Τα παλιά emails έχουν όλα την ίδια ημερομηνία: τι συμβαίνει;

Το σύμπτωμα: όλα τα παλιά emails σας με την ίδια ημερομηνία

Ανοίγετε το Outlook, το Gmail ή το Apple Mail ένα πρωί. Κάτι δεν πάει καλά. Εκατοντάδες, μερικές φορές χιλιάδες παλιά emails εμφανίζουν όλα την ίδια ημερομηνία: αυτή της προηγούμενης εβδομάδας, ή ακόμα των τελευταίων ημερών. Μηνύματα του 2021, του 2019, του 2016 φαίνονται σαν να παραλήφθηκαν χθες. Η ταξινόμηση κατά ημερομηνία δεν έχει πλέον κανένα νόημα. Ψάχνετε ένα σημαντικό email από πέρυσι και χάνεται μέσα σε ένα μπλοκ χιλιάδων μηνυμάτων που φαίνονται να έφτασαν την ίδια μέρα.

Τα νέα emails, αντίθετα, εμφανίζουν σωστές ημερομηνίες. Μόνο τα παλιά μηνύματα επηρεάζονται.

Τι στο καλό συνέβη;

Το πρώτο ένστικτο: να κατηγορήσουμε το λογισμικό

Φυσικά, σκέφτεστε ένα σφάλμα. Το Outlook «κόλλησε». Μια ενημέρωση που πήγε στραβά. Ένα κατεστραμμένο αρχείο. Και εκεί αρχίζει συνήθως το μαρτύριο: ψάχνετε "bug ημερομηνία Outlook", βρίσκετε φόρουμ που μιλούν για αρχεία OST, για SCANPST.exe, για επαναδημιουργία του προφίλ Outlook από το μηδέν...

Περνάτε δύο ώρες δοκιμάζοντας τα πάντα. Το πρόβλημα παραμένει.

Για την ιστορία, το SCANPST είναι ένα εργαλείο επιδιόρθωσης τοπικών αρχείων δεδομένων Outlook. Μπορεί να διορθώσει ορισμένες καταστροφές αρχείων, αλλά δεν αγγίζει τα δεδομένα που αποθηκεύονται στον διακομιστή email. Δηλαδή, ακόμα κι αν επισκευάσετε τέλεια το αρχείο OST σας, οι ημερομηνίες θα παραμείνουν λανθασμένες, γιατί το πρόβλημα δεν είναι στον υπολογιστή σας.

Το πρόβλημα βρίσκεται μέσα στα ίδια τα emails, στον διακομιστή.

Τι πραγματικά συνέβη: μια μεταφορά δεδομένων

Στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, αυτό το σύμπτωμα εμφανίζεται μετά από μια μεταφορά (migration) email. Η εταιρεία σας πέρασε από ένα παλιό σύστημα στο Google Workspace, στο Microsoft 365, ή σε κάποιον νέο διακομιστή. Κάποιος, κάπου, χρησιμοποίησε ένα εργαλείο για να μεταφέρει όλα τα emails σας από ένα σημείο σε άλλο.

Μπορεί να μην σας ενημέρωσαν. Ή το γνωρίζατε, αλλά δεν το συνδέσατε με το πρόβλημα των ημερομηνιών. Αυτό είναι απόλυτα κατανοητό.

Αυτά τα εργαλεία μεταφοράς κάνουν εντυπωσιακή δουλειά: αντιγράφουν χιλιάδες μηνύματα, ολόκληρους φακέλους, συνημμένα αρχεία. Έχουν όμως μια αρκετά ύπουλη παρενέργεια. Όταν ένα email μεταφέρεται από έναν διακομιστή σε άλλον, το εργαλείο προσθέτει μια μικρή τεχνική γραμμή στο email, που ονομάζεται επικεφαλίδα (header) "Received:", η οποία καταγράφει πότε το μήνυμα έφτασε στον νέο διακομιστή. Δηλαδή: την ημερομηνία της μεταφοράς.

Και εκεί ακριβώς είναι η ρίζα του προβλήματος.

Πώς ο client email αποφασίζει ποια ημερομηνία να εμφανίσει

Ένα email περιέχει στην πραγματικότητα πολλές διαφορετικές ημερομηνίες, κρυμμένες στα τεχνικά του δεδομένα. Υπάρχει η αρχική ημερομηνία αποστολής (αυτή που βλέπετε συνήθως), αλλά και επικεφαλίδες "Received:" που καταγράφουν κάθε στάδιο της διαδρομής του μηνύματος στο Internet.

(Αν έχετε ποτέ κάνει κλικ στο "Εμφάνιση πηγής" ή "Προβολή πλήρων επικεφαλίδων" σε ένα email, μάλλον έχετε δει αυτές τις κρυπτικές γραμμές που μοιάζουν με ακαταλαβίστικο κείμενο. Αυτό ακριβώς είναι.)

