Rikiavimas pagal siuntimo datą nėra sprendimas

Patarimas, kurį rasite kiekviename forume

Paieškokite "el. laiškai rodo klaidingą datą po migracijos" bet kuriame IT forume, ir pirmasis atsakymas beveik visada bus tas pats: "Rikiuokite pagal siuntimo datą, o ne gavimo datą." Šis patarimas pasirodo Microsoft forumuose, Google Workspace pagalbos gijose, Reddit įrašuose ir Spiceworks diskusijose. Jis tapo numatytuoju atsakymu į tai, kas iš tikrųjų yra serverio lygio duomenų problema.

Patarimas kilęs iš gerų ketinimų. Programoje Outlook pakeitus rikiavimo stulpelį iš "Gauta" į "Išsiųsta", matomos el. laiškų eilės tvarka iš tikrųjų pasikeičia. Žinutės, kurios atrodė turinčios tą pačią migracijos datą, staiga atsiranda savo originalia chronologine seka. Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad problema išspręsta.

Bet taip nėra.

Kodėl atrodo, kad tai veikia

Vizualinis pagerinimas

Kai naudotojas pakeičia Outlook rodinį ir rikiuoja pagal "Siuntimo datą", gaunamųjų laiškų aplankas iš karto atrodo tvarkingas. 2020 metų el. laiškai rodomi prieš 2023 metų. Naudotojui, kuris matė 10 000 el. laiškų su ta pačia data, tai atrodo kaip puikus rezultatas.

Veikia viename rodinyje, viename įrenginyje

Rikiavimo pagal siuntimo datą apėjimas veikia tiksliai vienoje vietoje: konkrečiame aplanko rodinyje, konkrečiame įrenginyje, kuriame naudotojas atliko pakeitimą. Perjungus į kitą aplanką, rodinys gali grįžti atgal. Jei naudotojas tikrina el. paštą kitame įrenginyje, nustatymas nepersikelia.

Visos nesėkmės priežastys

Paieškos rezultatai vis tiek rodo klaidingas datas

El. laiškų paieška programose Outlook, Gmail, Apple Mail ir Thunderbird indeksuoja žinutes pagal gavimo datą (INTERNALDATE), o ne siuntimo datą. Kai naudotojas ieško "el. laiškų, gautų 2022 m. kovo mėn.", paieškos variklis tikrina INTERNALDATE, kuri vis dar rodo migracijos datą. Paieška grąžina nulius rezultatų 2022 m. kovui ir visus el. laiškus migracijos datai.

Naudotojams, kurie dažnai ieško pagal datų intervalus (buhalteriai, ieškantys konkretaus ketvirčio sąskaitų faktūrų, advokatai, renkantys bylos laikotarpio korespondenciją), pašto dėžutė tampa praktiškai nenaudojama. Rikiavimo stulpelio keitimas neturi jokio poveikio tam, ką naudoja paieškos variklis.

Atitiktis ir eDiscovery yra pažeisti

Tokios priemonės kaip Microsoft Purview, Google Vault ir trečiųjų šalių atitikties platformos užklausia serverio pusės metaduomenis, įskaitant INTERNALDATE. Rikiavimas pagal siuntimo datą programoje Outlook neturi absoliučiai jokio poveikio tam, ką šios priemonės gauna. Teisinis saugojimo reikalavimas dėl "visų el. laiškų, gautų 2023 m. sausio-kovo mėnesiais" grąžins neteisingus rezultatus.

Organizacijoms finansų, sveikatos apsaugos, teisės ir viešojo sektoriaus srityse netikslūs eDiscovery rezultatai gali sukelti sankcijas, baudas ar nepalankius teismo sprendimus. BVDK (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir kiti teisės aktai reikalauja duomenų tikslumo - tai ne tik formalumas.

Reikia nustatyti kiekviename įrenginyje ir kiekviename aplanke

Outlook nenaudo rodinių nustatymų globaliai. Pakeitus rikiavimo stulpelį Gaunamuosiuose, jis nesikeičia Išsiųstuose, Juodraščiuose, Archyve ar pasirinktiniuose aplankuose. Kiekvieną aplanką reikia keisti atskirai. Nustatymai saugomi lokaliai, tai reiškia, kad juos reikia kartoti kiekviename įrenginyje. 100 naudotojų organizacijoje, kur kiekvienas turi 4 įrenginius ir 10 aplankų, tai reiškia 4 000 individualių rodinių pakeitimų. Kas tai darys?

