A leggyakoribb tanács minden fórumon
Keressen rá bármely IT fórumon az "emailek rossz dátumot mutatnak migráció után" kifejezésre, és az első válasz szinte mindig ugyanaz: "Rendezzen küldési dátum szerint a fogadási dátum helyett." Ez a tanács megjelenik a Microsoft fórumokon, a Google Workspace súgószálakon, Reddit posztokban és Spiceworks beszélgetésekben. Az alapértelmezett válasszá vált arra, ami valójában egy szerver szintű adatprobléma.
A tanács jó szándékú. Az Outlookban a rendezési oszlop "Fogadva"-ról "Küldve"-re változtatása valóban megváltoztatja az emailek látható sorrendjét. Azok az üzenetek, amelyek mind a migrációs dátumot mutatták, hirtelen eredeti kronológiai sorrendjükben jelennek meg. Első pillantásra a probléma megoldottnak tűnik.
De nem az.
Miért tűnik működőnek
A vizuális javulás
Amikor egy felhasználó átváltja az Outlook nézetet "Küldési dátum" szerinti rendezésre, a postafiók azonnal helyesnek tűnik. A 2020-as emailek a 2023-asok előtt jelennek meg. Egy felhasználónak, aki 10 000 emailre bámult, amelyek mind ugyanazt a dátumot mutatták, ez látványos javulás.
Egy nézetben működik, egy eszközön
A küldési dátum szerinti rendezés kerülő megoldás pontosan egy helyen működik: abban az adott mappa-nézetben, azon az adott eszközön, ahol a felhasználó elvégezte a módosítást. Ha a felhasználó másik mappára vált, a nézet visszaállhat. Ha a felhasználó másik eszközön nézi az emailjeit, a beállítás nem öröklődik.
Az összes mód, ahogyan kudarcot vall
A keresési eredmények továbbra is rossz dátumot mutatnak
Az Outlook, Gmail, Apple Mail és Thunderbird email-keresője az üzeneteket a fogadási dátum (INTERNALDATE) alapján indexeli, nem a küldési dátum alapján. Amikor egy felhasználó keresi a "2022 márciusában fogadott emaileket", a keresőmotor az INTERNALDATE-et ellenőrzi, amely továbbra is a migrációs dátumot mutatja. A keresés nulla eredményt ad 2022 márciusára, és az összes emailt a migrációs dátumra adja vissza.
Azoknak a felhasználóknak, akik gyakran keresnek dátumtartomány szerint (könyvelők, akik egy adott negyedév számláit keresik, ügyvédek, akik egy adott időszak levelezését gyűjtik), a postafiók funkcionálisan használhatatlan. A rendezési oszlop megváltoztatása nem befolyásolja, amit a keresőmotor használ.
A megfelelőség és az eDiscovery sérül
Az olyan eszközök, mint a Microsoft Purview, a Google Vault és a harmadik féltől származó megfelelőségi platformok a szerver oldali metaadatokat kérdezik le, beleértve az INTERNALDATE-et. Az Outlookban a küldési dátum szerinti rendezés semmilyen hatással nincs arra, amit ezek az eszközök lekérdeznek. Egy "2023 január és március között fogadott összes email" jogi megőrzési kérelem hibás eredményeket fog adni.
A pénzügyi, egészségügyi, jogi és közszférában tevékenykedő szervezetek számára a pontatlan eDiscovery eredmények szankciókhoz, bírságokhoz vagy kedvezőtlen bírósági döntésekhez vezethetnek.
Minden eszközön és minden mappában be kell állítani
Az Outlook nem alkalmazza a nézetbeállításokat globálisan. A rendezési oszlop megváltoztatása a Beérkezett üzenetekben nem változtatja meg az Elküldött elemekben, Piszkozatokban, Archívumban vagy egyéni mappákban. Minden mappát külön-külön kell módosítani. A beállítások helyben tárolódnak, ami azt jelenti, hogy minden eszközön meg kell ismételni. Egy 100 felhasználós szervezetnél, ahol mindenki 4 eszközzel és 10 mappával rendelkezik, ez 4000 egyéni nézetmódosítás. Ki csinálja meg ezt?