Υπό κανονικές συνθήκες, το πρόγραμμα email σας κοιτά την πιο πρόσφατη επικεφαλίδα "Received:" για να αποφασίσει πότε να εμφανίσει το email. Αυτή η λογική λειτουργεί άψογα: το τελευταίο "Received:" αντιστοιχεί πάντα στην άφιξη του μηνύματος στο γραμματοκιβώτιό σας, λίγα δευτερόλεπτα μετά την αποστολή.

Μετά από μια μεταφορά όμως, αυτή η λογική στρέφεται εναντίον σας. Το εργαλείο μεταφοράς πρόσθεσε μια νέα επικεφαλίδα "Received:" στην κορυφή, με την ημερομηνία μεταφοράς. Το πρόγραμμα email σας διαβάζει πρώτα αυτή την επικεφαλίδα, βλέπει την ημερομηνία μεταφοράς, και την εμφανίζει. Η αρχική ημερομηνία αποστολής είναι ακόμα εκεί, άθικτη, θαμμένη πιο κάτω στα δεδομένα του email. Αλλά το πρόγραμμά σας δεν τη βλέπει, γιατί σταματά στην πρώτη επικεφαλίδα.

Αποτέλεσμα: 8.000 emails που φαίνονται να έφτασαν όλα την ίδια Τρίτη του Νοεμβρίου.

Ποια εργαλεία προκαλούν αυτό το πρόβλημα;

Τα πιο διαδεδομένα εργαλεία μεταφοράς email έχουν όλα αυτή τη συμπεριφορά. BitTitan MigrationWiz, CloudM, imapsync, GSMMO (το δωρεάν εργαλείο της Google για μεταφορά από Outlook) και πολλά άλλα. Δεν πρόκειται ακριβώς για σφάλμα τους: είναι συνέπεια του τεχνικού τρόπου λειτουργίας του πρωτοκόλλου email. Αυτά τα εργαλεία προσθέτουν την επικεφαλίδα επειδή αυτό προβλέπει το πρωτόκολλο όταν ένα μήνυμα μεταφέρεται από έναν διακομιστή σε άλλον.

Το πρόβλημα είναι ότι κανείς δεν προειδοποιεί τους χρήστες ότι αυτό θα συμβεί.

Αν η εταιρεία σας άλλαξε πρόσφατα σύστημα email, ή αν το τμήμα πληροφορικής έκανε "μεταφορά στο cloud", αυτή είναι πολύ πιθανώς η αιτία του προβλήματος. Μπορείτε να το επαληθεύσετε κοιτώντας τις επηρεασμένες ημερομηνίες: αντιστοιχούν όλες περίπου στην ίδια χρονική περίοδο; Αν ναι, αυτή η περίοδος είναι η εποχή της μεταφοράς.

Οι λανθασμένες λύσεις που πρέπει να αποφύγετε

Μερικές λύσεις που συναντάμε συχνά στα φόρουμ, και που δεν λειτουργούν:

Επιδιόρθωση του αρχείου δεδομένων με SCANPST

Το αναφέραμε ήδη: το SCANPST επισκευάζει τοπικά αρχεία Outlook (αρχεία .pst ή .ost αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας). Δεν τροποποιεί τα emails στον διακομιστή. Μετά την επιδιόρθωση, τα emails σας θα εξακολουθούν να έχουν τις ίδιες λανθασμένες ημερομηνίες, γιατί αυτές οι ημερομηνίες βρίσκονται μέσα στα ίδια τα emails, όχι στο τοπικό αρχείο.

Επαναδημιουργία του προφίλ Outlook

Ίδια λογική. Η επαναδημιουργία ενός προφίλ Outlook ισοδυναμεί με ξεκίνημα από μηδενική βάση τοπικά, και στη συνέχεια εκ νέου λήψη όλων των emails από τον διακομιστή. Τα emails που θα κατεβάσετε θα έχουν ακριβώς τις ίδιες λανθασμένες ημερομηνίες. Απλώς χάσατε χρόνο να τα ξαναρυθμίσετε όλα.

Ταξινόμηση κατά "ημερομηνία αποστολής" αντί "ημερομηνία παραλαβής"

Κάποια φόρουμ προτείνουν να αλλάξετε το κριτήριο ταξινόμησης στο Outlook, από ημερομηνία παραλαβής σε ημερομηνία αποστολής. Αυτό μπορεί να βοηθήσει σε ορισμένες περιπτώσεις... αλλά όχι πάντα. Και δεν λύνει τίποτα για άλλα λογισμικά, άλλες συσκευές, ή άλλα άτομα που έχουν πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας. Η βαθύτερη αιτία παραμένει εκεί. Η ταξινόμηση κατά ημερομηνία αποστολής δεν είναι λύση, είναι επίδεση.

Επανεγκατάσταση του προγράμματος email

Όχι. Τα emails βρίσκονται στον διακομιστή, όχι στο λογισμικό. Η επανεγκατάσταση του Outlook, Gmail, Apple Mail ή Thunderbird δεν αλλάζει τίποτα στα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα online.

