Mis on jagatud postkast?
Jagatud postkastid on meilikontod, millele pääseb ligi mitu organisatsiooni kasutajat. Erinevalt isiklikest postkastidest teenindavad jagatud postkastid meeskonda või funktsiooni: tugi@ettevote.ee klienditeeninduse jaoks, muuk@ettevote.ee müügiosakonna jaoks, info@ettevote.ee üldpäringute jaoks, arved@ettevote.ee raamatupidamise jaoks. Suuremates organisatsioonides eksisteerivad jagatud postkastid ka osakondade, projektide ja asukohtade jaoks.
Google Workspace ja Microsoft 365 toetavad mõlemad jagatud postkaste omatugi. Ja need postkastid koguvad märkimisväärseid e-kirjade mahte, sest kogu meeskonna kirjavahetus käib läbi sama konto.
Miks jagatud postkastid on mõjutatud
Sama algpõhjus
Jagatud postkaste mõjutab sama tehniline probleem mis isiklikke postkaste. Kui migratsioonitööriist kannab e-kirjad üle IMAP APPEND kaudu, lisab sihtserver "Received" päise migratsiooni ajatempliga. Meilikliendid kuvavad migratsiooni kuupäeva algse asemel. Mehhanism on identne. Vaadake artiklit miks e-kirjad näitavad pärast migratsiooni valesid kuupäevi täieliku selgituse jaoks.
Suurem e-kirjade maht
Jagatud postkastid sisaldavad tavaliselt palju rohkem e-kirju kui isiklikud postkastid. Viis aastat tegutsenud aktiivne tugipostkast võib sisaldada 50 000 kuni 200 000 sõnumit. Kui kõik need sõnumid näitavad migratsiooni kuupäeva, on mõju pelgalt mahu tõttu korrutatud.
Miks jagatud postkastide kuupäevaprobleemid on häirivamad
Mitu kasutajat mõjutatud samaaegselt
Kui isiklikul postkastil on valed kuupäevad, häirib see ühte inimest. Kui jagatud postkastil on valed kuupäevad, on mõjutatud iga inimene, kellel on sellele ligipääs. Kaheksaliikmeline tugimeeskond kaotab kuupäeva järgi sorteerimise ja otsingu korraga. See ei ole väike ebamugavus.
Kliendile suunatud mõju
Jagatud postkastid on sageli klientidega peamine kontaktpunkt. Tugimeeskonnad viitavad varasematele e-kirjadele juhtumite käsitlemisel. Müügimeeskonnad otsivad varasemaid pakkumisi kuupäeva järgi. Kui kuupäevaandmed on moonutatud, pikenevad reageerimisajad, sest personal ei leia asjakohast ajalugu üles. Kuidas leida kliendi esialgne kaebus veebruarist, kui iga e-kiri väidab, et saabus 11. aprillil?
SLA ja vastavuse jälgimine
Paljud organisatsioonid mõõdavad SLA vastavust e-kirjade vastuvõtmise kuupäeva alusel. Kui iga e-kiri näitab migratsiooni kuupäeva, on SLA arvutused moonutatud. Aruanded, mis mõõdavad "keskmist esimese vastuse aega", muutuvad mõttetuks. Reguleeritud organisatsioonide jaoks tekitab see vastavusriski.
Töövoo ja automatiseerimise häired
Jagatud postkastidel on sageli reeglid, filtrid ja automatiseeritud töövood. Exchange'i reeglid, mis arhiveerivad üle 90 päeva vanuseid e-kirju, võivad äkki kõik arhiveerida või mitte midagi. Power Automate vood, mis käivituvad vastuvõtmise kuupäeval, annavad ebakorrektseid tulemusi. Need automatiseeritud protsessid on katki, kuni kuupäevad on parandatud.
Jagatud postkastide eripärad
Administraatori ligipääs on nõutav
Erinevalt isiklikest postkastidest, kus individuaalne kasutaja saab ligipääsu autoriseerida, vajavad jagatud postkastid administraatori tunnuseid. Google Workspace'is peab administraator andma ligipääsu Service Account delegeerimise kaudu. Microsoft 365-s peab globaalne administraator või Exchange'i administraator autoriseerima ühenduse Azure AD kaudu.
Kooskõlastage meeskonnaga
Kuna jagatud postkastidele pääsevad korraga ligi mitu kasutajat, tuleb meeskonnaliikmeid teavitada, et nad võivad parandusprotsessi ajal näha ajutisi duplikaate (originaal säilitatakse varukoopiana, samal ajal kui parandatud versioon sisestatakse). Seisakuaega pole vaja; kasutajad saavad töötlemise ajal tööd jätkata.
Suuremad postkastid võtavad kauem
3000 e-kirjaga isiklik postkast töödeldakse mõne minutiga. 80 000 e-kirjaga jagatud postkast võtab proportsionaalselt kauem. Töötlemist saab teostada väljaspool tööaega, kui soovitakse.
Kuidas Redate.io käsitleb jagatud postkaste
Google Workspace
Redate.io ühendub Service Account'i kaudu domeeniülese delegeerimisega, mis annab ligipääsu igale domeeni postkastile. Administraator sisestab jagatud postkasti e-posti aadressi, käivitab tasuta skannimise ja Redate.io patenteeritud parandusmootor töötleb iga mõjutatud e-kirja sama mitmeetapilise analüüsipipeline'iga nagu isiklike postkastide puhul.
Microsoft 365
Microsoft 365 jagatud postkastide puhul ühendub Redate.io Azure AD administraatori nõusoleku kaudu. Administraator autoriseerib ligipääsu üks kord ja Redate.io saab töödelda igat jagatud postkasti organisatsioonis.
Alustage tasuta skannimisega: registreerige Redate.io-s.