Сортирането по дата на изпращане не е решение

Съветът, който се среща навсякъде

Потърсете "имейлите показват грешна дата след миграция" в кой да е IT форум и първият отговор почти винаги е един и същ: "Сортирайте по дата на изпращане вместо по дата на получаване." Този съвет се среща в форумите на Microsoft, в нишките за помощ с Google Workspace, в Reddit и в дискусиите в Spiceworks. Превърнал се е в отговора по подразбиране на това, което всъщност е проблем с данните на ниво сървър.

Съветът идва от добро място. В Outlook промяната на колоната за сортиране от "Получено" на "Изпратено" наистина променя видимия ред на имейлите. Съобщенията, които изглежда имаха всички една и съща дата на миграция, изведнъж се наредват в оригиналната си хронологична последователност. На пръв поглед проблемът сякаш е решен.

Но не е.

Защо изглежда, че работи

Визуалното подобрение

Когато потребителят промени изгледа в Outlook, за да сортира по "Дата на изпращане", входящата кутия веднага изглежда нормална. Имейлите от 2020 г. се появяват преди тези от 2023 г. За потребител, който е гледал 10 000 имейла с една и съща дата, това е огромно подобрение.

Работи в един изглед, на едно устройство

Заобиколното решение чрез сортиране по дата на изпращане работи на точно едно място: конкретния изглед на конкретната папка, на конкретното устройство, където потребителят е направил промяната. Ако превключи към друга папка, изгледът може да се върне към предишния. Ако провери имейлите си на друго устройство, настройката не се прехвърля.

Всички начини, по които се проваля

Резултатите от търсенето все още показват грешни дати

Търсенето на имейли в Outlook, Gmail, Apple Mail и Thunderbird индексира съобщенията по дата на получаване (INTERNALDATE), не по дата на изпращане. Когато потребителят търси "имейли получени през март 2022 г.", търсачката проверява INTERNALDATE, която все още показва датата на миграцията. Търсенето връща нула резултати за март 2022 г. и всички имейли за датата на миграцията.

За потребители, които редовно търсят по диапазон от дати (счетоводители, търсещи фактури за конкретно тримесечие, адвокати, събиращи кореспонденция за определен период по дело), пощенската кутия е функционално неизползваема. Промяната на колоната за сортиране не засяга това, което използва търсачката.

Съответствието с нормативни изисквания и eDiscovery са компрометирани

Инструменти като Microsoft Purview, Google Vault и платформи за съответствие на трети страни извличат метаданни от страна на сървъра, включително INTERNALDATE. Сортирането по дата на изпращане в Outlook няма абсолютно никакъв ефект върху това, което тези инструменти извличат. Искане за правна защита за "всички имейли получени между януари и март 2023 г." ще върне неверни резултати.

За организации от сферата на финансите, здравеопазването, правото и публичния сектор неточните резултати от eDiscovery могат да доведат до санкции, глоби или неблагоприятни съдебни решения. В България това касае задълженията по GDPR, проверките от НАП и изискванията за архивиране на документи.

Трябва да се настрои на всяко устройство и всяка папка

Outlook не прилага настройките за изглед глобално. Промяната на колоната за сортиране във Входящата поща не я променя в Изпратени, Чернови, Архив или персонализирани папки. Всяка папка трябва да се коригира поотделно. Настройките се съхраняват локално, което означава, че трябва да се повтарят на всяко устройство. За организация от 100 потребители, всеки с 4 устройства и 10 папки, това са 4000 индивидуални промени на изгледи. Кой ще го направи това?

INTERNALDATE все още е грешна

IMAP INTERNALDATE остава невярна на сървъра. Това засяга инструментите за архивиране, бъдещи инструменти за миграция (които разпространяват грешната INTERNALDATE), API интеграциите и системите за архивиране на имейли. Проблемът с INTERNALDATE продължава безкрайно, докато не бъде коригиран на ниво сървър.

Правилата и филтрите за имейл използват датата на получаване

Правилата в Outlook, филтрите в Gmail и транспортните правила на Exchange, базирани на датата на получаване, ще работят неправилно. Правило, което казва "премести имейли, получени преди повече от 90 дни, в Архив", може да архивира цялото съдържание на пощенската кутия или нищо. Потоците Power Automate и Google Apps Scripts, които обработват имейли въз основа на датата на получаване, ще дават неверни резултати.

Някои имейл клиенти изобщо не го поддържат

Не всички имейл клиенти поддържат сортиране по дата на изпращане. Apple Mail на iOS не предлага опция "сортиране по дата на изпращане". Thunderbird управлява колоните с дати по различен начин от Outlook. Уеб интерфейсите за поща (Roundcube, Horde) имат ограничени възможности за персонализиране на колоните.

Нишките на разговорите се разрушават

Имейл клиентите, поддържащи изглед по разговори, групират свързани съобщения въз основа на хедъри и дати. Когато датите на получаване са грешни, нишките на разговорите може да наредят съобщенията в грешен ред в рамките на нишка или да покажат датата на нишката като датата на миграцията.

Истинското решение: коригиране на данните от страна на сървъра

Причината "сортирането по дата на изпращане" да се проваля е, че третира симптома (грешен ред на показване) без да коригира причината (грешни метаданни за дата от страна на сървъра). Истинското решение изисква коригиране на метаданните за дата на сървъра за всеки засегнат имейл.

Веднъж коригирани данните от страна на сървъра, всеки имейл клиент показва правилната дата. Резултатите от търсенето връщат точни диапазони от дати. Инструментите за съответствие извличат правилните времеви отметки. Правилата и филтрите работят с реалната дата на получаване. Никакви настройки по устройство или по папка не са необходими. Корекцията е постоянна и универсална.

Как Redate.io извършва корекцията на ниво сървър

Собственият механизъм за корекция на Redate.io се свързва с пощенската кутия (Google Workspace, Microsoft 365 или всеки IMAP сървър) и сканира всеки имейл, за да идентифицира тези с хедъри "Received" от миграция. Сканирането е безплатно.

За всеки засегнат имейл многоетапният pipeline за анализ идентифицира сигнатурите за миграция чрез съпоставяне на шаблони спрямо стотици известни сигнатури на инструменти за миграция, прилага целенасочени корекции при запазване на целостта на съобщението (S/MIME подписи, multipart структури, вградени прикачени файлове, не-ASCII хедъри и десетки други гранични случаи), и изпълнява проверка на целостта за всеки коригиран имейл. Оригиналите се преместват в видима папка за архивиране за 30 дни. Целият процес е описан подробно в статията могат ли датите на имейлите да се коригират след миграция.

След корекцията няма нищо за настройване в Outlook, никакви промени на всяко устройство, никакви заобиколни решения за запомняне. Датите са просто верни, навсякъде, постоянно.

Спрете да разчитате на заобиколно решение, което работи само наполовина. Стартирайте безплатно сканиране, за да видите колко имейла имат грешни дати, и коригирайте 10 безплатно, за да проверите резултатите.