Τα καλά νέα: οι πραγματικές ημερομηνίες είναι ακόμα εκεί

Υπάρχει κάτι σημαντικό που πρέπει να καταλάβετε, και που κάνει τη διόρθωση εφικτή: η αρχική ημερομηνία αποστολής κάθε email δεν έχει διαγραφεί. Είναι ακόμα εκεί, μέσα στο email, σε μια επικεφαλίδα που ονομάζεται "Date:", η οποία αντιστοιχεί στην ημερομηνία αποστολής που επέλεξε ο αποστολέας. Είναι ένα πρότυπο email (ορισμένο από μια τεχνική προδιαγραφή που ονομάζεται RFC 2822) που όλα τα εργαλεία μεταφοράς σέβονται, γιατί η τροποποίησή του θα αποτελούσε σοβαρή παραβίαση των προτύπων.

Δηλαδή, αν λάβατε ένα email στις 14 Μαρτίου 2022, αυτό το email εξακολουθεί να περιέχει αυτή την ημερομηνία κάπου στα δεδομένα του. Απλώς δεν είναι πλέον αυτή που εμφανίζει πρώτα το πρόγραμμά σας.

Αυτό ακριβώς κάνει τη διόρθωση εφικτή. Το πρόβλημα δεν είναι απώλεια δεδομένων. Είναι θέμα ανάγνωσης μεταδεδομένων: το πρόγραμμα email σας διαβάζει τη λανθασμένη ημερομηνία, ενώ η σωστή ημερομηνία είναι πάντα παρούσα.

Γιατί να μην το διορθώσετε μόνοι σας;

Ίσως αναρωτιέστε αν ένας τεχνικός μπορεί απλώς να γράψει ένα script για να διορθώσει το πρόβλημα. Το να καταλαβαίνεις τι συμβαίνει είναι ένα πράγμα. Το να το διορθώσεις σωστά σε χιλιάδες emails χωρίς να χάσεις κανένα είναι κάτι εντελώς διαφορετικό.

Ένα email δεν είναι ένα απλό αρχείο κειμένου. Μπορεί να περιέχει συνημμένα, ψηφιακές υπογραφές, περιεχόμενο κωδικοποιημένο σε πολύπλοκες μορφές. Η τροποποίηση μεταδεδομένων σε ένα τέτοιο μήνυμα χωρίς να καταστραφεί η δομή του απαιτεί τη διαχείριση δεκάδων ειδικών περιπτώσεων: ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα μηνύματα (S/MIME), κρυπτογραφημένα emails (PGP), μη τυπικές κωδικοποιήσεις, δομές πολλαπλών τμημάτων... Ένα σπιτικό script που λειτουργεί σε 20 δοκιμαστικά emails πολύ πιθανώς δεν θα λειτουργήσει σωστά σε ένα γραμματοκιβώτιο παραγωγής με 15.000 μηνύματα. Και αν κάτι πάει στραβά, πώς θα σιγουρευτείτε ότι κανένα email δεν έχει καταστραφεί ή χαθεί; Με ένα σπιτικό script: αδύνατο.

Χωρίς μηχανισμό αντιγράφων ασφαλείας και ατομικής επαλήθευσης για κάθε email, ο κίνδυνος παράπλευρων ζημιών είναι πραγματικός.

Τι κάνει το Redate.io

Το Redate.io είναι μια υπηρεσία σχεδιασμένη αποκλειστικά για αυτό το πρόβλημα. Συνδέεται στο γραμματοκιβώτιό σας (Google Workspace, Microsoft 365, ή IMAP διακομιστή), εντοπίζει τα emails των οποίων οι ημερομηνίες έχουν αλλοιωθεί από μια μεταφορά, και τα διορθώνει μέσω ενός ιδιόκτητου μηχανισμού που αναλύει την πλήρη αλυσίδα επικεφαλίδων και ανακατασκευάζει τα μεταδεδομένα ημερομηνίας για κάθε μήνυμα.

Κάθε διορθωμένο email επαληθεύεται μεμονωμένα. Τα αρχικά αποθηκεύονται σε έναν ορατό φάκελο αντιγράφων ασφαλείας για 30 ημέρες. Αν κάτι δεν πάει καλά, μπορείτε να επιστρέψετε στην προηγούμενη κατάσταση.

Η αρχική σάρωση είναι δωρεάν: το Redate.io αναλύει το γραμματοκιβώτιό σας και σας δείχνει ακριβώς πόσα emails επηρεάζονται, πριν αποφασίσετε οτιδήποτε. Καμία έκπληξη.

Η τιμολόγηση βασίζεται σε εφάπαξ πληρωμή, ανάλογα με τον όγκο των emails που χρειάζονται διόρθωση. Χωρίς συνδρομή. Πληρώνετε μια φορά, το πρόβλημα λύνεται.

Θέλετε να δείτε την έκταση του προβλήματος πριν δεσμευτείτε; Εκτελέστε μια δωρεάν σάρωση του γραμματοκιβωτίου σας στο Redate.io και ανακαλύψτε σε λίγα λεπτά πόσα emails επηρεάζονται.