Yleisin neuvo jokaisella foorumilla
Hae "sähköpostit näyttävät väärän päivän migraation jälkeen" miltä tahansa IT-foorumilta, ja ensimmäinen vastaus on lähes aina sama: "Lajittele lähetyspäivän mukaan vastaanottopäivän sijaan." Tämä neuvo esiintyy Microsoftin foorumeilla, Google Workspace -ohjeketjuissa, Redditissä ja Spiceworks-keskusteluissa. Siitä on tullut oletusvastaius siihen mikä on todellisuudessa palvelintason dataongelma.
Neuvo on hyvää tarkoittava. Outlookissa lajittelusarakkeen vaihtaminen "Vastaanotettu"-päivästä "Lähetetty"-päivään todella muuttaa sähköpostien näkyvän järjestyksen. Viestit jotka näyttivät olevan kaikki samalta migraatiopäivältä asettuvat yhtäkkiä alkuperäiseen aikajärjestykseensä. Ensi silmäyksellä ongelma näyttää ratkaistulta.
Mutta se ei ole.
Miksi se näyttää toimivan
Visuaalinen parannus
Kun käyttäjä vaihtaa Outlook-näkymän lajittelemaan "Lähetyspäivän" mukaan, saapuneet näyttävät välittömästi oikealta. Vuoden 2020 sähköpostit ilmestyvät ennen vuoden 2023 sähköposteja. Käyttäjälle joka tuijotti 10 000 samalla päivällä olevaa sähköpostia, tämä on vaikuttava parannus.
Se toimii yhdessä näkymässä, yhdellä laitteella
Lähetyspäivälajittelu-kiertotie toimii tarkalleen yhdessä paikassa: sen tietyn kansion näkymässä, sillä tietyllä laitteella, missä käyttäjä teki muutoksen. Jos käyttäjä siirtyy toiseen kansioon, näkymä voi palautua. Jos käyttäjä tarkistaa sähköpostinsa toisella laitteella, asetus ei siirry.
Kaikki tavat joilla se epäonnistuu
Hakutulokset näyttävät edelleen väärät päivämäärät
Sähköpostihaku Outlookissa, Gmailissa, Apple Mailissa ja Thunderbirdissä indeksoi viestit vastaanottopäivämäärän (INTERNALDATE) mukaan, ei lähetyspäivän. Kun käyttäjä hakee "maaliskuussa 2022 vastaanotetut sähköpostit", hakumoottori tarkistaa INTERNALDATE:n joka näyttää edelleen migraatiopäivämäärän. Haku palauttaa nolla tulosta maaliskuulle 2022 ja kaikki sähköpostit migraatiopäivälle.
Käyttäjille jotka hakevat usein päivämäärävälin mukaan (kirjanpitäjät jotka etsivät tietyn vuosineljänneksen laskuja, asianajajat jotka keräävät tapauksen kirjeenvaihtoa), postilaatikko on toiminnallisesti käyttökelvoton. Lajittelusarakkeen vaihtaminen ei vaikuta hakumoottorin käyttämään dataan.
Vaatimustenmukaisuus ja eDiscovery ovat vaarantuneet
Työkalut kuten Microsoft Purview, Google Vault ja kolmansien osapuolien vaatimustenmukaisuusalustat kyselevät palvelinpuolen metatietoja, mukaan lukien INTERNALDATE. Lähetyspäivän mukainen lajittelu Outlookissa ei vaikuta mitään näiden työkalujen hakemaan dataan. Oikeudellinen pito "kaikki tammi-maaliskuussa 2023 vastaanotetut sähköpostit" palauttaa virheellisiä tuloksia.
Rahoitus-, terveydenhuolto-, oikeus- ja julkisen sektorin organisaatioille epätarkat eDiscovery-tulokset voivat johtaa sanktioihin, sakkoihin tai epäedullisiin oikeuspäätöksiin.
Asetettava jokaiselle laitteelle ja jokaiseen kansioon
Outlook ei sovella näkymäasetuksia globaalisti. Lajittelusarakkeen vaihtaminen Saapuneissa ei muuta sitä Lähetetyissä, Luonnoksissa, Arkistossa tai mukautetuissa kansioissa. Jokainen kansio on säädettävä erikseen. Asetukset tallennetaan paikallisesti, eli ne on toistettava jokaisella laitteella. 100 käyttäjän organisaatiolle, jossa jokaisella on 4 laitetta ja 10 kansiota, se tarkoittaa 4 000 yksittäistä näkymämuutosta. Kuka sen tekee?
