Kārtošana pēc sūtīšanas datuma nav risinājums

Visos forumos sastopamais padoms

Meklējiet "e-pasti rāda nepareizu datumu pēc migrācijas" jebkurā IT forumā, un pirmā atbilde gandrīz vienmēr ir vienāda: "Kārtojiet pēc sūtīšanas datuma, nevis saņemšanas datuma." Šis padoms parādās Microsoft forumos, Google Workspace palīdzības pavedienoes, Reddit ierakstos un Spiceworks diskusijās. Tas kļuvis par noklusējuma atbildi uz to, kas patiesībā ir servera līmeņa datu problēma.

Padoms nāk no labas vēlēšanās. Programmā Outlook, mainot kārtošanas kolonnu no "Saņemts" uz "Nosūtīts", redzamais e-pastu secībā tiešām mainās. Ziņojumi, kuriem, šķiet, visi bija viens un tas pats migrācijas datums, pēkšņi parādās pareizā hronoloģiskā secībā. Pirmajā acu uzmetienā problēma šķiet atrisināta.

Bet tā nav.

Kāpēc šķiet, ka tas darbojas

Vizuāls uzlabojums

Kad lietotājs maina Outlook skatu, lai kārtotu pēc "Sūtīšanas datuma", iesūtne uzreiz izskatās pareizi. E-pasti no 2020. gada parādās pirms 2023. gada e-pastiem. Lietotājam, kurš skatīja 10 000 e-pastus ar vienādu datumu, tas ir ievērojams uzlabojums.

Darbojas vienā skatā, vienā ierīcē

Kārtošana pēc sūtīšanas datuma darbojas tieši vienā vietā: konkrētā mapes skatā, konkrētajā ierīcē, kur lietotājs veica izmaiņas. Ja lietotājs pārslēdzas uz citu mapi, skats var atgriezties iepriekšējā. Ja lietotājs pārbauda e-pastus citā ierīcē, iestatījums netiek pārnests.

Visi veidi, kā tas neizdodas

Meklēšanas rezultāti joprojām rāda nepareizus datumus

E-pastu meklēšana programmās Outlook, Gmail, Apple Mail un Thunderbird indeksē ziņojumus, izmantojot saņemšanas datumu (INTERNALDATE), nevis sūtīšanas datumu. Kad lietotājs meklē "e-pasti saņemti 2022. gada martā", meklēšanas dzinējs pārbauda INTERNALDATE, kurā joprojām ir norādīts migrācijas datums. Meklēšana atgriež nulli rezultātu 2022. gada martam un atgriež visus e-pastus migrācijas datumam.

Lietotājiem, kuri bieži meklē pēc datumu diapazona (grāmatveži, kas meklē konkrēta ceturkšņa rēķinus, juristi, kas apkopo korespondenci par konkrētu lietu periodu), pastkaste ir funkcionāli nelietojama. Kārtošanas kolonnas maiņa neietekmē to, ko izmanto meklēšanas dzinējs.

Atbilstība un eDiscovery ir apdraudēti

Tādi rīki kā Microsoft Purview, Google Vault un trešo pušu atbilstības platformas vaicā servera puses metadatus, tostarp INTERNALDATE. Kārtošana pēc sūtīšanas datuma programmā Outlook absolūti neietekmē to, ko šie rīki izgūst. Juridiskās saglabāšanas pieprasījums "visi e-pasti, kas saņemti no 2023. gada janvāra līdz martam" atgriezīs nepareizus rezultātus.

Organizācijām finanšu, veselības aprūpes, juridiskajā un publiskajā sektorā nepareizi eDiscovery rezultāti var radīt sankcijas, naudas sodus vai nelabvēlīgus tiesas spriedumus. Latvijā tas var nozīmēt arī problēmas ar Datu valsts inspekciju atbilstoši VDAR prasībām.

Jākonfigurē katrā ierīcē un katrā mapē

Outlook nepiemēro skata iestatījumus globāli. Kārtošanas kolonnas maiņa iesūtnē to nemaina Nosūtītajos, Melnrakstos, Arhīvā vai pielāgotajās mapēs. Katra mape jāpielāgo atsevišķi. Iestatījumi tiek glabāti lokāli, kas nozīmē, ka tie jāatkārto katrā ierīcē. Organizācijai ar 100 lietotājiem, katram ar 4 ierīcēm un 10 mapēm, tas ir 4 000 individuālu skata izmaiņu. Kurš to darīs?

