Най-разпространеният съвет във всеки форум
Потърсете "имейли показват грешна дата след миграция" в който и да е IT форум и първият отговор е почти винаги един и същ: "Сортирайте по дата на изпращане вместо по дата на получаване." Този съвет се появява във форумите на Microsoft, темите за помощ в Google Workspace, публикациите в Reddit и дискусиите в Spiceworks. Станал е отговорът по подразбиране на нещо, което всъщност е проблем с данните на ниво сървър.
Съветът е с добри намерения. В Outlook промяната на колоната за сортиране от "Получено" към "Изпратено" наистина променя видимия ред на имейлите. Съобщенията, които изглеждаха така, сякаш всички имат една и съща дата на миграция, изведнъж се появяват в оригиналната си хронологична последователност. На пръв поглед проблемът изглежда решен.
Но не е.
Защо изглежда, че работи
Визуалното подобрение
Когато потребител промени изгледа на Outlook да сортира по "Дата на изпращане", входящата поща веднага изглежда правилна. Имейлите от 2020 се появяват преди тези от 2023. За потребител, който е гледал 10000 имейла, всички показващи една и съща дата, това е впечатляващо подобрение.
Работи в един изглед, на едно устройство
Заобиколното решение чрез сортиране по дата на изпращане работи на точно едно място: изгледа на конкретната папка, на конкретното устройство, където потребителят е направил промяната. Ако потребителят премине към друга папка, изгледът може да се върне. Ако потребителят провери имейлите си на друго устройство, настройката не се пренася.
Всички начини, по които не работи
Резултатите от търсенето все още показват грешни дати
Търсенето на имейли в Outlook, Gmail, Apple Mail и Thunderbird индексира съобщенията, използвайки датата на получаване (INTERNALDATE), а не датата на изпращане. Когато потребител търси "имейли, получени през март 2022", търсачката проверява INTERNALDATE, която все още показва датата на миграцията. Търсенето връща нула резултати за март 2022 и връща всички имейли за датата на миграцията.
За потребители, които често търсят по диапазон от дати (счетоводители, търсещи фактури от конкретно тримесечие, адвокати, събиращи кореспонденция от период на дело), пощенската кутия е функционално неизползваема. Промяната на колоната за сортиране не засяга това, което търсачката използва.
Съответствието и eDiscovery са компрометирани
Инструменти като Microsoft Purview, Google Vault и платформи за съответствие от трети страни заявяват метаданните от страна на сървъра, включително INTERNALDATE. Сортирането по дата на изпращане в Outlook няма абсолютно никакъв ефект върху това, което тези инструменти извличат. Заявка за правно запазване за "всички имейли, получени между януари и март 2023" ще върне неправилни резултати.
За организации във финансите, здравеопазването, правото и публичния сектор неточните резултати от eDiscovery могат да доведат до санкции, глоби или неблагоприятни съдебни решения.
Трябва да се настрои на всяко устройство и във всяка папка
Outlook не прилага настройките на изгледа глобално. Промяната на колоната за сортиране във Входящата поща не я променя в Изпратени, Чернови, Архив или персонализираните папки. Всяка папка трябва да се коригира индивидуално. Настройките се съхраняват локално, което означава, че трябва да се повторят на всяко устройство. За организация от 100 потребители, всеки с 4 устройства и 10 папки, това са 4000 индивидуални промени на изгледи. Кой ще направи това?
INTERNALDATE все още е грешна
IMAP INTERNALDATE остава неправилна на сървъра. Това засяга инструментите за архивиране, бъдещите инструменти за миграция (които разпространяват грешната INTERNALDATE), API интеграциите и системите за имейл архивиране. Проблемът с INTERNALDATE продължава за неопределено време, докато не бъде коригиран на ниво сървър.
Правилата и филтрите за имейли използват датата на получаване
Правилата на Outlook, филтрите на Gmail и правилата за транспорт на Exchange, базирани на датата на получаване, няма да функционират правилно. Правило, което казва "премести имейли, получени преди повече от 90 дни, в Архив" може да архивира цялото съдържание на кутията или нищо. Потоците на Power Automate и Google Apps Script, обработващи имейли въз основа на датата на получаване, произвеждат неправилни резултати.
Някои пощенски клиенти дори не го поддържат
Не всички пощенски клиенти поддържат сортиране по дата на изпращане. Apple Mail на iOS не предлага опция "сортиране по дата на изпращане". Thunderbird обработва колоните с дати по различен начин от Outlook. Уебмейл интерфейсите (Roundcube, Horde) имат ограничени възможности за персонализиране на колоните.
Threading на разговорите се разваля
Пощенските клиенти, поддържащи изглед по разговори, групират свързани съобщения въз основа на хедъри и дати. Когато датите на получаване са грешни, threading на разговорите може да подреди съобщенията грешно в рамките на нишка или да покаже датата на нишката като дата на миграцията.
Истинското решение: коригирайте данните от страна на сървъра
Причината, поради която "сортирането по дата на изпращане" не работи, е, че то лекува симптома (грешен ред на показване), без да коригира причината (грешни метаданни за дата от страна на сървъра). Истинското решение преминава през корекцията на метаданните за дата на сървъра за всеки засегнат имейл.
След като данните от страна на сървъра бъдат коригирани, всеки пощенски клиент показва правилната дата. Резултатите от търсенето връщат точни диапазони от дати. Инструментите за съответствие заявяват правилните времеви печати. Правилата и филтрите работят с истинската дата на получаване. Не е необходима настройка по устройство или по папка. Корекцията е постоянна и универсална.
Как Redate.io извършва корекцията на ниво сървър
Собственият коригиращ двигател на Redate.io се свързва с пощенската кутия (Google Workspace, Microsoft 365 или всеки IMAP сървър) и сканира всеки имейл за идентифициране на тези с миграционни "Received" хедъри. Анализът е безплатен.
За всеки засегнат имейл многоетапният процес на анализ идентифицира миграционните сигнатури чрез съпоставяне на модели срещу стотици известни сигнатури на инструменти за миграция, прилага целенасочени корекции, като запазва целостта на съобщението (S/MIME подписи, multipart структури, вградени прикачени файлове, не-ASCII хедъри и десетки други специални случаи), и изпълнява проверка на целостта на всеки коригиран имейл. Оригиналите се преместват във видима резервна папка за 30 дни. Пълният процес е описан в статията как да коригирате имейл дати след миграция.
След корекцията няма какво да конфигурирате в Outlook, никакви настройки за промяна на всяко устройство, никакви заобиколни решения за запомняне. Датите са просто правилни - навсякъде, постоянно.
Спрете да разчитате на заобиколно решение, което работи наполовина. Стартирайте безплатен анализ, за да видите колко имейла имат грешни дати, и коригирайте 10 безплатно, за да проверите резултатите.