Kas ir kopīga pastkaste?
Kopīgās pastkastes ir e-pasta konti, kuriem piekļūst vairāki organizācijas lietotāji. Atšķirībā no personīgajām pastkastēm, kopīgās pastkastes apkalpo komandu vai funkciju: atbalsts@uznemums.com klientu apkalpošanai, pardosana@uznemums.com tirdzniecības nodaļai, info@uznemums.com vispārīgiem pieprasījumiem, rekini@uznemums.com grāmatvedībai. Lielās organizācijās kopīgās pastkastes pastāv arī nodaļām, projektiem un filiālēm.
Gan Google Workspace, gan Microsoft 365 atbalsta kopīgās pastkastes iebūvēti. Un šīs pastkastes uzkrāj ievērojamus e-pastu apjomus, jo visa komandas sarakste iet caur vienu un to pašu kontu.
Kāpēc kopīgās pastkastes ir skartas
Tas pats pamatcēlonis
Kopīgās pastkastes skar tā pati tehniskā problēma kā personīgās pastkastes. Kad migrācijas rīks pārsūta e-pastus caur IMAP APPEND, galamērķa serveris pievieno "Received" galveni ar migrācijas laikspiedolu. E-pasta klienti rāda migrācijas datumu oriģinālā vietā. Mehānisms ir identisks. Skatiet rakstu kāpēc e-pasti rāda nepareizos datumus pēc migrācijas pilnam skaidrojumam.
Lielāks e-pastu apjoms
Kopīgās pastkastes parasti satur daudz vairāk e-pastu nekā personīgās pastkastes. Aktīva atbalsta pastkaste, kas darbojas piecus gadus, var saturēt 50 000 līdz 200 000 ziņojumu. Kad visi šie ziņojumi rāda migrācijas datumu, ietekme ir pavairota vienkārši apjoma dēļ.
Kāpēc datumu problēmas kopīgajās pastkastēs ir traucējošākas
Vairāki lietotāji skarti vienlaicīgi
Kad personīgajai pastkastei ir nepareizi datumi, ir skarta viena persona. Kad kopīgajai pastkastei ir nepareizi datumi, ir skarta katra persona, kas tai piekļūst. Astoņu cilvēku atbalsta komanda vienlaicīgi zaudē kārtošanu pēc datuma un meklēšanu. Tas nav mazsvarīgs neērtums.
Ietekme uz klientu attiecībām
Kopīgās pastkastes bieži ir galvenais kontaktpunkts ar klientiem. Atbalsta komandas atsaucas uz iepriekšējiem e-pastiem, apstrādājot lietas. Pārdošanas komandas meklē iepriekšējos piedāvājumus pēc datuma. Kad datuma informācija ir sagrozīta, atbildes laiki palielinās, jo personāls nevar atrast atbilstošo vēsturi. Kā atrast klienta sākotnējo sūdzību no februāra, kad katrs e-pasts norāda, ka ir pienācis 11. aprīlī?
SLA un atbilstības izsekošana
Daudzas organizācijas mēra SLA atbilstību, balstoties uz e-pastu saņemšanas datumu. Ja katrs e-pasts rāda migrācijas datumu, SLA aprēķini ir sagrozīti. Pārskati, kas mēra "vidējo pirmo atbildes laiku", kļūst bezjēdzīgi. Regulētām organizācijām tas rada atbilstības risku.
Darbplūsmu un automatizācijas traucējumi
Kopīgajām pastkastēm bieži ir noteikumi, filtri un automatizētas darbplūsmas. Exchange noteikumi, kas arhivē e-pastus vecākus par 90 dienām, var pēkšņi visu arhivēt vai neko nearhivēt. Power Automate plūsmas, kas aktivizējas pēc saņemšanas datuma, dod nepareizus rezultātus. Šie automatizētie procesi ir sabojāti, kamēr datumi nav izlaboti.