INTERNALDATE joprojām ir nepareiza

IMAP INTERNALDATE serverī joprojām ir nepareiza. Tas ietekmē dublēšanas rīkus, nākamos migrācijas rīkus (kas izplata nepareizo INTERNALDATE), API integrācijas un e-pasta arhivēšanas sistēmas. INTERNALDATE problēma saglabājas bezgalīgi, kamēr tā netiek labota servera līmenī.

E-pasta noteikumi un filtri izmanto saņemšanas datumu

Outlook noteikumi, Gmail filtri un Exchange transporta noteikumi, kas balstīti uz saņemšanas datumu, darbosies nepareizi. Noteikums "pārvietot e-pastus, kas saņemti pirms vairāk nekā 90 dienām, uz Arhīvu" var arhivēt visu pastkastes saturu vai neko. Power Automate plūsmas un Google Apps Script skripti, kas apstrādā e-pastus pēc saņemšanas datuma, rada nepareizus rezultātus.

Daži e-pasta klienti to vispār neatbalsta

Ne visi e-pasta klienti atbalsta kārtošanu pēc sūtīšanas datuma. Apple Mail iOS nepiedāvā opciju "kārtot pēc sūtīšanas datuma". Thunderbird apstrādā datumu kolonnas atšķirīgi no Outlook. Tīmekļa pasta saskarnēm (Roundcube, Horde) ir ierobežotas kolonnu pielāgošanas iespējas.

Sarunas pavedieni tiek sajaukti

E-pasta klienti, kas atbalsta sarunu skatu, grupē saistītos ziņojumus, balstoties uz galvenēm un datumiem. Kad saņemšanas datumi ir nepareizi, sarunas pavedienu kārtošana var nepareizi sakārtot ziņojumus pavedienā vai parādīt pavediena datumu kā migrācijas datumu.

Īstais risinājums: labot servera puses datus

Iemesls, kāpēc "kārtošana pēc sūtīšanas datuma" neizdodas, ir tas, ka tā risina simptomu (nepareiza attēlošanas secība), neizlabojot cēloni (nepareizi datumu metadati servera pusē). Īstais risinājums ir datumu metadatu labošana serverī katram ietekmētajam e-pastam.

Kad servera puses dati ir izlaboti, katrs e-pasta klients rāda pareizo datumu. Meklēšanas rezultāti atgriež precīzus datumu diapazonus. Atbilstības rīki vaicā pareizos laikspiedolus. Noteikumi un filtri darbojas pēc reālā saņemšanas datuma. Neviens iestatījums pēc ierīces vai mapes nav nepieciešams. Labojums ir pastāvīgs un universāls.

Kā Redate.io veic labošanu servera līmenī

Redate.io patentētais korekcijas dzinējs pieslēdzas pastkastei (Google Workspace, Microsoft 365 vai jebkuram IMAP serverim) un skenē katru e-pastu, lai identificētu tos ar migrācijas "Received" galvenēm. Skenēšana ir bezmaksas.

Katram ietekmētajam e-pastam daudzpakāpju analīzes cauruļvads identificē migrācijas rīku parakstus, izmantojot paraugu salīdzināšanu ar simtiem zināmu migrācijas rīku parakstu, piemēro mērķtiecīgas korekcijas, saglabājot ziņojuma integritāti (S/MIME paraksti, multipart struktūras, iegultie pielikumi, ne-ASCII galvenes un desmitiem citu robežgadījumu), un veic integritātes pārbaudi katram izlabotajam e-pastam. Oriģināli tiek pārvietoti uz redzamu dublēšanas mapi uz 30 dienām. Viss process ir aprakstīts rakstā vai e-pastu datumus var labot pēc migrācijas.

Pēc labošanas Outlook nav jākonfigurē, nav jāmaina iestatījumi katrā ierīcē, nav jāatceras nekādi aprisinājumi. Datumi vienkārši ir pareizi, visur, pastāvīgi.

Pārstājiet paļauties uz aprisinājumu, kas darbojas tikai uz pusi. Palaidiet bezmaksas skenēšanu, lai redzētu, cik e-pastiem ir nepareizi datumi, un izlabojiet 10 bezmaksas, lai pārbaudītu rezultātus.