Razvrščanje po datumu pošiljanja ni rešitev

Nasvet, ki kroži na vsakem forumu

Poiščite "e-pošta prikazuje napačen datum po selitvi" na katerem koli IT forumu in prvi odgovor je skoraj vedno enak: "Razvrstite po datumu pošiljanja namesto po datumu prejema." Ta nasvet se pojavlja na Microsoftovih forumih, nitih za pomoč pri Google Workspace, objavah na Redditu in razpravah na Spiceworks. Postal je privzeti odgovor na tisto, kar je v resnici težava s podatki na ravni strežnika.

Nasvet izhaja iz dobre namere. V Outlooku sprememba stolpca za razvrščanje iz "Prejeto" na "Poslano" dejansko spremeni vidni vrstni red e-sporočil. Sporočila, ki so se zdela, da imajo vsa isti datum selitve, se nenadoma pojavijo v svojem prvotnem kronološkem zaporedju. Na prvi pogled se zdi, da je težava rešena.

Toda ni.

Zakaj zgleda, kot da deluje

Vidna izboljšava

Ko uporabnik spremeni pogled v Outlooku tako, da razvršča po "Datumu pošiljanja", je mapa dohodne pošte takoj videti pravilna. E-sporočila iz leta 2020 se pojavijo pred tistimi iz leta 2023. Za uporabnika, ki je gledal 10.000 e-sporočil z istim datumom, je to spektakularna izboljšava.

Deluje v enem pogledu, na eni napravi

Obvod z razvrščanjem po datumu pošiljanja deluje na natanko enem mestu: v pogledu določene mape, na določeni napravi, kjer je uporabnik naredil spremembo. Če uporabnik preklopi na drugo mapo, se pogled lahko ponastavi. Če si e-pošto ogleduje na drugi napravi, se nastavitev ne prenese.

Vse, kjer to odpove

Rezultati iskanja še vedno prikazujejo napačne datume

Iskanje e-pošte v Outlooku, Gmailu, Apple Mail in Thunderbirdu indeksira sporočila z datumom prejema (INTERNALDATE), ne z datumom pošiljanja. Ko uporabnik išče "e-sporočila prejeta marca 2022", iskalnik preveri INTERNALDATE, ki še vedno kaže datum selitve. Iskanje vrne nič rezultatov za marec 2022 in vrne vsa e-sporočila za datum selitve.

Za uporabnike, ki pogosto iščejo po datumskih razponih (računovodje, ki iščejo račune za določeno četrtletje, odvetniki, ki zbirajo korespondenco za določeno obdobje), je nabiralnik funkcionalno neuporaben. Sprememba stolpca za razvrščanje ne vpliva na tisto, kar iskalnik dejansko uporablja.

Skladnost in eDiscovery sta ogrožena

Orodja kot so Microsoft Purview, Google Vault in platforme tretjih ponudnikov za zagotavljanje skladnosti poizvedujejo po metapodatkih na strani strežnika, vključno z INTERNALDATE. Razvrščanje po datumu pošiljanja v Outlooku nima absolutno nobenega učinka na to, kar ta orodja pridobijo. Zahteva za pravno hrambo za "vsa e-sporočila prejeta med januarjem in marcem 2023" bo vrnila napačne rezultate.

Za organizacije v finančnem sektorju, zdravstvu, pravu in javni upravi lahko netočni rezultati eDiscovery privedejo do sankcij, glob ali neugodnih sodnih odločitev. V okviru uredbe GDPR so zahteve po sledljivosti komunikacij prav tako resne zadeve, ki jih preprosto ne morete prezreti.

Nastaviti je treba na vsaki napravi in v vsaki mapi

Outlook ne uveljavlja nastavitev pogleda globalno. Sprememba stolpca za razvrščanje v mapi Prejeta pošta je ne spremeni v Poslani pošti, Osnutkih, Arhivu ali mapah po meri. Vsako mapo je treba prilagoditi posebej. Nastavitve so shranjene lokalno, kar pomeni, da jih je treba ponoviti na vsaki napravi. Za organizacijo s 100 uporabniki, vsak s 4 napravami in 10 mapami, je to 4.000 posameznih sprememb pogleda. Kdo bo to naredil?