INTERNALDATE on edelleen väärä
IMAP INTERNALDATE pysyy virheellisenä palvelimella. Tämä vaikuttaa varmuuskopiointityökaluihin, tuleviin migraatiotyökaluihin (jotka levittävät väärän INTERNALDATE:n), API-integraatioihin ja sähköpostin arkistointijärjestelmiin.
Sähköpostisäännöt ja suodattimet käyttävät vastaanottopäivää
Outlook-säännöt, Gmail-suodattimet ja Exchange-siirtosäännöt jotka perustuvat vastaanottopäivään toimivat väärin. Sääntö "siirrä yli 90 päivää vanhat sähköpostit Arkistoon" voi arkistoida koko postilaatikon sisällön tai ei mitään.
Jotkut sähköpostiohjelmat eivät edes tue sitä
Kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue lähetyspäivän mukaista lajittelua. Apple Mail iOS:llä ei tarjoa "lajittele lähetyspäivän mukaan" -vaihtoehtoa. Thunderbird käsittelee päivämääräsarakkeita eri tavalla kuin Outlook. Webmail-liittymät (Roundcube, Horde) tarjoavat rajallisia sarakkeen muokkausmahdollisuuksia.
Viestiketjutus hajoaa
Keskustelunäkymää tukevat sähköpostiohjelmat ryhmittelevät liittyvät viestit otsakekentien ja päivämäärien perusteella. Kun vastaanottopäivät ovat vääriä, viestiketjutus voi järjestää viestit väärin ketjun sisällä tai näyttää ketjun päivämääränä migraatiopäivämäärän.
Oikea ratkaisu: palvelinpuolen datan korjaaminen
Syy miksi "lähetyspäivän mukainen lajittelu" epäonnistuu on se että se hoitaa oiretta (väärä näyttöjärjestys) korjaamatta syytä (väärät päivämäärämetatiedot palvelimella). Oikea ratkaisu on korjata päivämäärämetatiedot palvelimella jokaiselle vaikuttuneelle sähköpostille.
Kun palvelinpuolen data on korjattu, jokainen sähköpostiohjelma näyttää oikean päivämäärän. Hakutulokset palauttavat tarkkoja päivämäärävälejä. Vaatimustenmukaisuustyökalut kyselevät oikeita aikaleimoja. Säännöt ja suodattimet toimivat todellisen vastaanottopäivän mukaan. Laite- tai kansiokohtaisia asetuksia ei tarvita. Korjaus on pysyvä ja universaali.
Miten Redate.io suorittaa palvelintason korjauksen
Redate.io:n oma korjausmoottori yhdistää postilaatikkoon (Google Workspace, Microsoft 365 tai mikä tahansa IMAP-palvelin) ja analysoi jokaisen sähköpostin migraation "Received"-otsakkeiden varalta. Analyysi on ilmainen.
Jokaisen vaikuttuneen sähköpostin kohdalla monivaiheinen analyysiprosessi tunnistaa migraatiotunnisteet vertaamalla satoihin tunnettuihin työkaluprofiileihin, tekee kohdennettuja korjauksia säilyttäen viestin eheyden (S/MIME-allekirjoitukset, multipart-rakenteet, upotetut liitteet, ei-ASCII-otsakkeet ja kymmeniä muita rajatapauksia) ja suorittaa eheystarkistuksen jokaiselle korjatulle sähköpostille. Alkuperäiset siirretään näkyvään varmuuskopiokansioon 30 päiväksi. Koko prosessi on kuvattu artikkelissa miten sähköpostipäivämäärät korjataan migraation jälkeen.
Korjauksen jälkeen Outlookissa ei tarvitse säätää mitään, jokaisella laitteella ei tarvitse muuttaa asetuksia, kiertoteitä ei tarvitse muistaa. Päivämäärät ovat yksinkertaisesti oikein, kaikkialla, pysyvästi.
Lopeta kiertotiehen luottaminen joka toimii vain puolittain. Käynnistä ilmainen analyysi nähdäksesi kuinka monella sähköpostilla on väärät päivämäärät. Korjaa 10 ilmaiseksi tulosten varmistamiseksi.