Alte E-Mails haben alle dasselbe Datum: Was steckt dahinter?

Das Symptom: Hunderte alte E-Mails mit demselben Datum

Sie öffnen Outlook, Gmail oder Apple Mail an einem ganz normalen Morgen. Und irgendetwas stimmt nicht. Hunderte, manchmal Tausende alter E-Mails zeigen alle dasselbe Datum: das von vor wenigen Tagen oder Wochen. Nachrichten aus dem Jahr 2021, aus 2019, aus 2016 sehen aus, als wären sie gestern eingegangen. Die Sortierung nach Datum ergibt keinen Sinn mehr. Sie suchen eine wichtige E-Mail vom letzten Jahr und finden sie irgendwo in einem Block von Tausenden Nachrichten, die scheinbar alle am gleichen Tag angekommen sind.

Neue E-Mails zeigen dagegen korrekte Daten. Nur die alten Nachrichten sind betroffen.

Was ist da passiert?

Der erste Verdacht: ein Softwarefehler

Der naheliegende Gedanke: ein Bug. Outlook ist abgestürzt. Ein Update ist schiefgelaufen. Eine Datei ist beschädigt. Und damit beginnt oft eine frustrierende Suche: Man googelt "Outlook Datum falsch", landet auf Foren, die von OST-Dateien reden, von SCANPST.exe, vom Neuanlegen des Outlook-Profils...

Zwei Stunden später: Das Problem ist noch genauso da.

Übrigens ist SCANPST ein Reparaturtool für lokale Outlook-Datendateien. Es kann bestimmte Dateifehler beheben, greift aber nicht auf die auf dem Mailserver gespeicherten E-Mails zu. Selbst wenn Sie Ihre OST-Datei perfekt reparieren, bleiben die Daten falsch, weil das Problem gar nicht bei Ihnen liegt.

Das Problem steckt in den E-Mails selbst, auf dem Server.

Was wirklich passiert ist: eine Migration

In so gut wie allen Fällen tritt dieses Symptom nach einer E-Mail-Migration auf. Ihr Unternehmen ist von einem alten System zu Google Workspace, Microsoft 365 oder einem neuen Server gewechselt. Irgendwo hat jemand ein Tool verwendet, um alle Ihre E-Mails von einem Ort zum anderen zu übertragen.

Vielleicht wurden Sie gar nicht darüber informiert. Oder Sie wussten es, haben es aber nicht mit dem Datumsproblem in Verbindung gebracht. Das ist völlig normal.

Diese Migrationstools leisten eine erhebliche Arbeit: Sie kopieren Tausende von Nachrichten, ganze Ordner, Anhänge. Aber sie haben einen unangenehmen Nebeneffekt. Wenn eine E-Mail von einem Server auf einen anderen übertragen wird, fügt das Tool eine technische Zeile in die E-Mail ein, den sogenannten "Received:"-Header, der angibt, wann die Nachricht auf dem neuen Server angekommen ist. Also: das Datum der Migration.

Genau das ist der Kern des Problems.

Wie Ihr E-Mail-Client entscheidet, welches Datum angezeigt wird

Eine E-Mail enthält tatsächlich mehrere verschiedene Datumsangaben, die in ihren technischen Daten verborgen sind. Es gibt das ursprüngliche Sendedatum (das, was Sie normalerweise sehen), aber auch mehrere "Received:"-Header, die jeden Schritt des Nachrichtenwegs im Internet aufzeichnen.

(Falls Sie schon einmal auf "Quelltext anzeigen" oder "Vollständige Kopfzeilen" geklickt haben: Ja, dieser kryptische Textblock, der wie eine unleserliche Datenwüste aussieht. Genau das.)

Normalerweise liest Ihr E-Mail-Programm den neuesten "Received:"-Header, um zu entscheiden, wann eine E-Mail angezeigt werden soll. Diese Logik funktioniert einwandfrei: Der letzte "Received:"-Header entspricht immer dem Eingang der Nachricht in Ihrem Postfach, also wenige Sekunden nach dem Absenden.

Nach einer Migration dreht sich diese Logik aber gegen Sie. Das Migrationstool hat ganz oben einen neuen "Received:"-Header mit dem Übertragungsdatum eingefügt. Ihr E-Mail-Programm liest diesen Header zuerst, sieht das Migrationsdatum und zeigt es an. Das ursprüngliche Sendedatum ist noch immer vorhanden, unverändert, weiter unten in den E-Mail-Daten vergraben. Aber Ihr Programm sieht es nicht, weil es beim ersten Header aufhört.

Das Ergebnis: 8.000 E-Mails, die alle scheinbar an demselben Dienstag im November eingegangen sind.

Welche Tools dieses Problem verursachen

Die gängigsten Migrationstools verhalten sich alle so. BitTitan MigrationWiz, CloudM, imapsync, GSMMO (das kostenlose Google-Tool für die Migration aus Outlook) und viele andere. Das ist eigentlich kein Fehler dieser Tools: Es ist eine Konsequenz der technischen Funktionsweise des E-Mail-Protokolls. Diese Tools fügen den Header ein, weil das Protokoll genau das vorsieht, wenn eine Nachricht von einem Server auf einen anderen übertragen wird.

Das Problem ist, dass niemand die Nutzerinnen und Nutzer darauf hinweist, dass das passieren wird.

Wenn Ihr Unternehmen kürzlich das Mailsystem gewechselt hat oder Ihre IT-Abteilung eine "Cloud-Migration" durchgeführt hat, ist das sehr wahrscheinlich die Ursache. Sie können das überprüfen, indem Sie die betroffenen Daten ansehen: Fallen sie alle ungefähr in denselben Zeitraum? Wenn ja, ist das der Zeitraum der Migration.

