Saatmiskuupäeva järgi sortimine ei lahenda probleemi

Kõige levinum nõuanne igas foorumis

Otsige mõnest IT-foorumist "meilid näitavad pärast migratsiooni valet kuupäeva" ja esimene vastus on peaaegu alati sama: "Sorteerige saatmiskuupäeva järgi, mitte vastuvõtukuupäeva järgi." See nõuanne ilmub Microsofti foorumitel, Google Workspace'i abivestlustes, Redditi postitustes ja Spiceworksi aruteludes. Sellest on saanud vaikimisi vastus sellele, mis on tegelikult serveri tasandil andmeprobleem.

Nõuanne tuleb heast kavatsusest. Outlookis muudab sorteerimisveeruna "Vastuvõetud" asemel "Saadetud" valimine meilide nähtavat järjekorda tõepoolest ära. Sõnumid, mis tundusid kõik sama migratsioonikuupäevaga, ilmuvad äkki õiges kronoloogilises järjekorras. Esmapilgul tundub probleem lahendatuna.

Aga ei ole.

Miks see tundub töötavat

Visuaalne paranemine

Kui kasutaja muudab Outlooki vaate sorteerimiseks "Saatmiskuupäeva" järgi, näeb postkast kohe korras välja. 2020. aasta meilid ilmuvad enne 2023. aasta meile. Kasutajale, kes vaatas 10 000 meili kõik sama kuupäevaga, on see märkimisväärne paranemine.

Töötab ühes vaates, ühes seadmes

Saatmiskuupäeva järgi sortimise lahendus toimib täpselt ühes kohas: konkreetse kausta vaates, konkreetses seadmes, kus kasutaja muudatuse tegi. Kui kasutaja läheb teise kausta, võib vaade tagasi pöörduda. Kui kasutaja vaatab meile teises seadmes, ei kandu seadistus üle.

Kõik viisid, kuidas see ebaõnnestub

Otsingutulemused näitavad ikka valesid kuupäevi

Meiliotsing Outlookis, Gmailis, Apple Mailis ja Thunderbirdis indekseerib sõnumeid vastuvõtukuupäeva (INTERNALDATE) järgi, mitte saatmiskuupäeva järgi. Kui kasutaja otsib "märtsis 2022 saadud meile", kontrollib otsimotor INTERNALDATE'i, mis näitab ikka migratsioonikuupäeva. Otsing tagastab märtsi 2022 kohta null tulemust ja tagastab kõik meilid migratsioonikuupäeva kohta.

Kasutajatele, kes otsivad sageli kuupäevavahemiku järgi (raamatupidajad, kes otsivad konkreetse kvartali arveid, juristid, kes koguvad toimiku perioodi kirjavahetust), on postkast sisuliselt kasutuskõlbmatu. Sorteerimisveeru muutmine ei mõjuta seda, mida otsimotor kasutab.

Vastavus ja eDiscovery on ohustatud

Tööriistad nagu Microsoft Purview, Google Vault ja kolmanda osapoole vastavusplatvormid pärivad serveri poolel olevaid metaandmeid, sealhulgas INTERNALDATE'i. Saatmiskuupäeva järgi sortimine Outlookis ei mõjuta absoluutselt seda, mida need tööriistad tagastavad. Juriidiline säilitamistaotlus "kõigi jaanuarist märtsini 2023 saadud meilide kohta" tagastab valed tulemused.

Finants-, tervishoiu-, õigus- ja avalikus sektoris tegutsevate organisatsioonide jaoks võivad ebatäpsed eDiscovery tulemused kaasa tuua sanktsioone, trahve või ebasoodsaid kohtuotsuseid. Euroopa andmekaitseregulatsioon (GDPR) ja sellega seotud auditinõuded eeldavad täpseid metaandmeid.

Tuleb seadistada igas seadmes ja igas kaustas

Outlook ei rakenda vaateseadistusi globaalselt. Sorteerimisveeru muutmine Postkastis ei muuda seda Saadetud, Mustandid, Arhiiv ega kohandatud kaustades. Iga kausta tuleb eraldi kohandada. Seadistused salvestatakse lokaalselt, mis tähendab, et neid tuleb korrata igas seadmes. 100 kasutajaga organisatsiooni jaoks, kellest igaühel on 4 seadet ja 10 kausta, teeb see 4000 eraldi vaatemuudatust. Kes seda teeb?

