Por que o Outlook mostra a data errada
Apos uma migracao de email, usuarios do Outlook frequentemente descobrem que cada email exibe a mesma data - a da migracao. Esse problema afeta o Outlook Desktop, Outlook para Mac, o novo Outlook para Windows e o Outlook Mobile. A causa e a mesma em todas as versoes: o Outlook determina a data de "recebimento" lendo o cabecalho "Received" mais recente, e as ferramentas de migracao adicionam um novo cabecalho "Received" com o timestamp da migracao.
Como o Outlook determina a data de "recebimento"
Quando o Outlook exibe a data de um email, ele le o INTERNALDATE IMAP e os cabecalhos "Received" da mensagem. Para a coluna "Recebido" (que e a coluna de ordenacao padrao na maioria das visualizacoes do Outlook), o Outlook usa o timestamp do cabecalho "Received" mais alto. Em uma entrega normal, esse cabecalho reflete o momento em que a mensagem chegou ao servidor de email do destinatario. Apos a migracao, o cabecalho "Received" mais alto reflete o momento em que a ferramenta de migracao inseriu a mensagem no novo servidor.
A diferenca entre "Enviado" e "Recebido" no Outlook
O Outlook distingue duas colunas de data: "Enviado" (proveniente do cabecalho "Date" do email) e "Recebido" (proveniente dos cabecalhos "Received" ou do INTERNALDATE). Apos a migracao, a data "Enviado" pode ainda estar correta ja que o cabecalho "Date" original e preservado. Mas a data "Recebido" mostra o timestamp da migracao. Como a visualizacao padrao do Outlook ordena por data "Recebido", e a maioria dos usuarios nunca altera isso, e a data de migracao que todo mundo ve.
Verificacao rapida - e um problema de data de migracao?
Antes de tentar uma correcao, e preciso confirmar que o problema e realmente causado pelos cabecalhos de migracao e nao por outra coisa.
Como ver os cabecalhos brutos no Outlook
No Outlook Desktop, abra o email em questao, clique em "Arquivo" e depois "Propriedades". A area "Cabecalhos de Internet" na parte inferior mostra os cabecalhos brutos. No Outlook na web (OWA), abra o email, clique no menu de tres pontos, depois "Exibir" e "Exibir detalhes da mensagem". Os cabecalhos brutos aparecem em uma janela popup.
Identificando o cabecalho "Received" de migracao
Procure um cabecalho "Received" contendo referencias a ferramenta de migracao. Padroes comuns incluem "mx.migrationwiz.com" para BitTitan, "cloudm.io" para CloudM, ou uma entrada generica "localhost" com um timestamp correspondente a data de migracao. Se o cabecalho "Received" mais alto tem uma data que corresponde a data de migracao (e difere da data original da mensagem), o problema esta confirmado. E esse cabecalho que o Redate.io identifica e corrige. Para guias especificos por ferramenta, veja a correcao de datas do Outlook apos migracao BitTitan, CloudM, imapsync, GSMMO, Exchange IMAP ou copia IMAP manual.
Solucoes que nao funcionam
Usuarios do Outlook e administradores de TI geralmente tentam varias abordagens antes de perceber que a correcao precisa ser feita no nivel do servidor, nao no cliente Outlook.
Alterar a coluna para data de "Enviado"
Trocar a visualizacao do Outlook de data "Recebido" para data "Enviado" e a solucao de contorno mais difundida. Isso muda a ordem de classificacao, mas nao corrige os dados subjacentes. Resultados de busca ainda referenciam a data de recebimento errada. Regras e filtros baseados na data de recebimento falham. Ferramentas de conformidade e eDiscovery que dependem dos timestamps de recebimento produzem resultados incorretos. E os usuarios precisam alterar essa configuracao em cada dispositivo e em cada pasta - uma carga de suporte que escala mal em uma organizacao.
Reconstruir os arquivos OST/PST
Alguns administradores tentam resolver o problema excluindo o cache local do Outlook (arquivo OST) e deixando o Outlook ressincronizar do servidor. Na verdade, isso nao resolve nada, ja que o problema existe no lado do servidor, nao no cache local. Os dados ressincronizados contem os mesmos cabecalhos "Received" de migracao, entao as datas continuam erradas. Da mesma forma, exportar para PST e reimportar nao remove os cabecalhos de migracao.
Configuracoes de visualizacao do Outlook
Ajustar configuracoes de visualizacao do Outlook, formatacao condicional ou opcoes de agrupamento nao consegue alterar a data que o Outlook le nos cabecalhos do email. Essas configuracoes controlam como os dados sao exibidos e organizados, mas o valor da data subjacente vem do servidor. Nenhuma combinacao de configuracoes de visualizacao pode forcar o Outlook a ignorar o cabecalho "Received" de migracao.
