Dažniausias patarimas kiekviename forume
Paiieškokite „el. laiškai rodo klaidingą datą po migracijos" bet kuriame IT forume, ir pirmas atsakymas beveik visada bus tas pats: „Rūšiuokite pagal išsiuntimo datą vietoj gavimo datos." Šis patarimas pasirodo „Microsoft" forumuose, „Google Workspace" pagalbos temose, „Reddit" įrašuose ir „Spiceworks" diskusijose. Tai tapo numatytuoju atsakymu į tai, kas iš tiesų yra serverio lygio duomenų problema.
Patarimas kyla iš gerų ketinimų. „Outlook" programoje rūšiavimo stulpelio pakeitimas iš „Gauta" į „Išsiųsta" iš tiesų pakeičia matomą el. laiškų tvarką. Pranešimai, kurie atrodė visi turintys tą pačią migracijos datą, staiga atsiduria teisingoje chronologinėje sekoje. Iš pirmo žvilgsnio problema atrodo išspręsta.
Tačiau ji nėra.
Kodėl atrodo, kad tai veikia
Vizualinis pagerėjimas
Kai naudotojas pakeičia „Outlook" rodinį rūšiuoti pagal „Išsiuntimo datą", gautieji iš karto atrodo teisingai. 2020 m. el. laiškai pasirodo prieš 2023 m. el. laiškus. Naudotojui, kuris žiūrėjo į 10 000 el. laiškų, rodančių tą pačią datą, tai yra įspūdingas pagerėjimas.
Tai veikia viename rodinyje, viename įrenginyje
Rūšiavimo pagal išsiuntimo datą apėjimas veikia tiksliai vienoje vietoje: konkretaus aplanko rodinyje, konkrečiame įrenginyje, kur naudotojas atliko pakeitimą. Jei naudotojas persijungia į kitą aplanką, rodinys gali grįžti. Jei naudotojas tikrina el. paštą kitame įrenginyje, nustatymas nepersiduoda.
Visi būdai, kuriais tai nepavyksta
Paieškos rezultatuose vis tiek rodomos klaidingos datos
El. laiškų paieška „Outlook", „Gmail", „Apple Mail" ir „Thunderbird" indeksuoja pranešimus naudodama gavimo datą (INTERNALDATE), o ne išsiuntimo datą. Kai naudotojas ieško „el. laiškų, gautų 2022 m. kovą", paieškos variklis tikrina INTERNALDATE, kuri vis dar rodo migracijos datą. Paieška grąžina nulinius 2022 m. kovo rezultatus ir grąžina visus el. laiškus migracijos datai.
Naudotojams, kurie dažnai ieško pagal datų intervalą (buhalteriams, ieškantiems konkretaus ketvirčio sąskaitų, teisininkams, renkaintiems bylos laikotarpio korespondenciją), pašto dėžutė yra funkciškai nenaudojama. Rūšiavimo stulpelio keitimas nepaveikia to, ką naudoja paieškos variklis.
Atitiktis ir eDiscovery yra pažeisti
Tokie įrankiai kaip „Microsoft Purview", „Google Vault" ir trečiųjų šalių atitikties platformos užklausia serverio pusės metaduomenis, įskaitant INTERNALDATE. Rūšiavimas pagal išsiuntimo datą „Outlook" neturi jokio poveikio tam, ką šie įrankiai gauna. Teisinės apsaugos prašymas „visiems el. laiškams, gautiems nuo sausio iki kovo 2023 m." grąžins neteisingus rezultatus.
Organizacijoms finansų, sveikatos, teisės ir viešojo sektoriaus srityse netikslūs eDiscovery rezultatai gali lemti sankcijas, baudas ar nepalankius teismo sprendimus.
Turi būti nustatyta kiekviename įrenginyje ir kiekviename aplanke
„Outlook" netaiko rodinio nustatymų globaliai. Rūšiavimo stulpelio pakeitimas Gautuosiuose jo nekeičia Išsiųstuosiuose, Juodraščiuose, Archyve ar individualiuose aplankuose. Kiekvienas aplankas turi būti koreguojamas individualiai. Nustatymai saugomi lokaliai, o tai reiškia, kad jie turi būti pakartoti kiekviename įrenginyje. 100 naudotojų organizacijoje, kiekvienas su 4 įrenginiais ir 10 aplankų, tai 4000 individualių rodinio pakeitimų. Kas tai darys?
