Какво е споделена пощенска кутия?
Споделените пощенски кутии са имейл акаунти, до които имат достъп множество потребители в организацията. За разлика от личните кутии, споделените кутии обслужват екип или функция: support@company.com за обслужване на клиенти, sales@company.com за търговския отдел, info@company.com за общи запитвания, billing@company.com за счетоводството. В големи организации споделени кутии съществуват и за отдели, проекти и офиси.
Google Workspace и Microsoft 365 поддържат споделени кутии в собствен формат. А тези кутии натрупват значителни обеми имейли, защото цялата кореспонденция на екипа преминава през един и същ акаунт.
Защо споделените кутии са засегнати
Същата основна причина
Споделените кутии са засегнати от същия технически проблем като личните кутии. Когато инструмент за миграция прехвърля имейли чрез IMAP APPEND, целевият сървър добавя "Received" хедър с времевия печат на миграцията. Пощенските клиенти показват датата на миграцията вместо оригиналната. Механизмът е идентичен. Вижте статията защо имейлите показват грешни дати след миграция за пълното обяснение.
По-висок обем имейли
Споделените кутии обикновено съдържат много повече имейли от личните кутии. Активна кутия за поддръжка, работеща пет години, може да съдържа 50000 до 200000 съобщения. Когато всички тези съобщения показват датата на миграцията, въздействието се умножава от самия обем.
Защо проблемите с датите на споделените кутии са по-разрушителни
Множество потребители засегнати едновременно
Когато лична кутия има грешни дати, само един човек е затруднен. Когато споделена кутия има грешни дати, всеки, който я достъпва, е засегнат. Екип за поддръжка от осем души губи сортирането по дата и търсенето едновременно. На практика това не е малко неудобство.
Въздействие върху клиентските отношения
Споделените кутии често са основната точка за контакт с клиентите. Екипите за поддръжка реферират предишни имейли при управление на досиета. Търговските екипи търсят минали предложения по дата. Когато информацията за датата е подправена, времето за отговор нараства, защото персоналът не може да намери съответната история. Как да намерите първоначалното оплакване на клиент от февруари, когато всеки имейл казва, че е пристигнал на 11 април?
Проследяване на SLA и съответствие
Много организации измерват съответствието с SLA въз основа на датата на получаване на имейлите. Ако всеки имейл показва датата на миграцията, изчисленията на SLA са подправени. Отчетите, измерващи "средно време до първи отговор", стават безсмислени. За регулирани организации това създава риск за съответствие.
Нарушаване на работните процеси и автоматизации
Споделените кутии често имат правила, филтри и автоматизирани работни процеси. Правилата на Exchange, които архивират имейли по-стари от 90 дни, могат изведнъж да архивират всичко или нищо. Потоците на Power Automate, задействащи се от датата на получаване, произвеждат неправилни резултати. Тези автоматизирани процеси са повредени, докато датите не бъдат коригирани.
Специфични съображения за споделени кутии
Необходим е администраторски достъп
За разлика от личните кутии, където индивидуалният потребител може да оторизира достъп, споделените кутии изискват администраторски данни. В Google Workspace администраторът трябва да предостави достъп чрез делегиране на Service Account. В Microsoft 365 глобален или Exchange администратор трябва да оторизира връзката чрез Azure AD.
Координирайте с екипа
Тъй като споделените кутии се достъпват от множество потребители едновременно, членовете на екипа трябва да бъдат информирани, че може да видят временни дубликати по време на процеса на корекция (оригиналът се запазва като резервно копие, докато коригираната версия се вмъква). Не се изисква прекъсване на работата; потребителите могат да продължат да работят по време на обработката.
По-големите кутии отнемат повече време
Лична кутия от 3000 имейла се обработва за няколко минути. Споделена кутия от 80000 имейла отнема пропорционално повече време. Обработката може да се извърши извън работно време, ако е необходимо.
Как Redate.io обработва споделени кутии
Google Workspace
Redate.io се свързва чрез Service Account с делегиране на ниво домейн, което дава достъп до всяка пощенска кутия в домейна. Администраторът въвежда имейл адреса на споделената кутия, стартира безплатния анализ и собственият коригиращ двигател на Redate.io обработва всеки засегнат имейл със същия многоетапен процес на анализ като за личните кутии. Съпоставяне на миграционни сигнатури срещу стотици известни сигнатури, проверка на целостта на всеки коригиран имейл, оригинали, съхранявани в резервна папка за 30 дни.
Microsoft 365
Споделените кутии в Microsoft 365 са достъпни чрез същото Azure AD приложение, използвано за обикновени кутии. Exchange администраторът предоставя разрешения на приложението, покриващи обикновените и споделените кутии в тенанта.
IMAP базирани споделени кутии
За споделени кутии на други платформи (Zimbra, Dovecot, cPanel) Redate.io се свързва чрез стандартен IMAP, използвайки данните на пощенската кутия.
Ценообразуване за споделени кутии
Споделените кутии се таксуват по същия тариф като личните кутии, в зависимост от броя засегнати имейли. Тъй като обикновено имат по-високи обеми, те могат да попаднат в по-висок ценови праг. Организациите, коригиращи множество кутии, получават обемни отстъпки: 15% за 5+ кутии, 25% за 10+ и 35% за 20+.
Често задавани въпроси
Членовете на екипа могат ли да продължат да използват споделената кутия по време на корекцията?
Да. Redate.io не заключва пощенската кутия. Членовете на екипа могат да продължат да четат и изпращат имейли. Може да забележат временни дублирани съобщения, докато коригираните версии се вмъкват до оригиналите.
Корекцията прилага ли се за всички папки?
Да. Redate.io анализира и коригира всички папки, включително Входяща поща, Изпратени, персонализирани папки и подпапки.
Какво да правите, ако споделената кутия съдържа повече от 100000 имейла?
Свържете се с Redate.io за персонализирана оферта. Корпоративни цени са налични за изключително обемни споделени кутии.
Готови ли сте да възстановите правилните дати в споделените кутии? Стартирайте безплатен анализ, за да видите колко имейла са засегнати, и коригирайте 10 безплатно, за да проверите.