Az INTERNALDATE továbbra is hibás
Az IMAP INTERNALDATE a szerveren hibás marad. Ez érinti a biztonsági mentési eszközöket, a jövőbeni migrációs eszközöket (amelyek továbbviszik a hibás INTERNALDATE-et), az API-integrációkat és az email-archiváló rendszereket. Az INTERNALDATE probléma határozatlan ideig fennmarad, amíg nem javítják szerver szinten.
Az email szabályok és szűrők a fogadási dátumot használják
Az Outlook szabályok, Gmail szűrők és Exchange szállítási szabályok, amelyek a fogadási dátumon alapulnak, hibásan fognak működni. Egy "90 napnál régebben fogadott emailek áthelyezése az Archívumba" szabály a postafiók teljes tartalmát archiválhatja, vagy semmit sem. A Power Automate folyamatok és Google Apps Scriptek, amelyek emaileket dolgoznak fel a fogadási dátum alapján, hibás eredményeket produkálnak.
Egyes levelezőkliensek nem is támogatják
Nem minden levelezőkliens támogatja a küldési dátum szerinti rendezést. Az Apple Mail iOS-en nem kínál "rendezés küldési dátum szerint" opciót. A Thunderbird az Outlooktól eltérően kezeli a dátumoszlopokat. A webmail felületek (Roundcube, Horde) korlátozott oszlop-testreszabási lehetőségeket kínálnak.
A beszélgetés-szálkezelés elromlik
A beszélgetésnézetet támogató levelezőkliensek a kapcsolódó üzeneteket fejlécek és dátumok alapján csoportosítják. Amikor a fogadási dátumok hibásak, a beszélgetésszálak hibásan rendezhetik az üzeneteket egy szálon belül, vagy a migrációs dátumot jeleníthetik meg a szál dátumaként.
Az igazi megoldás: a szerver oldali adatok javítása
A "küldési dátum szerinti rendezés" azért vall kudarcot, mert a tünetet (hibás megjelenítési sorrend) kezeli anélkül, hogy kijavítaná az okot (hibás szerver oldali dátum-metaadatok). Az igazi megoldás a szerveren lévő dátum-metaadatok javítása minden érintett emailnél.
Miután a szerver oldali adatok javítva vannak, minden levelezőkliens a helyes dátumot jeleníti meg. A keresési eredmények pontos dátumtartományokat adnak. A megfelelőségi eszközök helyes időbélyegeket kérdeznek le. A szabályok és szűrők a valódi fogadási dátumon működnek. Nincs szükség eszköz- vagy mappa-szintű beállításra. A javítás végleges és univerzális.
Hogyan végzi el a Redate.io a szerver szintű javítást
A Redate.io saját javítómotorja csatlakozik a postafiókhoz (Google Workspace, Microsoft 365 vagy bármely IMAP-szerver) és elemez minden emailt a migrációs "Received" fejlécek azonosítása érdekében. Az elemzés ingyenes.
Minden érintett emailnél a többlépcsős elemzési folyamat azonosítja a migrációs aláírásokat minta-illesztéssel ismert migrációs eszköz-aláírások százain, célzott javításokat alkalmaz az üzenet integritásának megőrzése mellett (S/MIME aláírások, multipart struktúrák, beágyazott mellékletek, nem ASCII fejlécek és tucatnyi más szélső eset), és integritásellenőrzést hajt végre minden javított emailen. Az eredetik 30 napig látható biztonsági másolat mappában maradnak. A teljes folyamat részletes leírása a hogyan javíthatók az email dátumok migráció után cikkben található.
A javítás után nincs mit konfigurálni az Outlookban, nincs beállítás, amit minden eszközön meg kell változtatni, nincs kerülő megoldás, amit meg kell jegyezni. A dátumok egyszerűen helyesek, mindenhol, véglegesen.
Ne támaszkodjon egy csak félig működő kerülő megoldásra. Indítson egy ingyenes elemzést, és nézze meg, hány emailnek van hibás dátuma. 10 emailt ingyenesen javíthat az eredmények ellenőrzéséhez.