INTERNALDATE je še vedno napačna

IMAP INTERNALDATE ostane napačna na strežniku. To vpliva na varnostna kopirna orodja, prihodnja orodja za selitev (ki napačno INTERNALDATE naprej razširjajo), API integracije in sisteme za arhiviranje e-pošte. Težava z INTERNALDATE ostaja nedoločen čas, dokler ni popravljena na ravni strežnika.

Pravila in filtri e-pošte uporabljajo datum prejema

Pravila Outlooka, filtri Gmaila in pravila prenosa Exchange, ki temeljijo na datumu prejema, bodo nepravilno delovala. Pravilo, ki pravi "premakni e-sporočila prejeta pred več kot 90 dnevi v Arhiv", lahko arhivira celotno vsebino nabiralnika ali pa prav nič. Tokovi Power Automate in skripte Google Apps, ki obdelujejo e-pošto na podlagi datuma prejema, bodo dajali napačne rezultate.

Nekateri e-poštni odjemalci tega sploh ne podpirajo

Vsi e-poštni odjemalci ne podpirajo razvrščanja po datumu pošiljanja. Apple Mail na iOS ne ponuja možnosti "razvrsti po datumu pošiljanja". Thunderbird upravlja z datumskimi stolpci drugače kot Outlook. Spletni vmesniki (Roundcube, Horde) imajo omejene možnosti prilagajanja stolpcev.

Niti pogovorov so pokvarjene

E-poštni odjemalci, ki podpirajo pogled po pogovorih, združujejo povezana sporočila na podlagi glav in datumov. Ko so datumi prejema napačni, se sporočila v niti lahko pojavijo v napačnem vrstnem redu ali pa je prikazani datum niti kar datum selitve.

Prava rešitev: popraviti podatke na strani strežnika

Razlog, zakaj "razvrščanje po datumu pošiljanja" odpove, je ta, da obravnava simptom (napačen vrstni red prikaza) brez popravka vzroka (napačni metapodatki o datumu na strani strežnika). Prava rešitev zahteva popravek metapodatkov o datumu na strežniku za vsako prizadeto e-sporočilo.

Ko so podatki na strani strežnika popravljeni, vsak e-poštni odjemalec prikaže pravilen datum. Rezultati iskanja vrnejo natančne datumske razpone. Orodja za skladnost poizvedujejo po pravilnih časovnih žigih. Pravila in filtri delujejo na podlagi resničnega datuma prejema. Nobenih nastavitev po napravi ali mapi ni treba izvajati. Popravek je trajen in splošen.

Kako Redate.io izvede popravek na ravni strežnika

Lastniški korekcijski mehanizem Redate.io se poveže z nabiralnikom (Google Workspace, Microsoft 365 ali kateri koli strežnik IMAP) in skenira vsako e-sporočilo, da identificira tista z migracijskimi glavami "Received". Skeniranje je brezplačno.

Za vsako prizadeto e-sporočilo večstopenjski analitični cevovod identificira podpise migracijskih orodij z ujemanjem vzorcev na stotinah znanih podpisov, uporabi ciljno usmerjene popravke ob hkratnem ohranjanju integritete sporočila (podpisi S/MIME, strukture multipart, priložene datoteke, glave z znaki, ki niso ASCII, in desetine drugih robnih primerov), ter izvede preverjanje integritete za vsako popravljeno e-sporočilo. Izvirniki so premaknjeni v vidno mapo za varnostne kopije za 30 dni. Celoten postopek je opisan v članku ali se datumi e-pošte lahko popravijo po selitvi.

Po popravku v Outlooku ni ničesar za nastaviti, nobenih nastavitev za spremembo na vsaki napravi, nobenega obvoda za zapomniti. Datumi so preprosto pravilni, povsod, za vedno.

Nehajte se zanašati na obvod, ki deluje le napol. Zaženite brezplačno skeniranje, da vidite, koliko e-sporočil ima napačne datume, in brezplačno popravite 10, da preverite rezultate.