A solucao - restaurar as datas corretas no nivel do servidor
A unica forma de corrigir as datas erradas no Outlook apos a migracao e corrigir os emails no servidor. Uma vez que os dados do lado do servidor estejam corrigidos, o Outlook exibe automaticamente as datas corretas na proxima sincronizacao. Nenhuma modificacao no lado do cliente e necessaria.
Mas por que nao fazer por conta propria com um script? Porque e muito mais complexo do que uma operacao de buscar-e-substituir. Cada email tem uma estrutura de cabecalhos unica. Algumas mensagens carregam assinaturas digitais S/MIME que se tornam invalidas se um unico byte mudar. Outras tem criptografia PGP, partes MIME aninhadas, cabecalhos codificados em non-ASCII (RFC 2047), ou particularidades de Content-Transfer-Encoding que fazem tropecar um parser ingenuo. Fronteiras MIME corrompidas podem destruir silenciosamente os anexos. Um threading quebrado pode espalhar conversas por toda a caixa. E sem verificacao adequada, voce nem sabera que algo deu errado ate que um usuario reporte um anexo faltando tres semanas depois.
Como o Redate.io corrige as datas do Outlook
O Redate.io se conecta diretamente ao servidor de email (Google Workspace, Microsoft 365 ou qualquer servidor IMAP) e processa cada email atraves do seu motor de correcao proprietario. O motor executa um pipeline de analise multistagio que lida com correspondencia de assinaturas em centenas de perfis de ferramentas de migracao conhecidas, preserva a integridade da mensagem nas estruturas MIME complexas e verifica cada correcao antes de finaliza-la. As mensagens originais sao movidas para uma pasta visivel "Redate.io - Originals" por 30 dias.
Uma vez concluida a correcao pelo Redate.io, o Outlook recupera as datas corrigidas na sincronizacao seguinte. Nenhuma alteracao e necessaria nas configuracoes do Outlook. A correcao funciona em todas as versoes do Outlook porque e feita no nivel do servidor.
Antes e depois
Antes da correcao, uma caixa de entrada do Outlook apos migracao mostra cada email com a mesma data de recebimento (por exemplo "11 de abril de 2019" em mensagens originalmente enviadas entre 2015 e 2019). Apos o processamento pelo Redate.io, a mesma caixa exibe as datas originais corretas. Emails de 2015 mostram datas de 2015, emails de 2018 mostram datas de 2018. A ordenacao por data funciona corretamente de novo, e os resultados de busca retornam timestamps precisos.
Guia passo a passo
Corrigir as datas erradas do Outlook com o Redate.io se faz em tres etapas, independentemente da plataforma de email.
Usuarios Google Workspace
Para organizacoes que usam Google Workspace, o administrador cria uma Service Account com delegacao em nivel de dominio. Isso da ao Redate.io acesso as caixas sem necessitar das senhas individuais dos usuarios. O admin insere as credenciais da Service Account no Redate.io, seleciona as caixas a corrigir e inicia a analise gratuita. A analise identifica quantos emails tem datas erradas em cada caixa. Apos a revisao dos resultados, o admin escolhe um plano de precos e inicia a correcao. O Redate.io processa todas as caixas selecionadas automaticamente. Os usuarios veem as datas corrigidas no Outlook (e em qualquer outro cliente) apos a proxima sincronizacao.
Usuarios Microsoft 365
Para organizacoes Microsoft 365, o administrador registra um aplicativo Azure AD com as permissoes de email apropriadas. O Redate.io usa esse aplicativo para acessar as caixas do Exchange Online via API Microsoft Graph ou IMAP. O processo e o mesmo: conectar, analisar gratuitamente, revisar os resultados e corrigir. O consentimento do admin e necessario apenas uma vez e cobre todas as caixas do tenant.
Outros servidores IMAP
Para caixas hospedadas em outros servidores IMAP (Zimbra, Zoho, cPanel, Dovecot, Courier), os usuarios se conectam com suas credenciais de email padrao (endereco do servidor, nome de usuario, senha). O Redate.io se conecta via IMAP, analisa a caixa e aplica a mesma correcao. Essa opcao funciona para caixas individuais e nao requer acesso de administrador ao servidor.
Alias, independentemente da plataforma, o resultado e identico: o Outlook exibe as datas originais corretas, a ordenacao funciona corretamente e a ordem cronologica da caixa e inteiramente restaurada.
O Outlook mostra as datas erradas apos a migracao? Inicie uma analise gratuita para descobrir quantos emails estao afetados e corrija 10 gratuitamente para verificar os resultados.