Što su deljeni sandučei?
Dijeljeni sandučei su računi elektroničke pošte kojima pristupa više korisnika unutar organizacije. Za razliku od osobnih sandučadi, deljeni sandučei služe timu ili funkciji: podrska@kompanija.com za službu za korisnike, prodaja@kompanija.com za prodajni odjel, info@kompanija.com za opće upite, fakturiranje@kompanija.com za računovodstvo. U velikim organizacijama, deljeni sandučei postoje i za odjele, projekte i lokacije.
Google Workspace i Microsoft 365 oba izvorno podržavaju deljene sandučee. A ti sandučei akumuliraju značajne količine emailova jer sva timska korespondencija prolazi kroz isti račun.
Zašto su deljeni sandučei pogođeni
Isti temeljni uzrok
Dijeljeni sandučei pogođeni su istim tehničkim problemom kao i osobni sandučei. Kad migracijski alat prenosi emailove putem IMAP APPEND-a, odredišni server dodaje zaglavlje "Received" s vremenskim pečatom migracije. Klijenti elektroničke pošte prikazuju datum migracije umjesto izvornog. Mehanizam je identičan. Pogledajte članak zašto emailovi prikazuju krive datume nakon migracije za potpuno objašnjenje.
Veći obujam emailova
Dijeljeni sandučei obično sadrže mnogo više emailova nego osobni sandučei. Aktivni sanduče podrške star pet godina može sadržavati 50.000 do 200.000 poruka. Kad sve te poruke prikazuju datum migracije, utjecaj je umnožen samim obujmom.
Zašto su problemi s datumima na deljenim sandučeima razorniji
Više korisnika pogođeno istovremeno
Kad osobni sanduče ima krive datume, jedna osoba je ometena. Kad deljeni sanduče ima krive datume, svaka osoba koja mu pristupa je pogođena. Tim podrške od osam osoba gubi sortiranje po datumu i pretraga istovremeno. Ovo doista nije zanemariva smetnja.
Utjecaj na odnos s klijentima
Dijeljeni sandučei često su primarna kontaktna točka s klijentima. Timovi podrške referenciraju prethodne emailove pri upravljanju predmetima. Prodajni timovi pretražuju prošle ponude po datumu. Kad su informacije o datumu iskrivljene, vremena odgovora rastu jer osoblje ne može pronaći relevantnu povijest. Kako locirati početnu reklamaciju klijenta iz februara kad svaki email kaže da je stigao 11. aprila?
Praćenje SLA-ova i usklađenost
Mnoge organizacije mjere usklađenost sa SLA-ovima na temelju datuma primitka emailova. Ako svaki email prikazuje datum migracije, izračuni SLA-a su iskrivljeni. Izvještaji koji mjere "prosječno vreme prvog odgovora" postaju besmisleni. Za regulirane organizacije, to stvara rizik usklađenosti.
Poremećaj radnih tijekova i automatizacija
Dijeljeni sandučei često imaju pravila, filtere i automatizirane radne tijekove. Exchange pravila koja arhiviraju emailove starije od 90 dana mogu odjednom arhivirati sve ili ništa. Power Automate tijekovi koji se aktiviraju na datum primitka proizvode netačne rezultate. Ti automatizirani procesi su pokvareni sve dok se datumi ne isprave.
Specifičnosti za deljene sandučee
Potreban je administratorski pristup
Za razliku od osobnih sandučadi gdje pojedinačni korisnik može autorizirati pristup, deljeni sandučei zahtevaju administratorske kredencijale. U Google Workspaceu, administrator mora dodijeliti pristup putem delegacije Service Accounta. U Microsoft 365, globalni ili Exchange administrator mora autorizirati vezu putem Azure AD-a.
Koordinirajte s timom
Budući da deljenim sandučeima pristupa više korisnika istovremeno, članovi tima moraju biti obaviješteni da mogu vidjeti privremene duplikate tijekom procesa ispravka (izvornik se čuva kao rezervna kopija dok se ispravljena verzija umeće). Nije potreban nikakav prekid rada; korisnici mogu nastaviti raditi tijekom obrade.
Veći sandučei trebaju više vremena
Osobni sanduče od 3.000 emailova obrađuje se za nekoliko minuta. Dijeljeni sanduče od 80.000 emailova traje proporcionalno duže. Obrada se može pokrenuti izvan radnog vremena po želji.
Kako Redate.io obrađuje deljene sandučee
Google Workspace
Redate.io se spaja putem Service Accounta s delegacijom na razini domene, što daje pristup bilo kojem sandučeu u domeni. Administrator unosi adresu elektroničke pošte dijeljenog sandučadi, pokreće besplatnu analizu, a vlasnički mehanizam za ispravke Redate.io-a obrađuje svaki pogođeni email s istim višestupanjskim analitičkim cevovodom kao i za osobne sandučee. Usporedba migracijskih potpisa na stotinama poznatih potpisa, provjera celovitosti na svakom ispravljenom emailu, izvornici sačuvani u folderu rezervne kopije 30 dana.
Microsoft 365
Dijeljeni sandučei u Microsoft 365 dostupni su putem iste Azure AD aplikacije korištene za redovne sandučee. Exchange administrator dodjeljuje dozvole aplikacije koje pokrivaju redovne i deljene sandučee u tenantu.
IMAP deljeni sandučei
Za deljene sandučee na drugim platformama (Zimbra, Dovecot, cPanel), Redate.io se spaja putem standardnog IMAP-a koristeći kredencijale sandučadi.
Cijene za deljene sandučee
Dijeljeni sandučei naplaćuju se po istoj tarifi kao i osobni sandučei, prema broju pogođenih emailova. Kako obično imaju veće obujme, mogu pasti u viši cjenovni razred. Organizacije koje ispravljaju više sandučadi koriste količinske popuste: 15 % za 5+ sandučadi, 25 % za 10+ i 35 % za 20+.
Česta pitanja
Mogu li članovi tima nastaviti koristiti deljeni sanduče tijekom ispravka?
Da. Redate.io ne zaključava sanduče. Članovi tima mogu nastaviti čitati i slati emailove. Mogu privremeno primijetiti duplikate poruka dok se ispravljene verzije umeću pokraj izvornika.
Primjenjuje li se ispravka na sve foldere?
Da. Redate.io analizira i ispravlja sve foldere, uključujući Pristiglu poštu, Poslane stavke, prilagođene foldere i podfoldere.
Što ako deljeni sanduče sadrži više od 100.000 emailova?
Kontaktirajte Redate.io za prilagođenu ponudu. Poslovne tarife dostupne su za iznimno velike deljene sandučee.
Želite obnoviti ispravne datume u svojim deljenim sandučeima? Pokrenite besplatnu analizu i saznajte koliko je emailova pogođeno te ispravite 10 besplatno za provjeru.