Nejčastější rada na každém fóru
Vyhledejte "e-maily zobrazují špatné datum po migraci" na jakémkoli IT fóru a první odpověď je téměř vždy stejná: "Řaďte podle data odeslání místo data přijetí." Tato rada se objevuje na fórech Microsoftu, ve vláknech nápovědy Google Workspace, na Redditu a v diskuzích Spiceworks. Stala se výchozí odpovědí na to, co je ve skutečnosti problém s daty na úrovni serveru.
Rada vychází z dobrého úmyslu. V Outlooku změna sloupce řazení z "Přijato" na "Odesláno" skutečně změní viditelné pořadí e-mailů. Zprávy, které vypadaly, že všechny mají stejné datum migrace, se náhle ocitnou ve svém původním chronologickém pořadí. Na první pohled vypadá problém vyřešený.
Ale není.
Proč to vypadá, že funguje
Vizuální zlepšení
Když uživatel změní zobrazení Outlooku a řadí podle "Data odeslání", schránka okamžitě vypadá správně. E-maily z roku 2020 se zobrazují před e-maily z roku 2023. Pro uživatele, který se díval na 10 000 e-mailů zobrazujících stejné datum, je to výrazné zlepšení.
Funguje to v jednom zobrazení na jednom zařízení
Obcházení řazením podle data odeslání funguje přesně na jednom místě: konkrétní zobrazení konkrétní složky na konkrétním zařízení, kde uživatel provedl změnu. Pokud uživatel přepne na jinou složku, zobrazení se může vrátit. Pokud uživatel kontroluje e-maily na jiném zařízení, nastavení se nepřenáší.
Všechny způsoby, jak to selhává
Výsledky vyhledávání stále zobrazují špatné datumy
Vyhledávání e-mailů v Outlooku, Gmailu, Apple Mail a Thunderbirdu indexuje zprávy pomocí data přijetí (INTERNALDATE), nikoli data odeslání. Když uživatel hledá "e-maily přijaté v březnu 2022", vyhledávací engine kontroluje INTERNALDATE, který stále zobrazuje datum migrace. Vyhledávání vrátí nulové výsledky pro březen 2022 a vrátí všechny e-maily pro datum migrace.
Pro uživatele, kteří často vyhledávají podle rozsahu dat (účetní hledající faktury z předchozího čtvrtletí, právníci shromažďující korespondenci z období případu), je schránka funkčně nepoužitelná. Změna sloupce řazení neovlivní, co vyhledávací engine používá.
Dodržování předpisů a eDiscovery jsou ohroženy
Nástroje jako Microsoft Purview, Google Vault a platformy pro dodržování předpisů třetích stran dotazují metadata na straně serveru včetně INTERNALDATE. Řazení podle data odeslání v Outlooku nemá naprosto žádný vliv na to, co tyto nástroje získávají. Požadavek na právní zadržení pro "všechny e-maily přijaté mezi lednem a březnem 2023" vrátí nesprávné výsledky.
Pro organizace ve financích, zdravotnictví, právním sektoru a veřejné správě mohou nepřesné výsledky eDiscovery vést k sankcím, pokutám nebo nepříznivým soudním rozhodnutím.
Nutno nastavit na každém zařízení a v každé složce
Outlook neaplikuje nastavení zobrazení globálně. Změna sloupce řazení v Doručené poště jej nezmění v Odeslaných položkách, Konceptech, Archivu ani vlastních složkách. Každá složka musí být upravena jednotlivě. Nastavení se ukládají lokálně, což znamená, že je nutné je zopakovat na každém zařízení. Pro organizaci se 100 uživateli, každý se 4 zařízeními a 10 složkami, to dělá 4 000 individuálních změn zobrazení. Kdo to bude dělat?
INTERNALDATE je stále špatný
IMAP INTERNALDATE zůstává nesprávný na serveru. To ovlivňuje zálohovací nástroje, budoucí migrační nástroje (které propagují špatný INTERNALDATE), API integrace a systémy archivace e-mailů. Problém s INTERNALDATE přetrvává neomezeně dlouho, dokud není opraven na úrovni serveru.
Pravidla a filtry e-mailů používají datum přijetí
Pravidla Outlooku, filtry Gmailu a transportní pravidla Exchange založená na datu přijetí budou nefunkční. Pravidlo říkající "přesunout e-maily přijaté před více než 90 dny do Archivu" může archivovat celý obsah schránky nebo nic. Toky Power Automate a Google Apps Scripty, které zpracovávají e-maily na základě data přijetí, produkují nesprávné výsledky.
Někteří e-mailoví klienti to ani nepodporují
Ne všichni e-mailoví klienti podporují řazení podle data odeslání. Apple Mail na iOS nenabízí možnost "řadit podle data odeslání". Thunderbird zachází se sloupci data odlišně od Outlooku. Webmailová rozhraní (Roundcube, Horde) mají omezené možnosti přizpůsobení sloupců.
Seskupování konverzací je narušeno
E-mailoví klienti, kteří podporují zobrazení konverzací, seskupují související zprávy na základě hlaviček a dat. Když jsou data přijetí špatná, seskupování konverzací může zprávy v rámci vlákna špatně seřadit nebo zobrazit datum vlákna jako datum migrace.
Skutečné řešení: oprava dat na straně serveru
Důvod, proč "řazení podle data odeslání" selhává, je ten, že řeší symptom (špatné pořadí zobrazení) bez opravy příčiny (špatná metadata data na straně serveru). Skutečné řešení spočívá v opravě datových metadat na serveru pro každý postižený e-mail.
Jakmile jsou data na straně serveru opravena, každý e-mailový klient zobrazuje správné datum. Výsledky vyhledávání vracejí přesné rozsahy dat. Nástroje pro dodržování předpisů dotazují správná časová razítka. Pravidla a filtry operují na skutečném datu přijetí. Žádné nastavení na každém zařízení nebo v každé složce není potřeba. Oprava je trvalá a univerzální.
Jak Redate.io provádí opravu na úrovni serveru
Proprietární opravný engine Redate.io se připojí ke schránce (Google Workspace, Microsoft 365 nebo jakýkoli server IMAP) a prohledá každý e-mail k identifikaci těch s migračními hlavičkami "Received". Sken je zdarma.
Pro každý postižený e-mail vícestupňový analytický pipeline identifikuje migrační podpisy porovnáním vzorů s databází stovek známých podpisů migračních nástrojů, aplikuje cílené opravy při zachování integrity zprávy (podpisy S/MIME, multipart struktury, inline přílohy, hlavičky v ne-ASCII znacích a desítky dalších speciálních případů) a provede kontrolu integrity na každém opraveném e-mailu. Originály jsou přesunuty do viditelné záložní složky po dobu 30 dní. Kompletní popis procesu najdete v článku jak opravit datumy e-mailů po migraci.
Po opravě není co konfigurovat v Outlooku, žádné nastavení měnit na každém zařízení, žádné obcházení si pamatovat. Datumy jsou jednoduše správné, všude, trvale.
Přestaňte spoléhat na obcházení, které funguje jen napůl. Spusťte bezplatný sken a zjistěte, kolik e-mailů má špatné datumy. 10 e-mailů opravíte zdarma k ověření výsledků.