Falsche Fährten, die Sie vermeiden sollten

Ein paar Lösungsansätze, die man in Foren häufig findet und die schlicht nicht funktionieren:

Datendatei mit SCANPST reparieren

Wie oben erwähnt: SCANPST repariert lokale Outlook-Dateien (die .pst- oder .ost-Dateien auf Ihrem Computer). Es verändert keine E-Mails auf dem Server. Nach der Reparatur haben Ihre E-Mails immer noch dieselben falschen Daten, weil diese Daten in den E-Mails selbst stecken, nicht in der lokalen Datei.

Outlook-Profil neu anlegen

Gleiche Logik. Ein neues Outlook-Profil anlegen bedeutet, lokal bei null anzufangen und dann alle E-Mails erneut vom Server herunterzuladen. Ihre E-Mails haben danach exakt dieselben falschen Daten wie zuvor. Sie haben lediglich Zeit damit verbracht, alles neu einzurichten.

Nach "Sendedatum" statt nach "Eingangsdatum" sortieren

Manche Foren empfehlen, das Sortierkriterium in Outlook von Eingangsdatum auf Sendedatum umzustellen. Das kann in manchen Fällen helfen... aber nicht immer. Und es löst das Problem nicht auf anderen Geräten, in anderen Programmen oder für andere Personen, die auf Ihr Postfach zugreifen. Die eigentliche Ursache bleibt bestehen. Sortierung nach Sendedatum ist kein Fix, das ist ein Pflaster.

E-Mail-Software neu installieren

Nein. Die E-Mails liegen auf dem Server, nicht in der Software. Outlook, Gmail, Apple Mail oder Thunderbird neu zu installieren ändert nichts an den online gespeicherten Daten.

Die gute Nachricht: Die echten Daten sind noch vorhanden

Hier ist etwas Wichtiges zu verstehen, das eine Korrektur überhaupt erst möglich macht: Das ursprüngliche Sendedatum jeder E-Mail wurde nicht gelöscht. Es ist noch da, in der E-Mail, in einem Header namens "Date:", der das vom Absender gewählte Sendedatum enthält. Das ist ein E-Mail-Standard (definiert in einer technischen Spezifikation namens RFC 2822), den alle Migrationstools respektieren, weil eine Änderung dieses Headers einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Standards darstellen würde.

Anders gesagt: Wenn Sie am 14. März 2022 eine E-Mail erhalten haben, enthält diese E-Mail dieses Datum noch irgendwo in ihren Daten. Es wird nur nicht mehr als erstes angezeigt.

Genau das macht eine Korrektur möglich. Es handelt sich nicht um einen Datenverlust. Es ist eine Frage der Metadaten-Auswertung: Ihr E-Mail-Programm liest das falsche Datum, während das richtige Datum nach wie vor vorhanden ist.

Warum eine manuelle Korrektur riskant ist

Vielleicht fragen Sie sich, ob ein IT-Fachmann einfach ein Skript schreiben kann, das das Problem behebt. Das Problem zu verstehen ist eine Sache. Es sauber bei Tausenden von E-Mails zu korrigieren, ohne eine einzige zu verlieren, ist eine ganz andere.

Eine E-Mail ist keine einfache Textdatei. Sie kann Anhänge enthalten, digitale Signaturen, Inhalte in komplexen Formaten. Die Metadaten einer solchen Nachricht zu ändern, ohne ihre Struktur zu zerstören, erfordert den Umgang mit Dutzenden von Sonderfällen: elektronisch signierte Nachrichten (S/MIME), verschlüsselte E-Mails (PGP), nicht standardkonforme Zeichenkodierungen, mehrteilige Strukturen... Ein selbst gebautes Skript, das bei 20 Test-E-Mails funktioniert, wird mit einem Produktions-Postfach mit 15.000 Nachrichten sehr wahrscheinlich nicht zuverlässig funktionieren. Und wenn etwas schiefgeht: Wie stellen Sie sicher, dass keine E-Mail beschädigt oder verloren gegangen ist? Mit einem selbst gebauten Skript: gar nicht.

Ohne einen Sicherungs- und Verifizierungsmechanismus für jede einzelne E-Mail ist das Risiko von Kollateralschäden real.

Was Redate.io macht

Redate.io ist ein Dienst, der speziell für dieses Problem entwickelt wurde. Er verbindet sich mit Ihrem Postfach (Google Workspace, Microsoft 365 oder ein IMAP-Server), identifiziert E-Mails, deren Daten durch eine Migration verfälscht wurden, und korrigiert sie über eine proprietäre Korrektur-Engine, die die gesamte Header-Kette analysiert und die Datums-Metadaten jeder Nachricht rekonstruiert.

Jede korrigierte E-Mail wird einzeln überprüft. Die Originale werden 30 Tage lang in einem sichtbaren Sicherungsordner aufbewahrt. Falls etwas nicht stimmt, können Sie zurückgehen.

Der erste Scan ist kostenlos: Redate.io analysiert Ihr Postfach und zeigt Ihnen genau, wie viele E-Mails betroffen sind, bevor Sie irgendeine Entscheidung treffen. Keine Überraschungen.

Die Abrechnung erfolgt als einmalige Zahlung, basierend auf dem Volumen der zu korrigierenden E-Mails. Kein Abonnement. Sie zahlen einmal, das Problem ist behoben.

Sie möchten wissen, wie viele E-Mails betroffen sind, bevor Sie sich festlegen? Starten Sie einen kostenlosen Scan Ihres Postfachs auf Redate.io und sehen Sie in wenigen Minuten, was wirklich drin ist.