretnym urządzeniu, gdzie użytkownik dokonał zmiany. Przejście do innego folderu może przywrócić poprzedni widok. Sprawdzenie poczty na innym urządzeniu oznacza, że ustawienie tam nie obowiązuje.

Wszystkie sposoby, na jakie to zawodzi

Wyniki wyszukiwania nadal pokazują złe daty

Wyszukiwanie emaili w Outlooku, Gmailu, Apple Mail i Thunderbirdzie indeksuje wiadomości przy użyciu daty odebrania (INTERNALDATE), a nie daty wysyłki. Gdy użytkownik szuka "emaili odebrane w marcu 2022", silnik wyszukiwania sprawdza INTERNALDATE, która nadal wskazuje datę migracji. Wyszukiwanie zwraca zero wyników dla marca 2022 i wszystkie emaile dla daty migracji.

Dla użytkowników, którzy regularnie szukają po zakresie dat (księgowi szukający faktur z konkretnego kwartału, prawnicy zbierający korespondencję z okresu sprawy), skrzynka pocztowa jest funkcjonalnie bezużyteczna. Zmiana kolumny sortowania nie dotyka tego, czego używa silnik wyszukiwania.

Zgodność z przepisami i eDiscovery są zagrożone

Narzędzia takie jak Microsoft Purview, Google Vault czy platformy zgodności firm trzecich odpytują metadane po stronie serwera, w tym INTERNALDATE. Sortowanie po dacie wysyłki w Outlooku nie ma żadnego wpływu na to, co te narzędzia pobierają. Wniosek o zabezpieczenie dowodów dla "wszystkich emaili odebranych między styczniem a marcem 2023" zwróci niepoprawne wyniki.

Dla organizacji działających w sektorze finansowym, ochrony zdrowia, prawnym czy publicznym nieprawidłowe wyniki eDiscovery mogą prowadzić do sankcji, kar finansowych lub niekorzystnych orzeczeń sądowych. W Polsce dotyczy to m.in. wymogów RODO i przepisów o archiwizacji dokumentów.

Trzeba ustawiać na każdym urządzeniu i w każdym folderze

Outlook nie stosuje ustawień widoku globalnie. Zmiana kolumny sortowania w Skrzynce odbiorczej nie zmienia jej w Elementach wysłanych, Szkicach, Archiwum ani w folderach niestandardowych. Każdy folder trzeba dostosować osobno. Ustawienia są przechowywane lokalnie, co oznacza, że trzeba je powtórzyć na każdym urządzeniu. Dla organizacji liczącej 100 użytkowników, z których każdy ma 4 urządzenia i 10 folderów, daje to 4000 indywidualnych zmian widoku. Kto ma to wszystko zrobić?

INTERNALDATE nadal jest błędna

INTERNALDATE IMAP pozostaje niepoprawna na serwerze. Wpływa to na narzędzia do tworzenia kopii zapasowych, przyszłe narzędzia migracyjne (które propagują błędną INTERNALDATE), integracje API i systemy archiwizacji emaili. Problem z INTERNALDATE utrzymuje się bezterminowo, dopóki nie zostanie naprawiony na poziomie serwera.

Reguły i filtry emaili używają daty odebrania

Reguły Outlooka, filtry Gmaila i reguły transportu Exchange oparte na dacie odebrania będą działać nieprawidłowo. Reguła mówiąca "przenieś emaile odebrane ponad 90 dni temu do Archiwum" może zarchiwizować całą zawartość skrzynki albo nie zarchiwizować niczego. Przepływy Power Automate i skrypty Google Apps Script przetwarzające emaile na podstawie daty odebrania zwracają błędne wyniki.

Niektóre klienty pocztowe w ogóle tego nie obsługują

Nie wszystkie klienty pocztowe obsługują sortowanie po dacie wysyłki. Apple Mail na iOS nie oferuje opcji "sortuj po dacie wysyłki". Thunderbird obsługuje kolumny dat inaczej niż Outlook. Interfejsy webmail (Roundcube, Horde) mają ograniczone możliwości dostosowywania kolumn.

Wątki konwersacji są popsute

Klienty pocztowe obsługujące widok konwersacji grupują powiązane wiadomości na podstawie nagłówków i dat. Gdy daty odebrania są błędne, grupowanie konwersacji może nieprawidłowo porządkować wiadomości w wątku albo wyświetlać datę wątku jako datę migracji.

Prawdziwe rozwiązanie: naprawić dane po stronie serwera

Powód, dla którego "sortowanie po dacie wysyłki" zawodzi, jest prosty: to leczenie objawu (zła kolejność wyświetlania) bez naprawienia przyczyny (błędne metadane daty po stronie serwera). Prawdziwe rozwiązanie wymaga korekty metadanych daty na serwerze dla każdego dotkniętego emaila.

Po naprawieniu danych po stronie serwera każdy klient pocztowy wyświetla właściwą datę. Wyniki wyszukiwania zwracają dokładne zakresy dat. Narzędzia do zapewnienia zgodności odpytują właściwe znaczniki czasu. Reguły i filtry działają na podstawie rzeczywistej daty odebrania. Żadnych ustawień per urządzenie czy per folder. Korekta jest trwała i powszechna.

Jak Redate.io wykonuje korektę na poziomie serwera

Autorski silnik korekcji Redate.io łączy się ze skrzynką pocztową (Google Workspace, Microsoft 365 lub dowolny serwer IMAP) i skanuje każdy email w poszukiwaniu tych z nagłówkami "Received" dodanymi przez narzędzie migracyjne. Skanowanie jest bezpłatne.

Dla każdego dotkniętego emaila wieloetapowy potok analizy identyfikuje sygnatury migracji poprzez dopasowywanie wzorców do setek znanych sygnatur narzędzi migracyjnych, stosuje ukierunkowane korekty z zachowaniem integralności wiadomości (podpisy S/MIME, struktury multipart, załączniki inline, nagłówki nie-ASCII i dziesiątki innych przypadków brzegowych), a następnie przeprowadza weryfikację integralności każdego poprawionego emaila. Oryginały są przenoszone do widocznego folderu kopii zapasowej na 30 dni. Cały proces opisano szczegółowo w artykule jak naprawić daty emaili po migracji.

Po korekcie nie ma nic do konfigurowania w Outlooku, żadnych ustawień do zmiany na każdym urządzeniu, żadnych obejść do zapamiętania. Daty są po prostu poprawne, wszędzie, na stałe.

Nie warto polegać na obejściu, które działa tylko w połowie. Uruchom bezpłatne skanowanie, aby zobaczyć, ile emaili ma błędne daty, i popraw 10 z nich za darmo, żeby sprawdzić wyniki.