Specifiskas piezīmes kopīgajām pastkastēm
Nepieciešama administratora piekļuve
Atšķirībā no personīgajām pastkastēm, kur individuālais lietotājs var autorizēt piekļuvi, kopīgajām pastkastēm nepieciešami administratora akreditācijas dati. Google Workspace administrators piešķir piekļuvi caur pakalpojuma konta deleģēšanu. Microsoft 365 globālais vai Exchange administrators autorizē savienojumu caur Azure AD.
Koordinēšana ar komandu
Tā kā kopīgajām pastkastēm vienlaicīgi piekļūst vairāki lietotāji, komandas locekļiem jābūt informētiem, ka labošanas procesa laikā var parādīties pagaidu dublikāti (oriģināls tiek saglabāts kā dublējumkopija, kamēr izlabotā versija tiek ievietota). Nav nepieciešama dīkstāve; lietotāji var turpināt darbu apstrādes laikā.
Lielākas pastkastes prasa vairāk laika
Personīga pastkaste ar 3000 e-pastiem tiek apstrādāta dažās minūtēs. Kopīga pastkaste ar 80 000 e-pastiem prasa proporcionāli vairāk laika. Apstrāde var notikt ārpus darba stundām, ja vēlams.
Kā Redate.io apstrādā kopīgās pastkastes
Google Workspace
Redate.io pieslēdzas caur pakalpojuma kontu ar deleģēšanu visā domēnā, kas piešķir piekļuvi jebkurai domēna pastkastei. Administrators ievada kopīgās pastkastes e-pasta adresi, palaiž bezmaksas skenēšanu, un Redate.io patentētais labošanas dzinējs apstrādā katru skartu e-pastu ar to pašu daudzpakāpju analīzes cauruļvadu kā personīgajām pastkastēm. Migrācijas parakstu salīdzināšana simtiem zināmu parakstu, integritātes pārbaude katram izlabotajam e-pastam, oriģināli saglabāti dublējumkopiju mapē 30 dienas.
Microsoft 365
Kopīgās pastkastes Microsoft 365 ir pieejamas caur to pašu Azure AD lietojumprogrammu, kas tiek izmantota parastajām pastkastēm. Exchange administrators piešķir lietojumprogrammas atļaujas, kas aptver gan parastās, gan kopīgās īrnieka pastkastes.
IMAP bāzētas kopīgās pastkastes
Kopīgajām pastkastēm uz citām platformām (Zimbra, Dovecot, cPanel) Redate.io pieslēdzas caur standarta IMAP, izmantojot pastkastes akreditācijas datus.
Kopīgo pastkašu cenas
Kopīgās pastkastes tiek apmaksātas pēc tās pašas likmes kā personīgās pastkastes, balstoties uz skartu e-pastu skaitu. Tā kā tām mēdz būt lielāki apjomi, tās var iekrist augstākā cenu pakāpē. Organizācijas, kas labo vairākas pastkastes, saņem apjoma atlaides: 15 % par 5+, 25 % par 10+ un 35 % par 20+ pastkastēm.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai komandas locekļi var turpināt izmantot kopīgo pastkasti labošanas laikā?
Jā. Redate.io nebloķē pastkasti. Komandas locekļi var turpināt lasīt un sūtīt e-pastus. Viņi var uz laiku pamanīt dubultus ziņojumus, kamēr izlabotās versijas tiek ievietotas blakus oriģināliem.
Vai labojums attiecas uz visām mapēm?
Jā. Redate.io skenē un labo visas mapes, tostarp Ienākošo pastu, Nosūtītos vienumus, pielāgotas mapes un apakšmapes.
Ko darīt, ja kopīgajā pastkastē ir vairāk par 100 000 e-pastiem?
Sazinieties ar Redate.io individuālam piedāvājumam. Uzņēmuma cenas ir pieejamas izņēmuma apjoma kopīgajām pastkastēm.
Vai esat gatavi atjaunot pareizos datumus kopīgajās pastkastēs? Palaidiet bezmaksas skenēšanu, lai redzētu, cik e-pastu ir skarti, un izlabojiet 10 bez maksas pārbaudei.