INTERNALDATE vis tiek klaidinga
IMAP INTERNALDATE lieka neteisinga serveryje. Tai paveikia atsarginių kopijų įrankius, būsimus migracijos įrankius (kurie platins klaidingą INTERNALDATE), API integracijas ir el. pašto archyvavimo sistemas. INTERNALDATE problema tęsiasi neribotą laiką, kol nepataisyta serverio lygiu.
El. pašto taisyklės ir filtrai naudoja gavimo datą
„Outlook" taisyklės, „Gmail" filtrai ir „Exchange" transporto taisyklės, paremtos gavimo data, veiks neteisingai. Taisyklė „perkelti el. laiškus, gautus seniau nei prieš 90 dienų, į Archyvą" gali suarchyvuoti visą pašto dėžutės turinį arba nieko. „Power Automate" srautai ir „Google Apps Scripts", apdorojantys el. laiškus pagal gavimo datą, duoda neteisingus rezultatus.
Kai kurie el. pašto klientai net nepalaiko
Ne visi el. pašto klientai palaiko rūšiavimą pagal išsiuntimo datą. „Apple Mail" „iOS" nesiūlo „rūšiuoti pagal išsiuntimo datą" parinkties. „Thunderbird" tvarko datos stulpelius kitaip nei „Outlook". Žiniatinklio sąsajos (Roundcube, Horde) turi ribotą stulpelių individualizavimą.
Pokalbių gijų susiejimas sugenda
El. pašto klientai, palaikantys pokalbio rodinį, grupuoja susijusius pranešimus pagal antraštes ir datas. Kai gavimo datos klaidingos, pokalbių gijų susiejimas gali neteisingai surikiuoti pranešimus gijoje arba rodyti gijos datą kaip migracijos datą.
Tikras sprendimas: pataisyti serverio pusės duomenis
Priežastis, kodėl „rūšiuoti pagal išsiuntimo datą" nepavyksta - tai gydo simptomą (klaidingą rodymo tvarką) nepataisydamas priežasties (klaidingų serverio pusės datos metaduomenų). Tikras sprendimas - pataisyti kiekvieno paveikto el. laiško datos metaduomenis serveryje.
Pataisius serverio pusės duomenis, kiekvienas el. pašto klientas rodo teisingą datą. Paieškos rezultatai grąžina tikslius datų intervalus. Atitikties įrankiai užklausia teisingas laiko žymas. Taisyklės ir filtrai veikia su tikra gavimo data. Jokio nustatymo kiekvienam įrenginiui ar aplankui nereikia. Taisymas yra nuolatinis ir universalus.
Kaip Redate.io atlieka serverio lygio taisymą
Redate.io nuosavybinis taisymo variklis prisijungia prie pašto dėžutės („Google Workspace", „Microsoft 365" ar bet kurio IMAP serverio) ir analizuoja kiekvieną el. laišką, identifikuodamas turinčius migracijos „Received" antraštes. Analizė nemokama.
Kiekvienam paveiktam el. laiškui daugiapakopis analizės konvejeris identifikuoja migracijos parašus šablonų atitikmeniu šimtams žinomų migracijos įrankių parašų, taiko tikslines korekcijas išsaugodamas pranešimo vientisumą (S/MIME parašus, daugiadales struktūras, įdėtus priedus, ne ASCII antraštes ir dešimtis kitų ribinių atvejų) ir atlieka vientisumo patikrą kiekvienam pataisytam el. laiškui. Originalai perkeliami į matomą atsarginės kopijos aplanką 30 dienų. Visas procesas išsamiai aprašytas straipsnyje kaip pataisyti el. pašto datas po migracijos.
Po taisymo nieko nereikia konfigūruoti „Outlook", jokio nustatymo keisti kiekviename įrenginyje, jokio apėjimo prisiminti. Datos tiesiog teisingos - visur, nuolat.
Nustokite remtis apėjimu, kuris veikia tik pusiau. Paleiskite nemokamą analizę ir sužinokite, kiek el. laiškų turi klaidingas datas, bei pataisykite 10 nemokamai rezultatams patikrinti.