Co je sdílená schránka?
Sdílené schránky jsou e-mailové účty, ke kterým přistupuje více uživatelů v organizaci. Na rozdíl od osobních schránek sdílené schránky slouží celému týmu nebo oddělení: support@firma.cz pro zákaznický servis, prodej@firma.cz pro obchodní oddělení, info@firma.cz pro obecné dotazy, fakturace@firma.cz pro účetnictví. Ve větších organizacích existují sdílené schránky také pro jednotlivé projekty, pobočky a oddělení.
Google Workspace i Microsoft 365 nativně podporují sdílené schránky. A tyto schránky obvykle hromadí velké objemy e-mailů, protože veškerá komunikace celého týmu prochází jedním účtem.
Proč jsou sdílené schránky postiženy
Stejná základní příčina
Sdílené schránky trpí stejným technickým problémem jako osobní schránky. Když migrační nástroj přenáší e-maily přes IMAP APPEND, cílový server přidá hlavičku "Received" s časovým razítkem migrace. E-mailoví klienti pak zobrazují datum migrace místo původního data. Mechanismus je totožný. Podrobné vysvětlení najdete v článku proč e-maily zobrazují špatné datum po migraci.
Vyšší objem e-mailů
Sdílené schránky obvykle obsahují mnohem více e-mailů než osobní. Aktivní schránka podpory, která funguje pět let, může obsahovat 50 000 až 200 000 zpráv. Když všechny tyto zprávy zobrazují datum migrace, dopad je znásobený samotným objemem.
Proč jsou problémy s datumy u sdílených schránek závažnější
Současně postiženo více uživatelů
Když má osobní schránka špatné datumy, obtěžuje to jednoho člověka. Když má špatné datumy sdílená schránka, je postižen každý, kdo k ní přistupuje. Tým podpory o osmi lidech ztratí řazení podle data a vyhledávání najednou. Vlastně to není drobná nepříjemnost - je to problém, který ochromí celý tým.
Dopad na vztah se zákazníky
Sdílené schránky jsou často hlavním kontaktním bodem se zákazníky. Týmy podpory odkazují na předchozí e-maily při řešení případů. Obchodní týmy vyhledávají předchozí nabídky podle data. Když jsou informace o datu zkreslené, prodlužují se doby reakce, protože pracovníci nenajdou relevantní historii. Jak najít původní reklamaci zákazníka z února, když každý e-mail tvrdí, že dorazil 11. dubna?
Sledování SLA a dodržování předpisů
Mnoho organizací měří dodržování SLA na základě data přijetí e-mailů. Pokud každý e-mail zobrazuje datum migrace, výpočty SLA jsou zkreslené. Reporty měřící "průměrný čas první odpovědi" ztrácejí smysl. Pro regulované organizace to vytváří riziko v oblasti dodržování předpisů.
Narušení pracovních postupů a automatizací
Sdílené schránky mají často pravidla, filtry a automatizované pracovní postupy. Pravidla Exchange, která archivují e-maily starší než 90 dní, mohou najednou archivovat vše nebo nic. Toky Power Automate, které se spouštějí na základě data přijetí, produkují nesprávné výsledky. Tyto automatizované procesy jsou nefunkční, dokud nejsou datumy opraveny.
Specifika sdílených schránek
Je vyžadován přístup administrátora
Na rozdíl od osobních schránek, kde může jednotlivý uživatel autorizovat přístup, sdílené schránky vyžadují přihlašovací údaje administrátora. V Google Workspace musí administrátor udělit přístup prostřednictvím delegace Service Account. V Microsoft 365 musí globální administrátor nebo administrátor Exchange autorizovat připojení přes Azure AD.
Koordinace s týmem
Protože ke sdíleným schránkám přistupuje více uživatelů současně, členové týmu by měli být informováni, že mohou dočasně vidět duplicitní zprávy během procesu opravy (originál je uchován jako záloha, zatímco opravená verze je vložena). Žádný výpadek není nutný - uživatelé mohou pokračovat v práci během zpracování.
Objemné schránky trvají déle
Osobní schránka s 3 000 e-maily se zpracuje během několika minut. Sdílená schránka s 80 000 e-maily trvá úměrně déle. Zpracování může běžet mimo pracovní dobu, pokud je to žádoucí.
Jak Redate.io zpracovává sdílené schránky
Google Workspace
Redate.io se připojuje přes Service Account s delegací na úrovni domény, což umožňuje přístup k jakékoli schránce v doméně. Administrátor zadá e-mailovou adresu sdílené schránky, spustí bezplatný sken a proprietární opravný engine Redate.io zpracuje každý postižený e-mail stejným vícestupňovým analytickým pipeline jako u osobních schránek. Porovnání migračních podpisů s databází stovek známých vzorů, kontrola integrity každého opraveného e-mailu, originály uloženy v záložní složce po dobu 30 dní.
Microsoft 365
Sdílené schránky v Microsoft 365 jsou přístupné přes stejnou registraci aplikace Azure AD, která se používá pro běžné schránky. Administrátor Exchange udělí oprávnění aplikace, která pokrývají běžné i sdílené schránky v rámci tenanta.
Sdílené schránky přes IMAP
Pro sdílené schránky na jiných platformách (Zimbra, Dovecot, cPanel) se Redate.io připojuje přes standardní IMAP s použitím přihlašovacích údajů schránky.
Ceník pro sdílené schránky
Sdílené schránky se účtují stejným tarifem jako osobní schránky, podle počtu postižených e-mailů. Protože sdílené schránky mívají vyšší objemy, mohou spadat do vyššího cenového pásma. Organizace opravující více schránek mohou využít objemové slevy: 15 % pro 5+ schránek, 25 % pro 10+ a 35 % pro 20+.
Časté dotazy
Mohou členové týmu pokračovat v používání sdílené schránky během opravy?
Ano. Redate.io schránku nezamyká. Členové týmu mohou pokračovat ve čtení a odesílání e-mailů. Mohou dočasně zaznamenat duplicitní zprávy, zatímco se opravené verze vkládají vedle originálů.
Vztahuje se oprava na všechny složky?
Ano. Redate.io skenuje a opravuje všechny složky včetně Doručené pošty, Odeslaných položek, vlastních složek a podsložek.
Co když sdílená schránka obsahuje více než 100 000 e-mailů?
Kontaktujte Redate.io pro individuální nabídku. Pro výjimečně objemné sdílené schránky jsou k dispozici podnikové tarify.
Chcete obnovit správné datumy ve sdílených schránkách? Spusťte bezplatný sken a zjistěte, kolik e-mailů je postiženo. 10 e-mailů opravíte zdarma k ověření.