Najčešći savjet na svakom forumu
Pretražite "emailovi prikazuju krivi datum nakon migracije" na bilo kojem IT forumu, i prvi odgovor je gotovo uvijek isti: "Sortirajte po datumu slanja umjesto datumu primitka." Ovaj savjet pojavljuje se na Microsoftovim forumima, Google Workspace raspravama, Reddit objavama i Spiceworks diskusijama. Postao je zadani odgovor na ono što je zapravo problem podataka na razini poslužitelja.
Savjet dolazi s dobrom namjerom. U Outlooku, promjena stupca sortiranja s "Primljeno" na "Poslano" doista mijenja vidljivi poredak emailova. Poruke koje su izgledale kao da sve imaju isti datum migracije odjednom se nalaze u svom izvornom kronološkom slijedu. Na prvi pogled, problem izgleda riješen.
Ali nije.
Zašto izgleda kao da funkcionira
Vizualno poboljšanje
Kad korisnik promijeni Outlook prikaz da sortira po "Datumu slanja", pristigla pošta odmah izgleda ispravno. Emailovi iz 2020. pojavljuju se prije onih iz 2023. Za korisnika koji je gledao 10.000 emailova koji svi prikazuju isti datum, to je spektakularno poboljšanje.
Funkcionira u jednom prikazu, na jednom uređaju
Zaobilazno rješenje sortiranja po datumu slanja funkcionira na točno jednom mjestu: prikazu specifične mape, na specifičnom uređaju, gdje je korisnik napravio promjenu. Ako korisnik prijeđe na drugu mapu, prikaz se može vratiti. Ako korisnik pogleda svoje emailove na drugom uređaju, postavka se ne prenosi.
Svi načini na koje ne uspijeva
Rezultati pretraživanja i dalje prikazuju krive datume
Pretraživanje emailova u Outlooku, Gmailu, Apple Mailu i Thunderbirdu indeksira poruke koristeći datum primitka (INTERNALDATE), ne datum slanja. Kad korisnik traži "emailove primljene u ožujku 2022.", tražilica provjerava INTERNALDATE, koji i dalje prikazuje datum migracije. Pretraživanje vraća nula rezultata za ožujak 2022. i vraća sve emailove za datum migracije.
Za korisnike koji često pretražuju po rasponu datuma (računovođe koje traže račune iz određenog kvartala, odvjetnici koji skupljaju korespondenciju za razdoblje predmeta), sandučić je funkcionalno neupotrebljiv. Promjena stupca sortiranja ne utječe na ono što koristi tražilica.
Usklađenost i eDiscovery su ugroženi
Alati poput Microsoft Purviewa, Google Vaulta i platformi za usklađenost trećih strana ispituju metapodatke na strani poslužitelja, uključujući INTERNALDATE. Sortiranje po datumu slanja u Outlooku nema apsolutno nikakav utjecaj na ono što ti alati dohvaćaju. Zahtjev za pravnim zadržavanjem za "sve emailove primljene između siječnja i ožujka 2023." vratit će netočne rezultate.
Za organizacije u financijama, zdravstvu, pravu i javnom sektoru, netočni eDiscovery rezultati mogu dovesti do sankcija, kazni ili nepovoljnih sudskih odluka.
Mora se postaviti na svakom uređaju i u svakoj mapi
Outlook ne primjenjuje postavke prikaza globalno. Promjena stupca sortiranja u Pristigloj pošti ne mijenja ga u Poslanim stavkama, Skicama, Arhivi ili prilagođenim mapama. Svaka mapa mora se prilagoditi pojedinačno. Postavke se pohranjuju lokalno, što znači da se moraju ponoviti na svakom uređaju. Za organizaciju od 100 korisnika, svaki s 4 uređaja i 10 mapa, to je 4.000 pojedinačnih izmjena prikaza. Tko će to raditi?
INTERNALDATE je i dalje kriv
IMAP INTERNALDATE ostaje netočan na poslužitelju. To utječe na alate za sigurnosno kopiranje, buduće migracijske alate (koji propagiraju krivi INTERNALDATE), API integracije i sustave za arhiviranje emaila. Problem INTERNALDATE-a traje neograničeno dok se ne ispravi na razini poslužitelja.
Pravila i filteri emaila koriste datum primitka
Outlook pravila, Gmail filteri i Exchange transportna pravila temeljena na datumu primitka neće raditi ispravno. Pravilo koje kaže "premjesti emailove primljene prije više od 90 dana u Arhivu" može arhivirati cijeli sadržaj sandučića ili ništa. Power Automate tijekovi i Google Apps Skripte koje obrađuju emailove na temelju datuma primitka proizvode netočne rezultate.
Neki klijenti elektroničke pošte to ni ne podržavaju
Ne podržavaju svi klijenti elektroničke pošte sortiranje po datumu slanja. Apple Mail na iOS-u ne nudi opciju "sortiraj po datumu slanja". Thunderbird upravlja stupcima datuma drugačije od Outlooka. Webmail sučelja (Roundcube, Horde) imaju ograničene mogućnosti prilagodbe stupaca.
Povezivanje razgovora u niti je pokvareno
Klijenti elektroničke pošte koji podržavaju prikaz razgovora grupiraju povezane poruke na temelju zaglavlja i datuma. Kad su datumi primitka krivi, povezivanje razgovora u niti može pogrešno poredati poruke unutar niti ili prikazati datum niti kao datum migracije.
Pravo rješenje: ispravite podatke na strani poslužitelja
Razlog zašto "sortiranje po datumu slanja" ne uspijeva je taj što tretira simptom (krivi redoslijed prikaza) bez ispravljanja uzroka (krivi metapodaci datuma na strani poslužitelja). Pravo rješenje je ispravak metapodataka datuma na poslužitelju za svaki pogođeni email.
Jednom kad su podaci na strani poslužitelja ispravljeni, svaki klijent elektroničke pošte prikazuje ispravni datum. Rezultati pretraživanja vraćaju točne raspone datuma. Alati za usklađenost ispituju ispravne vremenske oznake. Pravila i filteri djeluju na stvarni datum primitka. Nisu potrebne postavke po uređaju ili po mapi. Ispravak je trajan i univerzalan.
Kako Redate.io provodi ispravak na razini poslužitelja
Vlasnički mehanizam za ispravke Redate.io-a spaja se na sandučić (Google Workspace, Microsoft 365 ili bilo koji IMAP poslužitelj) i analizira svaki email za identificiranje onih s migracijskim zaglavljima "Received". Analiza je besplatna.
Za svaki pogođeni email, višestupanjski analitički cjevovod identificira migracijske potpise usporedbom obrazaca na stotinama poznatih potpisa migracijskih alata, primjenjuje ciljane ispravke čuvajući cjelovitost poruke (S/MIME potpisi, multipart strukture, umetnuti privici, ne-ASCII zaglavlja i deseci drugih rubnih slučajeva), i provodi provjeru cjelovitosti na svakom ispravljenom emailu. Izvornici se premještaju u vidljivu mapu sigurnosne kopije na 30 dana. Potpuni proces detaljno je opisan u članku kako ispraviti datume emailova nakon migracije.
Nakon ispravka, nema ništa za konfigurirati u Outlooku, nikakvu postavku za mijenjati na svakom uređaju, nikakvo zaobilazno rješenje za pamtiti. Datumi su jednostavno ispravni, svugdje, trajno.
Prestanite se oslanjati na zaobilazno rješenje koje funkcionira samo napola. Pokrenite besplatnu analizu i saznajte koliko emailova ima krive datume te ispravite 10 besplatno za provjeru rezultata.