INTERNALDATE on ikka vale

IMAP INTERNALDATE jääb serveris valeks. See mõjutab varundamistööriistu, tulevasi migratsioonitööriistu (mis levitavad vale INTERNALDATE'i edasi), API integratsioone ja meilide arhiveerimissüsteeme. INTERNALDATE'i probleem püsib lõputult, kuni seda ei parandata serveri tasandil.

Meilireeglistik ja filtrid kasutavad vastuvõtukuupäeva

Outlooki reeglid, Gmaili filtrid ja Exchange'i transpordireeglistik, mis põhinevad vastuvõtukuupäeval, hakkavad valesti toimima. Reegel "teisalda üle 90 päeva tagasi saadud meilid Arhiivi" võib arhiveerida kogu postkasti sisu või mitte midagi. Power Automate'i vood ja Google Apps Scriptid, mis töötlevad meile vastuvõtukuupäeva alusel, annavad valed tulemused.

Mõned meilikliendid ei toeta seda isegi mitte

Kõik meilikliendid ei toeta saatmiskuupäeva järgi sortimist. Apple Mail iOS-is ei paku valikut "sorteeri saatmiskuupäeva järgi". Thunderbird käsitleb kuupäevaVeerge Outlookist erinevalt. Veebipostkastide liidesed (Roundcube, Horde) pakuvad piiratud veeru kohandamise võimalusi.

Vestluslõngad lähevad katki

Meilikliendid, mis toetavad vestlusvaadet, rühmitavad seotud sõnumid päiste ja kuupäevade põhjal. Kui vastuvõtukuupäevad on valed, võib vestluslõng järjestada sõnumid lõimes valesti või kuvada lõime kuupäevana migratsioonikuupäeva.

Tegelik lahendus: parandada serveri poolel olevad andmed

Põhjus, miks "saatmiskuupäeva järgi sortimine" ebaõnnestub, on see, et see käsitleb sümptomit (vale kuvamisjärjekord) ilma põhjust parandamata (valed kuupäevametaandmed serveri poolel). Tegelik lahendus nõuab kuupäevametaandmete parandamist serveris iga mõjutatud meili puhul.

Kui serveri poolel olevad andmed on parandatud, kuvab iga meiliklient õiget kuupäeva. Otsingutulemused tagastavad täpsed kuupäevavahemikud. Vastavustööriistad pärivad õigeid ajatempleid. Reeglid ja filtrid töötavad tegeliku vastuvõtukuupäeva põhjal. Seadmeti ega kaustati seadistamist pole vaja. Parandus on püsiv ja universaalne.

Kuidas Redate.io serveri tasandi paranduse teostab

Redate.io patenteeritud parandusmotor ühendub postkastiga (Google Workspace, Microsoft 365 või mõni muu IMAP-server) ja skannib iga meili, et tuvastada migratsiooniga seotud "Received" päistega sõnumid. Skaneerimine on tasuta.

Iga mõjutatud meili puhul tuvastab mitmeastmeline analüüsipipeline migratsioonisignatuurid, rakendades mustrite sobitamist sajandite tuntud migratsioonitööriistade signatuuride põhjal, rakendab sihtotstarbelisi parandusi, säilitades sõnumi tervikluse (S/MIME allkirjad, multipart-struktuurid, manustatud lisad, mitte-ASCII päised ja kümneid muid eriolukordade juhtumeid), ning teostab tervikluse kontrolli iga parandatud meili puhul. Originaalid teisaldatakse nähtavasse varunduskausta 30 päevaks. Kogu protsess on kirjeldatud artiklis kuidas parandada e-kirjade kuupäevi pärast migratsiooni.

Pärast parandust pole Outlookis midagi seadistada, igas seadmes pole ühtegi sätet muuta, ühtegi lahendust pole meeles pidada. Kuupäevad on lihtsalt õiged, igal pool, alaliselt.

Lõpetage pooliku lahenduse peale lootmine. Käivitage tasuta skaneerimine, et näha, kui palju meilidel on valed kuupäevad, ja parandage 10 meili tasuta tulemuste kontrollimiseks.