INTERNALDATE vis tiek klaidinga

IMAP INTERNALDATE lieka neteisinga serveryje. Tai veikia atsarginių kopijų kūrimo priemones, būsimus migracijos įrankius (kurie perduoda klaidingą INTERNALDATE toliau), API integracijas ir el. pašto archyvavimo sistemas. INTERNALDATE problema išlieka neribotą laiką, kol ji nepataisoma serverio lygiu.

El. pašto taisyklės ir filtrai naudoja gavimo datą

Outlook taisyklės, Gmail filtrai ir Exchange transporto taisyklės, pagrįstos gavimo data, veiks netinkamai. Taisyklė, kuri sako "perkelti el. laiškus, gautus daugiau nei prieš 90 dienų, į Archyvą", gali archyvuoti visą pašto dėžutės turinį arba visiškai nieko. Power Automate srautai ir Google Apps Scripts, apdorojantys el. laiškus pagal gavimo datą, duoda neteisingus rezultatus.

Kai kurios el. pašto programos to net nepalaiko

Ne visos el. pašto programos palaiko rikiavimą pagal siuntimo datą. Apple Mail iOS įrenginiuose nesiūlo parinkties "rikiuoti pagal siuntimo datą". Thunderbird datų stulpelius tvarko kitaip nei Outlook. Webmail sąsajos (Roundcube, Horde) turi ribotas stulpelių tinkinimo galimybes.

Pokalbių gijų tvarka suardoma

El. pašto programos, palaikančios pokalbių rodinį, grupuoja susijusias žinutes remdamosi antraštėmis ir datomis. Kai gavimo datos klaidingos, pokalbių gijų tvarka gali klaidingai sudėlioti žinutes gijos viduje arba rodyti gijos datą kaip migracijos datą.

Tikrasis sprendimas: pataisyti duomenis serverio pusėje

Priežastis, kodėl "rikiavimas pagal siuntimo datą" neveikia, yra ta, kad tai gydo simptomą (klaidingas rodymo eilės tvarka), netaisydamas priežasties (klaidingi datos metaduomenys serverio pusėje). Tikrasis sprendimas yra datos metaduomenų korekcija serveryje kiekvienam paveiktam el. laiškui.

Kai serverio pusės duomenys pataisyti, kiekviena el. pašto programa rodo teisingą datą. Paieška grąžina tikslius datų intervalus. Atitikties priemonės užklausia teisingus laiko žymenis. Taisyklės ir filtrai veikia pagal tikrą gavimo datą. Nereikia jokių nustatymų kiekviename įrenginyje ar aplanke. Korekcija yra nuolatinė ir universali.

Kaip Redate.io atlieka serverio lygio korekciją

Redate.io nuosavybinis korekcijos variklis prisijungia prie pašto dėžutės (Google Workspace, Microsoft 365 ar bet kurio IMAP serverio) ir nuskaito kiekvieną el. laišką, siekdamas nustatyti tuos, kuriuose yra migracijos "Received" antraštės. Nuskaitymas nemokamas.

Kiekvienam paveiktam el. laiškui daugiaetapinis analizės vamzdynas identifikuoja migracijos parašus pagal šablonus iš šimtų žinomų migracijos įrankių parašų, taiko tikslines korekcijas išsaugodamas žinutės vientisumą (S/MIME parašai, multipart struktūros, įterptiniai priedai, ne ASCII antraštės ir dešimtys kitų kraštutinių atvejų), ir atlieka vientisumo tikrinimą kiekvienam pataisytam el. laiškui. Originalai perkeliami į matomą atsarginių kopijų aplanką 30 dienų. Visas procesas aprašytas straipsnyje ar galima pataisyti el. laiškų datas po migracijos.

Po korekcijos nereikia nieko konfigūruoti programoje Outlook, nereikia keisti nustatymų kiekviename įrenginyje, nereikia prisiminti jokių apėjimų. Datos tiesiog teisingos, visur, visam laikui.

Nebesiremkite pusiau veikiančiu apėjimu. Pradėkite nemokamą nuskaitymą, kad pamatytumėte, kiek el. laiškų turi klaidingas datas, ir pataisykite 10 nemokamai, jei norite patikrinti rezultatus.